Vous pouvez utiliser le Gestionnaire de transfert de données pour importer des données d'un autre système dans votre application Case IQ via une intégration SFTP (Secure File Transfer Protocol). Cela vous permet d'alimenter efficacement les enregistrements Case IQ avec des données provenant d'un système externe, comme les informations RH de votre organisation ou votre système de gestion des dossiers existant. Vous pouvez migrer des données vers des dossiers, des e-mails, des fichiers, des notes, des parties, des profils, des tâches à effectuer, des profils utilisateur et tout formulaire de données ou formulaire personnalisé de votre application Case IQ.

Le transfert de données vers Case IQ implique les étapes suivantes :

1. Collectez les données que vous souhaitez importer et organisez-les dans des fichiers .csv, .txt ou .xlsx.
2. Configurez les paramètres d'importation de données avec le gestionnaire de transfert de données, qui indique à Case IQ comment importer les données.
3. Exécutez l'importation de données ou planifiez quand Case IQ doit l'exécuter.

Cet article couvre l'étape 3 de ce processus en montrant comment exécuter une importation de données pour tout type d'enregistrement, à l'exception des pièces jointes. Pour plus d'informations sur la planification d'une importation de pièces jointes dans Case IQ, consultez la section Importer des pièces jointes en masse. Pour les étapes 1 et 2 de l'importation de données, consultez respectivement les sections Préparation d'un fichier de données pour l'importation et Configuration, modification ou test des paramètres d'importation de données avec le gestionnaire de transfert de données.

Dans cet article, nous utilisons plusieurs termes techniques pour expliquer le fonctionnement d'une importation de données. Consultez le glossaire des termes importants ci-dessous :

Avant d'importer des données...

• Assurez-vous que votre organisation peut télécharger des fichiers sur le serveur SFTP de Case IQ. Contactez votre responsable de compte pour obtenir vos identifiants SFTP.
• Si vous migrez votre système de gestion de cas hérité vers Case IQ, exécutez les importations dans l'ordre décrit dans la section Migration d'un système hérité vers Case IQ de cet article.
• Déterminez si vous devez exécuter l'importation régulièrement. Si oui, consultez la section « Planifier une importation de données récurrente » de cet article. Sinon, consultez la section « Exécuter une importation de données ponctuelle ».
• Si vous prévoyez d'importer des dossiers, assurez-vous que vos workflows sont actifs dans Case IQ avant de lancer l'importation. Pour plus d'informations sur l'activation des workflows, consultez la section « Modifier, activer, désactiver ou supprimer un workflow ».
• Si vous souhaitez importer des utilisateurs, prévoyez d'activer leurs profils après l'importation. Les profils seront importés comme « inactifs », ce qui signifie que la personne ne peut pas encore utiliser son compte pour se connecter à votre application Case IQ. Pour plus d'informations sur l'activation des profils, consultez la section « Modifier, activer, désactiver ou consulter l'activité d'un compte utilisateur ».
• Si vous souhaitez importer des pièces jointes, reportez-vous plutôt à l'article Importer des pièces jointes en masse, car le processus est légèrement différent.

Migration d'un système hérité vers Case IQ

Bienvenue dans Case IQ ! Si vous migrez votre ancien système de gestion de dossiers vers votre nouvelle application Case IQ, importez les données dans l'ordre suivant :

1. Profils d'utilisateurs.
2. Cas.
3. Profils.
4. Enregistrements enfants (e-mails, fichiers, notes, parties, tâches à faire et tout type de formulaire personnalisé dans votre application) et formulaires de données.

Par exemple, supposons que vous souhaitiez migrer des données vers des dossiers, des utilisateurs et des parties Case IQ. Pour préparer la migration, vous devez créer des fichiers de données sources distincts (ou un fichier .xlsx contenant des feuilles de calcul distinctes) pour les données des dossiers, des utilisateurs et des parties. Vous devez ensuite configurer des paramètres d'importation de données distincts pour ces migrations. Vous disposez ainsi de trois fichiers de données sources (ou d'un fichier .xlsx contenant trois feuilles de calcul) et de trois paramètres d'importation de données. Lorsque vous êtes prêt à importer les données :

1. Tout d’abord, exécutez l’importation des données des utilisateurs.
2. Une fois que le système a importé toutes les données du profil utilisateur, exécutez l’importation des données du cas.
3. Enfin, importez les données du groupe pour terminer votre migration.

Cet ordre de migration permet au système de créer correctement des connexions entre les enregistrements de votre application Case IQ. Par exemple, les dossiers Case IQ contiennent des champs utilisateur, tels que « Propriétaire du dossier » ou « Créé par », qui font référence aux utilisateurs de votre système.

Exécuter une importation de données unique

Vous pouvez importer des données directement depuis la page des paramètres d'importation. Pour effectuer une importation ponctuelle :

1. Dans Paramètres, accédez à la page Importation de données sous l’onglet Système.
2. Sélectionnez l'importation de données à exécuter dans la grille. La page d'importation de données, où vous avez configuré les paramètres, s'ouvrira.
3. Cliquez sur Options () sur la page d'importation des données.
4. Sélectionnez l'option « Importer des données ».
5. La fenêtre contextuelle « Importer les données » s'affichera, dans laquelle vous pourrez valider le fichier de données source que vous avez préparé pour cette importation.
   1. Si vous avez déjà validé le fichier de données source que vous avez préparé, cliquez sur Importer les données.
   2. Si vous n'avez pas encore validé un fichier de données source, téléchargez-le dans la case « Télécharger le fichier » de la fenêtre contextuelle « Importer les données ». Une fois que le système confirme que le fichier de données est au bon format, vous pouvez cliquer sur le bouton « Importer les données » pour continuer.
   3. En cas de problème avec le format du fichier source, le système affichera la première erreur détectée. Vous pouvez corriger l'erreur dans le fichier source et la réimporter dans la fenêtre contextuelle.
6. Après avoir cliqué sur le bouton « Importer les données », le système commencera à traiter le fichier de données source en arrière-plan. Vous pouvez quitter la page d'importation des données. Une fois l'importation terminée, le système enverra une notification aux destinataires des notifications d'erreur. Dans la notification « Importation des données terminée », vous pouvez cliquer sur le bouton « Afficher le journal d'intégration » pour consulter les journaux du processus et rechercher d'éventuelles erreurs.

Planifier une importation de données récurrente

Vous pouvez planifier l'exécution d'une importation de données en ajoutant une règle. Dans Case IQ, les administrateurs système configurent les règles pour exécuter automatiquement les tâches. Vous pouvez ajouter une règle « Planifier le processus » pour définir le moment où le système exécutera l'importation de données. Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter une règle « Planifier le processus » et une action « Importation de données SFTP ». Vous trouverez des informations sur les autres types de règles dans la section « Ajouter une règle ».

1. Dans Paramètres, accédez à la page Règles sous l’onglet Workflow.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter une règle.
3. Le formulaire « Nouvelle règle » sera chargé. Dans le champ « Nom », saisissez un nom descriptif pour votre règle.
4. Dans le champ « Type de règle », sélectionnez « Planifier le processus ».
5. Les champs « Fréquence » et « Heure de déclenchement » s'afficheront désormais pour que vous puissiez les remplir.
   1. Fréquence : choisissez la fréquence d'importation des données. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : trimestriel, quotidien, quotidien (semaine ouvrée), trimestriel fiscal, hebdomadaire et mensuel.
      1. Si vous sélectionnez « Quotidien (semaine de travail) », le processus sera déclenché tous les lundis, mardis, mercredis, jeudis et vendredis.
      2. Si vous choisissez « Hebdomadaire » ou « Mensuel », un champ « Jours de la semaine » ou « Jours du mois » s'affichera pour vous permettre de choisir les jours de la semaine ou du mois où exécuter le processus. Le champ « Jours du mois » propose une option « Dernier jour calendaire du mois » à la fin de la liste. Vous pouvez sélectionner plusieurs jours.
      3. Les options « Calendrier trimestriel » et « Fiscal trimestriel » programmeront le traitement à 00:00:00:000 le premier jour du trimestre suivant. Les trimestres fiscaux sont définis selon le paramètre « fiscalYearStartMonth » de la page Options (voir « Mettre à jour les options de l'application »).
   2. Heure de déclenchement : définissez l'heure à laquelle le système doit exécuter l'importation. Le système peut utiliser un fuseau horaire différent du vôtre. Passez votre curseur sur l'icône en forme de point d'interrogation à côté du champ pour afficher le fuseau horaire du système.
6. Cliquez sur le bouton « + » dans la section Actions et sélectionnez « Ajouter une importation de données SFTP ».
7. Les champs suivants seront affichés dans le nouveau formulaire d'importation de données SFTP que vous devrez remplir :
   1. Importation de données : sélectionnez les paramètres d'importation de données que vous avez configurés pour cette importation. Vous ne pouvez sélectionner que les importations de données déjà configurées dans votre application.
   2. Conserver les fichiers sources : indiquez si le système doit conserver les fichiers de données sources que vous téléchargez sur le serveur SFTP de Case IQ. Vos fichiers de données sources pourront être traités à nouveau s'ils restent.
   3. Valider uniquement : choisissez si le système doit valider uniquement le fichier de données source. Si vous cochez cette option, le système exécutera l'importation à blanc à partir du fichier de données source que vous avez téléchargé sur le serveur SFTP de Case IQ lorsque la règle sera déclenchée, mais il n'ajoutera ni ne mettra à jour les enregistrements dans Case IQ.
   4. Préfixe de nom de fichier unique : saisissez le préfixe unique dans les noms de vos fichiers de données sources. Saisissez le préfixe exactement tel qu'il apparaît dans le nom de vos fichiers de données sources. Case IQ recherchera un fichier portant ce préfixe unique sur notre serveur SFTP lorsque cette règle sera déclenchée.
      1. Le préfixe du nom de fichier unique doit être entièrement en minuscules et ne peut pas inclure d'espaces ni de caractères spéciaux.
8. Lorsque vous renseignez le champ « Préfixe unique du nom de fichier », Case IQ indique le nom de vos fichiers de données sources conformément à nos conventions de nommage dans le champ « Aperçu du nom du fichier de données », par exemple « [préfixe unique du nom de fichier]_{arbitraryId}.csv ». Assurez-vous que les noms des fichiers de données sources que vous avez préparés correspondent à l'« Aperçu du nom du fichier de données ».
   1. Case IQ n'utilisera pas le texte suivant le « [préfixe de nom de fichier unique]_ » (appelé « ID arbitraire ») pour identifier les fichiers de données sources, vous pouvez donc y inclure n'importe quel texte.
   2. Chaque fichier de données source pour l'importation de données peut avoir un identifiant arbitraire différent. Vous pouvez donc utiliser ces identifiants pour différencier les fichiers de données source lors d'une importation récurrente. Par exemple, l'identifiant arbitraire peut être un horodatage indiquant l'exportation du fichier de données source par votre système source.
9. Après vous être assuré que les noms de vos fichiers de données sources correspondent à l'aperçu du nom du fichier de données, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le formulaire Nouvelle importation de données SFTP.
10. Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour le formulaire « Nouvelle règle ». Vous avez maintenant planifié l'importation des données.