En configurant des formulaires de données dans votre application, les utilisateurs peuvent remplir efficacement des formulaires standard et personnalisés en renseignant les champs avec des informations préexistantes. Un administrateur doit configurer des formulaires de données pour votre application avant que les utilisateurs puissent remplir automatiquement les formulaires, ce qui implique :

1. Création d'un modèle de formulaire de données, en utilisant le générateur de formulaires pour configurer ses champs.
2. Ajout d'entrées pour le formulaire de données, qui sont les données qu'un utilisateur remplira dans les champs du formulaire.
3. Ajout du formulaire de données en tant que section à un formulaire standard ou personnalisé, où vous pouvez définir les propriétés des champs de la section du formulaire de données.

Une fois les 3 étapes de configuration terminées, les formulaires de données seront disponibles pour vos utilisateurs afin qu'ils puissent remplir automatiquement les sections du formulaire. Pour savoir comment utiliser les formulaires de données sur les formulaires standard et personnalisés, consultez Remplir automatiquement les sections du formulaire.

Ajouter un modèle de formulaire de données

La première étape de la configuration du remplissage automatique des formulaires consiste à créer un formulaire de données pour configurer les types d'informations qui seront enregistrées en tant qu'entrées de données. Vous pouvez ajouter un modèle de formulaire de données en suivant les étapes suivantes.

1. Dans l’onglet Paramètres, accédez à la page Formulaires.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter un formulaire sur la page Formulaires.
3. Remplissez les champs suivants dans la fenêtre contextuelle Nouveau formulaire :
   1. Légende : entrez un nom unique pour le formulaire.
   2. Légende Pluriel : saisissez la version plurielle du nom du formulaire.
   3. Type de formulaire : choisissez « Données » dans la liste déroulante. Si vous souhaitez créer un nouveau type d’enregistrement, consultez plutôt Utiliser le générateur de formulaires.
   4. Afficher sur le portail : activez cette option pour permettre aux utilisateurs du portail externe de votre application (1) d'utiliser ce formulaire de données pour remplir les champs du formulaire Report Online et (2) de voir les entrées de ce formulaire de données.
      1. Même si vous empêchez les utilisateurs du portail de remplir automatiquement ce formulaire de données, vous pouvez choisir d'afficher les champs du formulaire de données sur le formulaire Report Online en définissant la section du formulaire de données sur « Afficher sur le portail » (voir la section Ajouter une section de formulaire de données à un formulaire standard ou personnalisé de cet article).
   5. Afficher sur la hotline : activez cette option pour permettre aux agents de la hotline (1) d'utiliser ce formulaire de données pour remplir les champs du formulaire d'admission de la hotline et (2) de voir les entrées de ce formulaire de données.
      1. Même si vous empêchez les agents de la hotline de remplir automatiquement ce formulaire de données, vous pouvez choisir d'afficher les champs du formulaire de données sur le formulaire d'admission de la hotline en définissant la section du formulaire de données sur « Afficher sur la hotline » (voir la section Ajouter une section de formulaire de données à un formulaire standard ou personnalisé de cet article).
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour accéder au générateur de formulaires. Vous pouvez ajouter et modifier des champs sur un formulaire de données à l'aide du générateur de formulaires, de la même manière que pour les formulaires standard et personnalisés (consultez la section Utiliser le générateur de formulaires pour obtenir des instructions détaillées). 
5. Une fois que vous avez terminé d'ajouter des champs au formulaire de données, cliquez sur le bouton Publier pour enregistrer le modèle de formulaire de données. Vous pouvez maintenant ajouter des entrées pour le formulaire de données, comme indiqué dans la section suivante de cet article, Ajouter une entrée de formulaire de données. 

Ajouter une entrée de formulaire de données

Les entrées de formulaire de données sont les données qu'un utilisateur peut rechercher et renseigner dans un formulaire standard ou personnalisé. Après avoir publié un formulaire de données, Case IQ vous invite à ajouter des entrées pour le formulaire de données. Vous pouvez également accéder ultérieurement à la page Entrées de formulaire de données en sélectionnant l'option « Entrées de formulaire de données » dans l'onglet Données. Ajoutez une entrée en cliquant sur le bouton Ajouter une entrée de formulaire de données dans la fenêtre contextuelle « Ajouter une entrée de formulaire de données ? » ou sur la page Entrées de formulaire de données.

Remplissez le modèle de formulaire de données avec les informations d'une entrée que vous souhaitez que les utilisateurs puissent remplir automatiquement dans un formulaire standard ou personnalisé. Après avoir rempli le formulaire, cliquez sur le bouton Enregistrer ou sur les options « Enregistrer et ajouter un nouveau » ou « Enregistrer et copier » dans les Options () pour ajouter rapidement une autre entrée. Consultez la section Entrées de formulaire de données pour connaître les étapes à suivre pour modifier et supprimer des entrées.

Ajouter une section de formulaire de données à un formulaire standard ou personnalisé

Après avoir créé un formulaire de données, vous pouvez l'ajouter en tant que section à un formulaire standard ou personnalisé, afin que les utilisateurs puissent rechercher des informations et remplir les champs du formulaire de données. Pour ajouter une section de formulaire de données à un formulaire standard ou personnalisé :

1. Ouvrez un formulaire standard ou personnalisé dans le générateur de formulaires en cliquant sur le formulaire standard ou personnalisé dans la grille Formulaires.
2. Cliquez sur le bouton Modifier du générateur de formulaires.
3. Recherchez « Section Formulaire de données » dans la barre latérale Type de champ et faites-la glisser vers la page Générateur de formulaires.
4. Dans la fenêtre contextuelle Nouvelle section de formulaire de données, remplissez les champs suivants :
   1. Légende : saisissez le nom de la section du formulaire de données que vous souhaitez que Case IQ affiche sur le formulaire standard ou personnalisé.
   2. Formulaire de données : choisissez le modèle de formulaire de données que vous souhaitez ajouter au formulaire standard ou personnalisé.
   3. Afficher à l'admission : basculez pour afficher ou masquer la section du formulaire de données lors de l'ajout d'un nouvel enregistrement.
      1. Si vous souhaitez afficher l'un des champs du formulaire de données lors de l'admission, définissez la section à afficher lors de l'admission. Vous pouvez ensuite choisir les champs spécifiques que vous souhaitez afficher lors de l'admission en modifiant les propriétés des champs dans la section du formulaire de données.
   4. Afficher sur le portail : activez ou désactivez l'affichage ou le masquage des champs de la section de formulaire de données sur le portail externe de votre application. Vous pouvez définir cette option indépendamment du modèle de formulaire de données.
      1. Si vous choisissez de masquer un modèle de formulaire de données pour le portail mais d'afficher sa section de formulaire de données sur un formulaire standard pour le portail, les rapporteurs du portail verront les champs de la section sur le formulaire Report Online mais ne pourront pas remplir automatiquement la section. La section de formulaire de données sera modifiable sur le formulaire Report Online, même si vous la définissez comme « Lecture seule » sur le formulaire standard. Cela signifie qu'un rapporteur du portail peut saisir manuellement des données dans les champs de la section de formulaire de données mais ne verra pas les entrées du formulaire de données.
      2. Si vous souhaitez afficher l'un des champs du formulaire de données sur le portail, définissez la section à afficher sur le portail. Vous pouvez ensuite choisir les champs spécifiques que vous souhaitez afficher sur le portail en modifiant les propriétés des champs dans la section du formulaire de données.
   5. Afficher sur la hotline : basculez pour afficher ou masquer les champs de la section du formulaire de données sur le formulaire d'admission de la hotline.
      1. Comme pour l'option « Afficher sur le portail », si vous choisissez de masquer un modèle de formulaire de données sur le formulaire d'admission de la hotline mais d'afficher la section du formulaire de données sur la hotline, les agents de la hotline verront la section du formulaire de données sur le formulaire d'admission de la hotline mais ne pourront pas remplir automatiquement les champs ni voir les entrées du formulaire de données.
      2. Si vous souhaitez afficher l'un des champs du formulaire de données sur le formulaire d'admission à la hotline, définissez la section à afficher sur la hotline. Vous pouvez ensuite choisir les champs spécifiques que vous souhaitez afficher sur le formulaire d'admission à la hotline en modifiant les propriétés des champs dans la section du formulaire de données.
   6. Texte d'aide : saisissez un texte d'aide pour le formulaire de données. Le texte d'aide s'affiche lorsque l'utilisateur passe son curseur sur une icône en forme de point d'interrogation à côté de la section.
5. Cliquez sur Enregistrer pour créer la section du formulaire de données. Les champs du modèle de formulaire de données que vous avez sélectionné seront ajoutés au formulaire standard ou personnalisé et seront disponibles pour les utilisateurs généraux lorsque vous publierez le formulaire standard ou personnalisé.

Si vous cliquez sur un champ de section de formulaire de données, vous pouvez modifier ses propriétés comme tout autre champ de formulaire (voir Utiliser le générateur de formulaires : Ajouter un champ pour obtenir une liste des propriétés de champ). Il y aura deux propriétés de champ supplémentaires pour les champs de formulaire de données :

• Lecture seule : par défaut, les champs de la section de formulaire de données ne sont pas modifiables, ce qui signifie que le champ peut uniquement être renseigné automatiquement et que les utilisateurs ne peuvent pas modifier la valeur du champ. Si l'option « Lecture seule » est désactivée, les utilisateurs peuvent modifier la valeur du champ de la section de formulaire de données.
• Champ mappé : choisissez le champ de formulaire de données à renseigner automatiquement dans le champ de la section. Votre sélection de « Champ mappé » indique Case IQ quelles données il doit mettre dans le champ lorsqu'un utilisateur remplit automatiquement la section du formulaire de données.

Le nom ou la légende d'un champ dans la section du formulaire de données ne doit pas nécessairement correspondre au champ du modèle de formulaire de données auquel il est associé. La liste déroulante « Champ associé » répertorie tous les champs du modèle de formulaire de données ayant le même type de données que le champ que vous modifiez. Dans l'exemple ci-dessous, le champ « Prénom » dans la section du formulaire de données est une zone de texte. Les options de la liste déroulante « Champ associé » sont donc les champs de zone de texte du modèle de formulaire de données. Vous pouvez associer le même champ de formulaire de données à plusieurs champs dans la section du formulaire de données.

Vous pouvez déplacer un champ dans la section du formulaire de données ou hors de celle-ci en cliquant et en maintenant le bouton de la souris enfoncé sur un champ, en déplaçant votre curseur vers un autre emplacement, puis en le relâchant pour placer le champ. Si vous déplacez un champ de la section du formulaire de données hors de la section, sa valeur « Champ mappé » sera supprimée. Vous pouvez également déplacer d'autres champs dans une section du formulaire de données. Case IQ ajoutera la propriété « Champ mappé » pour le champ, mais elle sera vide par défaut.

Définir les autorisations du formulaire de données

Lorsqu'un formulaire de données est activé pour la première fois, le système crée automatiquement des options d'autorisation de rôle d'utilisateur pour le nouveau formulaire de données sous la sous-catégorie ACL de remplissage automatique (consultez la liste de contrôle d'accès pour obtenir la liste complète). Si vous accordez à un rôle d'utilisateur des autorisations de remplissage automatique pour le formulaire de données, le rôle d'utilisateur peut voir les entrées du formulaire de données et remplir automatiquement toutes les sections d'un formulaire standard ou personnalisé mappé au formulaire de données. Assurez-vous d'accorder des autorisations de remplissage automatique à tout rôle d'utilisateur que vous souhaitez autoriser à remplir automatiquement les formulaires.

Toutefois, les utilisateurs disposant d'autorisations d'affichage dans votre application interne pour le formulaire standard ou personnalisé auquel la section de formulaire de données a été ajoutée pourront voir les champs de la section de formulaire de données. Par exemple, si le formulaire de données « Responsable » a été ajouté en tant que section sur le formulaire de dossier, tous les utilisateurs disposant d'autorisations pour afficher les dossiers dans l'application interne pourront voir les champs de la section de formulaire de données « Responsable ». La section de formulaire de données sera modifiable, même si vous la définissez comme « Lecture seule » sur le formulaire standard ou personnalisé, de sorte que l'utilisateur peut saisir manuellement des données dans les champs de la section de formulaire de données, mais ne verra pas les entrées du formulaire de données.

Configurer la grille de la section Formulaire de données

Par défaut, la fenêtre contextuelle de recherche de la section de formulaire de données inclura les 10 premiers champs du formulaire de données sous forme de colonnes. Pour modifier les colonnes par défaut de la grille :

1. Accédez à la section du formulaire de données sur le formulaire standard ou personnalisé sur lequel il a été ajouté.
2. Cliquez sur Afficher tout ou sur la loupe () bouton.
3. Cliquez sur le bouton Options de la grille ().
4. Dans le menu Options, sélectionnez l'option « Configurer les valeurs par défaut ».
5. Ajoutez les colonnes que vous souhaitez afficher par défaut dans la fenêtre contextuelle de recherche.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer par défaut.