En configurant des formulaires de données dans votre application, les utilisateurs peuvent remplir efficacement des formulaires standard et personnalisés en remplissant les champs avec des informations préexistantes. Un administrateur doit configurer les formulaires de données pour votre application avant que les utilisateurs puissent remplir automatiquement les formulaires, ce qui implique :

1. Création d'un modèle de formulaire de données, à l'aide du Form Builder pour configurer ses champs.
2. Ajout d'entrées pour le formulaire de données, qui sont les données qu'un utilisateur remplira dans les champs du formulaire.
3. Ajout du formulaire de données en tant que section à un formulaire standard ou personnalisé, où vous pouvez définir les propriétés des champs de la section du formulaire de données.

Après avoir terminé les 3 étapes de configuration, les formulaires de données seront disponibles pour vos utilisateurs afin qu'ils puissent remplir automatiquement les sections du formulaire ! Pour savoir comment utiliser les formulaires de données sur des formulaires standard et personnalisés, consultez Remplir automatiquement les sections de formulaire.

Ajouter un modèle de formulaire de données

Comme première étape de configuration du remplissage automatique du formulaire, ajoutez un formulaire de données pour configurer les types d'informations qui seront enregistrées en tant qu'entrées de données. Pour commencer à créer un formulaire de données, cliquez sur le bouton Ajouter un formulaire sur la page Formulaires. La fenêtre contextuelle Nouveau formulaire s'affichera, dans laquelle vous pourrez remplir les champs suivants :

• Légende : saisissez un nom unique pour le formulaire.
• Légende Pluriel : saisissez la version plurielle du nom du formulaire.
• Type de formulaire : choisissez « Données » dans la liste de sélection. Si vous souhaitez créer un nouveau type d'enregistrement enfant, consultez Utiliser le générateur de formulaires.
• Afficher sur le portail : activez cette option pour permettre aux utilisateurs du portail externe de votre application (1) d'utiliser ce formulaire de données pour remplir les champs du formulaire de rapport en ligne et (2) de voir les entrées de ce formulaire de données.
  • Même si vous empêchez les utilisateurs du portail de remplir automatiquement ce formulaire de données, vous pouvez choisir d'afficher les champs du formulaire de données sur le formulaire de rapport en ligne en définissant la section du formulaire de données sur « Afficher sur le portail » (voir la section Ajouter une section de formulaire de données à un formulaire de données). (section Formulaire standard ou personnalisé de cet article).
• Afficher sur la hotline : activez cette option pour permettre aux agents de la hotline (1) d'utiliser ce formulaire de données pour remplir les champs du formulaire d'admission de la hotline et (2) de voir les entrées de ce formulaire de données.
  • Même si vous empêchez les agents de la hotline de remplir automatiquement ce formulaire de données, vous pouvez choisir d'afficher les champs du formulaire de données sur le formulaire d'admission de la hotline en définissant la section du formulaire de données sur « Afficher sur la hotline » (voir la section Ajouter une section de formulaire de données à un (section Formulaire standard ou personnalisé de cet article).

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour accéder au générateur de formulaires. Vous pouvez ajouter et modifier des champs sur un formulaire de données à l'aide du Générateur de formulaires, comme pour les formulaires personnalisés et standard (voir Utiliser le Générateur de formulaires pour des instructions détaillées). Cependant, les éléments de présentation, types de champ et propriétés de champ suivants ne seront pas disponibles dans le générateur de formulaires lors de la création ou de la modification d'un formulaire de données :

• Onglets.
• Sections.
• Encadrés d'information.
• Sections du formulaire de données.
• Types de champs de sélection de dossier.
• Types de champs de sélection de partie.
• Équipe Plusieurs types de champs.
• Types de champs utilisateur.
• Utilisateur Plusieurs types de champs.
• Propriétés des champs « calculés » ou « agrégés ».
• Propriétés des champs « Afficher sur le portail », « Afficher sur la hotline ou « Afficher à l'admission ».
• Règles d'affichage.
• Propriété de champ « Lien avec l'utilisateur système » pour les types de champ « E-mail » ou « E-mail multiple ».
• Valeurs par défaut pour les champs.

Ajouter une entrée de formulaire de données

Les entrées de formulaire de données sont les données qu'un utilisateur peut rechercher et remplir dans un formulaire standard ou personnalisé. Après avoir publié un formulaire de données, Case IQ vous invitera à ajouter des entrées pour le formulaire de données. Vous pouvez également accéder ultérieurement à la page Entrées du formulaire de données en sélectionnant l'option « Entrées du formulaire de données » dans l'onglet Données. Ajoutez une entrée en cliquant sur le bouton Ajouter une entrée de formulaire de données dans la zone « Ajouter une entrée de formulaire de données ? » fenêtre contextuelle ou page Entrées du formulaire de données.

Remplissez le modèle de formulaire de données avec les informations d'une entrée que vous souhaitez que les utilisateurs puissent remplir automatiquement dans un formulaire standard ou personnalisé. Après avoir rempli le formulaire, cliquez sur le bouton Enregistrer ou sur les options du menu de la page « Enregistrer et ajouter nouveau » ou « Enregistrer et copier » pour ajouter rapidement une autre entrée. Voir Entrées du formulaire de données pour connaître les étapes de modification et de suppression des entrées.

Ajouter une section de formulaire de données à un formulaire standard ou personnalisé

Après avoir créé un formulaire de données, vous pouvez l'ajouter sous forme de section à un formulaire standard ou personnalisé, afin que les utilisateurs puissent rechercher des informations et remplir les champs du formulaire de données.

Pour ajouter une section de formulaire de données à un formulaire standard ou personnalisé :

1. Ouvrez un formulaire standard ou personnalisé dans le générateur de formulaires en cliquant sur le formulaire standard ou personnalisé dans la grille Formulaires.
2. Cliquez sur le bouton Modifier du générateur de formulaires.
3. Recherchez « Section du formulaire de données » au bas de la barre latérale Type de champ et faites-la glisser vers la page Générateur de formulaires.
4. Dans la fenêtre contextuelle Nouvelle section du formulaire de données, remplissez les champs suivants :
   1. Légende : saisissez le nom de la section du formulaire de données que vous souhaitez que Case IQ affiche sur le formulaire standard ou personnalisé.
   2. Formulaire de données : choisissez le modèle de formulaire de données que vous souhaitez ajouter au formulaire standard ou personnalisé.
   3. Afficher à l'admission : basculez pour afficher ou masquer la section du formulaire de données lors de l'ajout d'un nouvel enregistrement.
      1. Si vous souhaitez afficher l'un des champs du formulaire de données à l'admission, définissez la section pour qu'elle s'affiche à l'admission. Ensuite, vous pouvez choisir les champs spécifiques que vous souhaitez afficher lors de l'admission en modifiant les propriétés des champs dans la section du formulaire de données.
   4. Afficher sur le portail : activez pour afficher ou masquer les champs de la section du formulaire de données sur le portail externe de votre application. Vous pouvez définir cela indépendamment du modèle de formulaire de données.
      1. Si vous choisissez de masquer un modèle de formulaire de données pour le portail mais d'afficher sa section de formulaire de données sur un formulaire standard pour le portail, les personnes effectuant le signalement du portail verront les champs de la section sur le formulaire de rapport en ligne mais ne pourront pas remplir automatiquement la section. La section du formulaire de données sera modifiable sur le formulaire de rapport en ligne, même si vous la définissez sur « Lecture seule » sur le formulaire standard. Cela signifie qu'une personne effectuant le signalement du portail peut saisir manuellement des données dans les champs de la section du formulaire de données, mais ne verra pas les entrées du formulaire de données.
      2. Si vous souhaitez afficher l'un des champs du formulaire de données sur le portail, définissez la section à afficher sur le portail. Ensuite, vous pouvez choisir les champs spécifiques que vous souhaitez afficher sur le portail en modifiant les propriétés des champs dans la section du formulaire de données.
   5. Afficher sur la hotline : basculez pour afficher ou masquer les champs de la section du formulaire de données sur le formulaire d'admission de la hotline.
      1. Comme pour l'option « Afficher sur le portail », si vous choisissez de masquer un modèle de formulaire de données sur le formulaire d'admission de la hotline mais d'afficher la section du formulaire de données sur la hotline, les agents de la hotline verront la section du formulaire de données sur le formulaire d'admission de la hotline mais ne le seront pas. capable de remplir automatiquement les champs ou de voir les entrées du formulaire de données.
      2. Si vous souhaitez afficher l'un des champs du formulaire de données sur le formulaire d'admission à la hotline, définissez la section pour qu'elle s'affiche sur la hotline. Ensuite, vous pouvez choisir les champs spécifiques que vous souhaitez afficher sur le formulaire d'admission de la hotline en modifiant les propriétés des champs dans la section du formulaire de données.
   6. Texte d'aide : saisissez n'importe quel texte d'orientation pour le formulaire de données. Le texte d'aide s'affichera lorsque l'utilisateur placera son curseur sur une icône de point d'interrogation à côté de la section.
5. Cliquez sur Enregistrer pour créer la section du formulaire de données. Les champs du modèle de formulaire de données que vous avez sélectionné seront ajoutés au formulaire standard ou personnalisé et seront disponibles pour les utilisateurs généraux lorsque vous publierez le formulaire standard ou personnalisé.

Si vous cliquez sur un champ de section de formulaire de données, vous pouvez modifier ses propriétés comme n'importe quel autre champ de formulaire (voir Utiliser le générateur de formulaire : ajouter un champ pour une liste des propriétés de champ). Il y aura 2 propriétés de champ supplémentaires pour les champs du formulaire de données :

• Lecture seule : par défaut, les champs de la section du formulaire de données ne seront pas modifiables, ce qui signifie que le champ peut uniquement être renseigné automatiquement et que les utilisateurs ne peuvent pas modifier la valeur du champ. Si « Lecture seule » est désactivé, les utilisateurs peuvent modifier la valeur du champ de la section du formulaire de données.
• Champ mappé : choisissez le champ du formulaire de données à remplir automatiquement dans le champ de la section. Votre sélection « Champ mappé » indique Case IQ quelles données il doit mettre dans le champ lorsqu'un utilisateur remplit automatiquement la section du formulaire de données.

Le nom ou la légende d'un champ dans la section du formulaire de données n'a pas besoin de correspondre au champ du modèle de formulaire de données auquel il est mappé. La liste déroulante « Champ mappé » répertoriera tous les champs du modèle de formulaire de données avec le même type de données que le champ que vous modifiez. Dans l'exemple ci-dessous, le champ « Prénom » dans la section du formulaire de données est une zone de texte, donc les options de la liste déroulante « Champ mappé » sont les champs de la zone de texte du modèle de formulaire de données. Vous pouvez mapper le même champ de formulaire de données à plusieurs champs dans la section du formulaire de données.

Vous pouvez déplacer un champ dans la section du formulaire de données ou hors de celle-ci en cliquant longuement sur un champ, en déplaçant votre curseur vers un autre emplacement, puis en relâchant votre curseur pour placer le champ. Si vous déplacez un champ de section de formulaire de données hors de la section, sa valeur « Champ mappé » sera supprimée. Vous pouvez également déplacer d'autres champs dans une section de formulaire de données. Case IQ ajoutera la propriété « Mapped Field » pour le champ, mais elle sera vide par défaut.

Définir les autorisations du formulaire de données

Lorsqu'un formulaire de données est activé pour la première fois, le système crée automatiquement des options d'autorisation de rôle d'utilisateur pour le nouveau formulaire de données dans la sous-catégorie Remplir automatiquement l'ACL (voir Liste de contrôle d'accès pour la liste complète). Si vous accordez à un rôle utilisateur des autorisations de remplissage automatique pour le formulaire de données, le rôle d'utilisateur peut voir les entrées du formulaire de données et remplir automatiquement toutes les sections d'un formulaire standard ou personnalisé mappé au formulaire de données. Assurez-vous d'accorder des autorisations de remplissage automatique à tout rôle d'utilisateur pour lequel vous souhaitez pouvoir remplir automatiquement les formulaires.

Cependant, les utilisateurs disposant d'autorisations d'affichage dans votre application interne pour le formulaire standard ou personnalisé auquel la section du formulaire de données a été ajoutée pourront voir les champs de la section du formulaire de données. Par exemple, si le formulaire de données « Manager » a été ajouté en tant que section du formulaire de dossier, tous les utilisateurs autorisés à afficher les dossiers dans l'application interne pourront voir les champs de la section du formulaire de données « Manager ». La section du formulaire de données sera modifiable, même si vous la définissez sur « Lecture seule » sur le formulaire standard ou personnalisé, afin que l'utilisateur puisse saisir manuellement des données dans les champs de la section du formulaire de données mais ne verra pas les entrées du formulaire de données.

Configurer la grille de la section du formulaire de données

Par défaut, la fenêtre contextuelle de recherche de la section du formulaire de données n'affichera aucune entrée tant que vous n'aurez pas sélectionné ses colonnes de grille. Pour définir les colonnes par défaut de la grille :

1. Accédez à la section du formulaire de données sur le formulaire standard ou personnalisé sur lequel il a été ajouté.
2. Cliquez sur Afficher tout ou sur la loupe ( ) bouton.
3. Cliquez sur le bouton Options de la grille ( ).
4. Dans le menu Options, sélectionnez l'option "Configurer les paramètres par défaut".
5. Ajoutez les colonnes que vous souhaitez afficher par défaut dans la fenêtre contextuelle de recherche.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer par défaut.