Téléchargement de fichiers

La sélection de « Téléchargement de fichier » dans le champ « Type » affichera une boîte de pièce jointe au bas du formulaire de nouveau fichier. Utilisez la zone de pièce jointe pour télécharger le fichier soit (1) en cliquant sur le bouton Télécharger un fichier depuis votre ordinateur et en choisissant un fichier dans le navigateur de fichiers, soit (2) en faisant glisser et en déposant un fichier depuis votre bureau vers le formulaire Nouveau fichier. Un seul fichier peut être téléchargé par enregistrement de fichier. Consultez les types de fichiers que vous pouvez joindre dans Types de fichiers pris en charge.

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Document généré

L'ajout d'un fichier de type « Document généré » permet de créer un fichier basé sur un modèle mis en place par votre administrateur système. Le système utilisera le format de fichier pour fusionner les informations du dossier dans le fichier modèle. Par exemple, votre entreprise peut exiger que vous envoyiez des lettres aux multiples parties concernées par un dossier. Si votre administrateur système a configuré un modèle de lettre, vous pouvez utiliser le modèle de lettre pour générer des lettres avec un formatage cohérent et des informations sur le dossier incluses. Les administrateurs système peuvent se référer à Créer et télécharger un modèle de document pour plus de détails.

Après avoir sélectionné « Document généré » dans le champ « Type », définissez les valeurs pour les listes de sélection suivantes dans le formulaire Nouveau fichier :

• Locale : spécifiez la langue du modèle.
• Type de fichier : choisissez de créer le document sous forme de fichier Word (.docx) ou PDF (.pdf).
  • Les caractères non latins, tels que le texte en chinois, japonais, coréen, hindi, thaï et amharique, ne peuvent pas être générés dans les fichiers .pdf, et il y aura donc des blancs à la place de ce texte. Nous vous recommandons de sélectionner « Word » comme « Type de fichier » si votre dossier contient du texte dans ces langues.
• Nom du modèle : sélectionnez l'une des options de modèle définies par votre administrateur système.

Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer, Case IQ générera le document basé sur le modèle, auquel vous pourrez accéder et télécharger depuis sa page (voir La page d'un fichier).

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Paquet

Si vous ajoutez un fichier de type « Paquet », le système créera un PDF composé de plusieurs documents générés remplis d'informations sur le dossier. Les paquets sont des collections de modèles configurés par votre administrateur système, dans lesquels l'application utilisera simultanément tous les formats de fichiers modèles pour fusionner les informations du dossier dans le contenu du modèle, puis rassemblera tous les documents fusionnés dans un seul fichier. Vous pouvez utiliser des paquets pour résumer toute la documentation du dossier dans un seul fichier. Votre administrateur système peut choisir d'inclure, d'exclure ou de vous permettre de sélectionner manuellement les fichiers joints du dossier dans les documents du paquet. Les administrateurs système peuvent en savoir plus sur la page Paquets et sur la page Paquets.

Après avoir sélectionné « Paquet » dans le champ « Type », la liste déroulante « Paquet » s'affichera dans le formulaire Nouveau fichier, où vous pourrez sélectionner l'option de paquet avec laquelle générer le paquet PDF. Cliquez sur le bouton Enregistrer et Case IQ générera le document du paquet, auquel vous pourrez accéder et télécharger à partir de sa page (voir La page d'un fichier).

Si vous choisissez une option de paquet pour laquelle vous pouvez sélectionner les fichiers à inclure dans le PDF, la section et la grille « Fichiers inclus » s'afficheront. Pour sélectionner les fichiers à inclure dans le document du paquet :

1. Cliquez sur le bouton « + » dans la section « Fichiers inclus ».
2. Dans la liste déroulante « Pièces jointes sélectionnées », choisissez un fichier du dossier à inclure.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le formulaire Fichiers inclus.
4. Répétez l’opération pour ajouter d’autres fichiers au document. Supprimez les fichiers en sélectionnant la ligne dans la grille « Fichiers inclus » et en cliquant sur le bouton Supprimer dans l'en-tête de la grille.

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Paquet personnalisé

Vous pouvez également créer un paquet personnalisé lors de la génération d'un document à partir du formulaire Nouveau fichier, sans sélectionner une option de paquet existante créée par votre administrateur système. 

Lorsque vous sélectionnez l'option « Paquet personnalisé » dans la liste déroulante « Type », les champs suivants seront affichés dans le formulaire Nouveau fichier :

• Appliquer la numérotation des pages : cochez la case pour vous assurer que le système ajoute des numéros de page au paquet PDF.
• Générer une table des matières (ToC) : cochez pour ajouter une table des matières avant les documents pour faciliter la navigation dans le paquet PDF.
• Inclure les fichiers joints au dossier : vous pouvez choisir d'inclure tous les enregistrements de fichiers du dossier, de sélectionner manuellement les fichiers à inclure lors de la génération du paquet ou d'exclure les enregistrements de fichiers dans le paquet.
  • Si vous choisissez « Sélection manuelle », la section et la grille « Fichiers inclus » s'afficheront. Cliquez sur le bouton « + » dans la section « Fichiers inclus ». Ensuite, choisissez l'un des fichiers du dossier à inclure dans la liste déroulante « Fichier ». Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le formulaire Fichiers inclus.
  • Vous pouvez ajouter plus de fichiers en cliquant sur le bouton « + » dans la section « Fichiers inclus ». Supprimez les fichiers en cliquant sur la ligne du fichier dans la grille « Fichiers inclus », puis en cliquant sur le bouton Supprimer dans la section « Fichiers inclus ».
• Méthode de génération de document : choisissez si le système doit fusionner les dernières informations sur le dossier ou utiliser un document généré précédemment pour le modèle en sélectionnant l'une des options suivantes.
  • Toujours nouveau : lors de la génération du paquet, le système fusionnera chaque modèle de document en utilisant les informations du dossier actuel.
  • Le plus récent : le système inclura le document généré le plus récemment pour chaque modèle du paquet. Si un modèle n'a pas encore été utilisé pour générer un document pour le dossier, le système créera un document en utilisant le modèle à mettre dans le paquet.
  • Le plus récent au cours des 3 derniers jours : incluez le dernier document créé au cours des 3 derniers jours pour chaque modèle du paquet. Si un modèle n'a pas encore été utilisé pour générer un document pour le dossier ou n'a pas été utilisé au cours des 3 derniers jours, le système créera un document en utilisant le modèle à mettre dans le paquet.
  • Seulement le plus récent : inclut le dernier document créé pour chaque modèle dans le paquet. Case IQ ne générera pas de document pour les modèles qui n'ont pas encore été utilisés pour le dossier.

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URL

Téléchargez un fichier « URL » pour créer un lien facilement accessible vers un autre site Web. Par exemple, vous pouvez ajouter une URL pour les métadonnées, un chemin de fichier ou un lecteur partagé. Après avoir sélectionné « URL » dans le champ « Type », un champ « URL » s'affichera dans le formulaire Nouveau fichier, où vous pourrez saisir ou coller un lien vers un site Web.

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