Gérer l'équipe pour un dossier
Dans l'onglet Accès de votre dossier, vous pouvez autoriser ou restreindre l'accès à ce dossier pour les autres utilisateurs de votre application. Vous verrez les sous-onglets suivants sous l'onglet Accès :
| Accéder à l'onglet secondaire | À quoi ça sert |
|---|---|
| Équipe d'enquête | Attribuer la responsabilité du dossier à plusieurs utilisateurs. |
| Refusé |
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| Revoir |
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| Portail | Gérez les parties externes autorisées à accéder au dossier. Cet onglet ne sera disponible que si votre application dispose de la fonctionnalité de communication sécurisée des dossiers, décrite dans la section « Gérer l’accès externe à un dossier » . |
Désignez l'équipe d'enquête
Vous pouvez confier la responsabilité d'une affaire à une équipe composée de plusieurs utilisateurs Case IQ en ajoutant des utilisateurs à l'équipe d'enquête de l'affaire.
Quelle est la différence entre les responsables de dossiers et les équipes d'enquête ?
Dans Case IQ les responsables et les équipes d'enquête disposent de contrôles d'accès similaires aux dossiers. Les administrateurs peuvent configurer l'application afin qu'un rôle utilisateur bénéficie d'autorisations supplémentaires pour un dossier, selon qu'il en soit le responsable ou membre de l'équipe d'enquête. Par exemple, il est possible de créer un rôle utilisateur autorisé à modifier un dossier uniquement lorsqu'il fait partie de l'équipe d'enquête. Consultez la section « Liste de contrôle d'accès » pour plus d'informations sur la configuration des autorisations des responsables et des équipes d'enquête.
Toutefois, selon la configuration de votre application, le responsable d'un dossier peut avoir davantage de responsabilités qu'un membre de l'équipe d'enquête. Votre administrateur système peut configurer votre application de sorte que :
- Les responsables de dossier reçoivent davantage de notifications concernant un dossier, par exemple lorsqu'une réponse par courriel est envoyée à l'un des courriels associés au dossier.
- Un flux de travail peut exiger qu'un responsable de dossier soit désigné avant que vous puissiez faire progresser le dossier.
- Les utilisateurs peuvent être automatiquement désignés, réaffectés ou désaffectés en tant que responsables de dossier.
- Les responsables de dossiers peuvent être automatiquement affectés aux tâches à accomplir.
- Le système peut déclencher des actions automatiques lorsqu'un responsable de dossier est attribué, réattribué ou désattribué.
Consultez la section « Attribuer un dossier » pour plus de détails sur la désignation d'un responsable de dossier.
Suivez les étapes suivantes pour gérer l'équipe d'enquête d'une affaire :
1. Sur la page du dossier, cliquez sur l'onglet Accès. Assurez-vous d'être dans le sous-onglet Équipe d'enquête, qui est chargé par défaut.
2. Saisissez le nom d'un utilisateur dans le champ de recherche « Rechercher des utilisateurs et des adresses e-mail… » et le système recherchera les comptes d'utilisateurs existants.
3. Cliquez sur un nom dans la liste déroulante pour remplir la zone de texte. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter à l'équipe .
4. Répétez l'opération pour ajouter d'autres utilisateurs à l'équipe.
Pour retirer un membre de l'équipe, cochez la case située à côté de son nom. Cliquez ensuite sur le bouton « Supprimer » dans l'en-tête de la grille.
Membres de l'équipe d'enquête au maximum
L'équipe d'enquête d'une affaire peut compter jusqu'à 100 utilisateurs.
Restreindre manuellement l'accès des utilisateurs
Vous pouvez ajouter un utilisateur à la liste des accès refusés d'une affaire pour l'empêcher de :
- Ouverture de la page du dossier.
- Afficher le dossier dans n'importe quelle grille (comme la page Grille des dossiers).
- Trouver le dossier dans les résultats de recherche.
- Compte rendu de l'affaire.
La liste d'accès refusé remplace les autorisations par défaut, offrant ainsi un niveau de sécurité supplémentaire au système. Généralement, les équipes d'enquête utilisent cette liste pour empêcher manuellement les utilisateurs impliqués ou concernés par l'affaire d'accéder à ses détails dans Case IQ . Une personne ne sera pas notifiée de son ajout à la liste d'accès refusé d'une affaire.
Pour ajouter un utilisateur à la liste des accès refusés :
1. Sur la page du dossier, cliquez sur l'onglet Accès. Ensuite, sélectionnez le sous-onglet « Refusé ».
2. Dans le champ de recherche « Rechercher des utilisateurs et des adresses e-mail… », saisissez le nom d'un utilisateur et le système recherchera les comptes d'utilisateurs existants.
3. Cliquez sur un nom dans la liste déroulante pour remplir la zone de texte. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter à la liste des personnes interdites d’accès » pour bloquer l’utilisateur dans cette affaire.
4. Répétez l'opération pour ajouter d'autres utilisateurs à la liste d'accès refusé.
Pour retirer un utilisateur de la liste des personnes interdites d'accès, cochez la case située à côté de son nom. Cliquez ensuite sur le bouton Supprimer dans l'en-tête de la grille.
Approuver ou refuser les demandes d'accès
Vous pourriez recevoir des demandes pour rejoindre l'équipe d'enquête de votre dossier. Généralement, un collègue demandera l'accès si le système a établi un lien entre un dossier sur lequel il travaille et le vôtre. Si vous êtes le responsable du dossier, vous recevrez une notification vous informant qu'une personne a demandé l'accès à votre dossier. Cette notification vous fournira un lien direct vers l'onglet « Révision ».
Pour approuver ou refuser une demande d'accès :
1. Sur la page du dossier, cliquez sur l'onglet Accès. Ensuite, sélectionnez le sous-onglet « Examen ». Lorsqu'une personne a demandé l'accès, vous verrez une icône d'indicateur ( 
) dans l'en-tête de l'onglet.
Si vous avez reçu une notification concernant la demande, vous pouvez cliquer sur le lien figurant dans la notification pour accéder directement à l'onglet « Révision ».
2. Dans la grille d'examen, vous verrez toutes les demandes d'intégration à l'équipe d'enquête de votre dossier. Votre collègue aura peut-être fourni des précisions dans le champ « Motif de la demande ».
- Pour approuver leur demande, cliquez sur la coche (
) Cliquez sur le bouton correspondant à la ligne. Votre collègue fera désormais partie de l'équipe d'enquête chargée de votre affaire. - Pour refuser leur demande, cliquez sur le X (
) Cliquez sur le bouton « Fermer » pour la ligne. Votre collègue ne sera pas ajouté à l’équipe d’enquête et conservera le même accès au dossier qu’avant l’envoi de sa demande. Le refus d’une demande d’accès n’entraînera pas l’inscription de la personne sur la liste des personnes interdites d’accès.
Impossible d'approuver la demande d'accès pour les personnes figurant sur la liste d'accès refusé.
Vous ne pourrez pas approuver une demande provenant d'une personne figurant sur la liste des personnes interdites d'accès au dossier. Si vous souhaitez lui accorder l'accès au dossier, vous devez la retirer de cette liste avant de pouvoir approuver sa demande.