Base de connaissances de Case IQ

Comment pouvons-nous aider ?

Ajouter un fichier

Vous pouvez télécharger un fichier dans Case IQ en saisissant et en enregistrant les données dans un formulaire Nouveau fichier. Vous pouvez accéder au formulaire Nouveau fichier de l'une des manières suivantes : (1) le bouton Ajouter un fichier sur la page Grille des fichiers, (2) le bouton « + Ajouter  » sur la page d'un dossier, ou (3) le bouton Ajouter un fichier sur un la page du dossier, sous l'onglet Fichiers.

Le bouton Ajouter un fichier sur la page de la grille Fichiers et sur la page d'un dossier ainsi que le bouton + sur la page du dossier.

Après avoir chargé le formulaire Nouveau fichier, vous pouvez remplir les champs concernés. Consultez la description de chaque champ du formulaire Nouveau fichier dans la liste ci-dessous :

  • Numéro de dossier : si vous cliquez sur le bouton Ajouter un fichier ou le bouton « + Ajouter  » sur une page de dossier, le champ « numéro de dossier » sera automatiquement renseigné lorsque le formulaire Nouveau fichier est chargé. Cependant, si vous accédez au formulaire Nouveau fichier à partir de la page Fichiers, le champ « numéro de dossier » devra être rempli manuellement.
  • Type : définissez le type de fichier à l'aide des options déroulantes. Les types standard sont : téléchargement de fichier, document généré, paquet, personnalisé et URL. Il y aura des champs supplémentaires sur le formulaire Nouveau fichier en fonction de la valeur « Type » que vous sélectionnez, qui sont traités dans les onglets d'article ci-dessous.
  • Résumé : saisissez une description du fichier.

Lorsque vous avez fini de remplir le formulaire, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer pour soumettre votre fichier. Vous pouvez également utiliser l'option « Enregistrer et copier » dans le menu du bouton Options () pour ajouter rapidement un autre fichier pour le même dossier. L'enregistrement du fichier original sera enregistré et un autre formulaire de nouveau fichier sera chargé. Toutes les valeurs que vous avez saisies dans le formulaire précédent seront copiées dans le formulaire Nouveau fichier actuel.

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Nombre maximum de fichiers sur un dossier

Vous pouvez ajouter un maximum de 1 000 fichiers à un dossier.

Fichiers à contenu consultable

Case IQ peut rechercher du texte dans certains fichiers lorsque vous effectuez une recherche rapide ou avancée (voir Recherche dans Case IQ pour plus de détails sur les recherches rapides et avancées). Tous les fichiers texte (.docx, .pdf, ou .txt) de moins de 15 Mo peuvent être extraits dans les résultats de la recherche. Vous verrez une icône de loupe () dans la grille Fichiers à côté de tous les fichiers que Case IQ peut rechercher.

On the Files Grid Page, the Content Search column is highlighted.

Autoriser une personne effectuant le signalement à afficher le fichier

Si le dossier pour lequel vous ajoutez le fichier est externe et que vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez autoriser la personne qui a signalé le cas à accéder au fichier. Cela signifie que le déclarant peut se connecter au portail de votre application et consulter le fichier du dossier qu'il a ajouté. Cochez la case « Autoriser l'accès à la personne effectuant le signalement » avant d'enregistrer le formulaire Nouveau fichier pour permettre à la personne effectuant le signalement de visualiser le fichier.

Téléchargement de fichiers

La sélection de « Téléchargement de fichier » dans le champ « Type » affichera une boîte de pièce jointe au bas du formulaire de nouveau fichier. Utilisez la zone de pièce jointe pour télécharger le fichier soit (1) en cliquant sur le bouton Télécharger un fichier depuis votre ordinateur et en choisissant un fichier dans le navigateur de fichiers, soit (2) en faisant glisser et en déposant un fichier depuis votre bureau vers le formulaire Nouveau fichier. Un seul fichier peut être téléchargé par enregistrement de fichier. Consultez les types de fichiers que vous pouvez joindre dans Types de fichiers pris en charge.

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Taille maximale du fichier

La taille maximale du fichier que vous pouvez télécharger dans un enregistrement de fichier est de 50 Mo.

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Document généré

L'ajout d'un fichier de type « Document généré » permet de créer un fichier basé sur un modèle mis en place par votre administrateur système. Le système utilisera le format de fichier pour fusionner les informations du dossier dans le fichier modèle. Par exemple, votre entreprise peut exiger que vous envoyiez des lettres aux multiples parties concernées par un dossier. Si votre administrateur système a configuré un modèle de lettre, vous pouvez utiliser le modèle de lettre pour générer des lettres avec un formatage cohérent et des informations sur le dossier incluses. Les administrateurs système peuvent se référer à Créer et télécharger un modèle de document pour plus de détails.

Après avoir sélectionné « Document généré » dans le champ « Type », définissez les valeurs pour les listes de sélection suivantes dans le formulaire Nouveau fichier :

  • Locale : spécifiez la langue du modèle.
  • Type de fichier : choisissez de créer le document sous forme de fichier Word (.docx) ou PDF (.pdf).
  • Nom du modèle : sélectionnez l'une des options de modèle définies par votre administrateur système.

Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer, Case IQ générera le document basé sur le modèle, auquel vous pourrez accéder et télécharger depuis sa page (voir La page d'un fichier).

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Paquet

Si vous ajoutez un fichier de type « Paquet », le système créera un PDF composé de plusieurs documents générés remplis d'informations sur le dossier. Les paquets sont des collections de modèles configurés par votre administrateur système, dans lesquels l'application utilisera simultanément tous les formats de fichiers modèles pour fusionner les informations du dossier dans le contenu du modèle, puis rassemblera tous les documents fusionnés dans un seul fichier. Vous pouvez utiliser des paquets pour résumer toute la documentation du dossier dans un seul fichier. Votre administrateur système peut choisir d'inclure, d'exclure ou de vous permettre de sélectionner manuellement les fichiers joints du dossier dans les documents du paquet. Les administrateurs système peuvent en savoir plus sur la page Paquets et sur la page Paquets.

Après avoir sélectionné « Paquet » dans le champ « Type », la liste déroulante « Paquet » s'affichera dans le formulaire Nouveau fichier, où vous pourrez sélectionner l'option de paquet avec laquelle générer le paquet PDF. Cliquez sur le bouton Enregistrer et Case IQ générera le document du paquet, auquel vous pourrez accéder et télécharger à partir de sa page (voir La page d'un fichier).

Si vous choisissez une option de paquet pour laquelle vous pouvez sélectionner les fichiers à inclure dans le PDF, la section et la grille « Fichiers inclus » s'afficheront. Pour sélectionner les fichiers à inclure dans le document du paquet :

  1. Cliquez sur le bouton « + » dans la section « Fichiers inclus ».
  2. Dans la liste déroulante « Pièces jointes sélectionnées », choisissez un fichier du dossier à inclure.
  3. Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le formulaire Fichiers inclus.
  4. Répétez l’opération pour ajouter d’autres fichiers au document. Supprimez les fichiers en sélectionnant la ligne dans la grille « Fichiers inclus » et en cliquant sur le bouton Supprimer dans l'en-tête de la grille.

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Limites de taille des fichiers de paquets

Le système inclura un maximum de 25 pages de chaque document généré dans un paquet et coupera les pages du document au-delà de cette limite. Le système comprendra uniquement :

  • Fichiers et documents générés de moins de 4,5 Mo.
  • Documents Excel de moins de 250 cellules au total.

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Paquet personnalisé

Vous pouvez également créer un paquet personnalisé lors de la génération d'un document à partir du formulaire Nouveau fichier, sans sélectionner une option de paquet existante créée par votre administrateur système. Lorsque vous sélectionnez l'option « Paquet personnalisé » dans la liste déroulante « Type », les champs suivants seront affichés dans le formulaire Nouveau fichier :

  • Appliquer la numérotation des pages : cochez la case pour vous assurer que le système ajoute des numéros de page au paquet PDF.
  • Générer une table des matières (ToC) : cochez pour ajouter une table des matières avant les documents pour faciliter la navigation dans le paquet PDF.
  • Inclure les fichiers joints au dossier : vous pouvez choisir d'inclure tous les enregistrements de fichiers du dossier, de sélectionner manuellement les fichiers à inclure lors de la génération du paquet ou d'exclure les enregistrements de fichiers dans le paquet.
    • Si vous choisissez « Sélection manuelle », la section et la grille « Fichiers inclus » s'afficheront. Cliquez sur le bouton « + » dans la section « Fichiers inclus ». Ensuite, choisissez l'un des fichiers du dossier à inclure dans la liste déroulante « Fichier ». Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le formulaire Fichiers inclus.
    • Vous pouvez ajouter plus de fichiers en cliquant sur le bouton « + » dans la section « Fichiers inclus ». Supprimez les fichiers en cliquant sur la ligne du fichier dans la grille « Fichiers inclus », puis en cliquant sur le bouton Supprimer dans la section « Fichiers inclus ».
  • Méthode de génération de document : choisissez si le système doit fusionner les dernières informations sur le dossier ou utiliser un document généré précédemment pour le modèle en sélectionnant l'une des options suivantes.
    • Toujours nouveau : lors de la génération du paquet, le système fusionnera chaque modèle de document en utilisant les informations du dossier actuel.
    • Le plus récent : le système inclura le document généré le plus récemment pour chaque modèle du paquet. Si un modèle n'a pas encore été utilisé pour générer un document pour le dossier, le système créera un document en utilisant le modèle à mettre dans le paquet.
    • Le plus récent au cours des 3 derniers jours : incluez le dernier document créé au cours des 3 derniers jours pour chaque modèle du paquet. Si un modèle n'a pas encore été utilisé pour générer un document pour le dossier ou n'a pas été utilisé au cours des 3 derniers jours, le système créera un document en utilisant le modèle à mettre dans le paquet.
    • Seulement le plus récent : inclut le dernier document créé pour chaque modèle dans le paquet. Case IQ ne générera pas de document pour les modèles qui n'ont pas encore été utilisés pour le dossier.

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Limites de taille des fichiers de paquets

Le système inclura un maximum de 25 pages de chaque document généré dans un paquet et coupera les pages du document au-delà de cette limite. Le système comprendra uniquement :

  • Fichiers et documents générés de moins de 4,5 Mo.
  • Documents Excel de moins de 250 cellules au total.

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URL

Téléchargez un fichier « URL » pour créer un lien facilement accessible vers un autre site Web. Par exemple, vous pouvez ajouter une URL pour les métadonnées, un chemin de fichier ou un lecteur partagé. Après avoir sélectionné « URL » dans le champ « Type », un champ « URL » s'affichera dans le formulaire Nouveau fichier, où vous pourrez saisir ou coller un lien vers un site Web.

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