Si vous disposez des autorisations nécessaires pour consulter les fichiers, vous pouvez accéder aux détails d'un fichier en cliquant sur une ligne d'enregistrement de fichier dans la grille Fichiers (voir la page Grille des fichiers ) ou via un dossier sous l'onglet Fichiers (voir la page d'un dossier ).

Fonctionnalités de la page du fichier

La section suivante décrit les informations courantes figurant sur la page d'un fichier, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous. Selon la configuration de votre application, des champs supplémentaires peuvent apparaître sur les fichiers.

1. Numéro de dossier : le numéro du dossier associé au fichier.
2. Numéro de dossier : lorsque vous ajoutez un fichier, le système génère un numéro pour l’identifier dans le cadre de cette affaire. Par exemple, si vous ajoutez un autre fichier à cette affaire, son numéro sera 2025-002/ 5 .
3. Bouton Partager le fichier : cliquez pour partager le fichier avec une personne ne possédant pas de compte Case IQ via le portail ou un lien sécurisé. Pour en savoir plus sur le partage de fichiers, consultez l’article « Gérer l’accès externe à un fichier » .
4. Bouton Modifier : cliquez sur le bouton Modifier pour modifier les détails du fichier. Pour en savoir plus, consultez la section « Modifier un fichier » de cet article.
5. Bouton Lien : cliquez sur le bouton Lien pour afficher tous les enregistrements liés au fichier. Pour en savoir plus, consultez la section « Lier un fichier » de cet article.
6. Bouton Options : permet d’accéder à des actions supplémentaires sur les fichiers, notamment les options « Afficher la source de l’enregistrement » et « Supprimer » (voir les détails dans les sections « Afficher la source de l’enregistrement » et « Supprimer un fichier » de cet article).
7. Onglets : cliquez sur les onglets suivants sur la page d’un fichier pour afficher des informations spécifiques.
   1. Détails : contient toutes les informations relatives au fichier, y compris ses champs générés par le système, son type et sa pièce jointe.
   2. Accès : gérez les personnes autorisées à accéder au fichier sans compte utilisateur. Pour en savoir plus sur le partage et la modification des droits d’accès, consultez l’article « Gérer l’accès externe à un fichier » .
8. Champs générés par le système : données collectées par le système lors de la soumission du fichier. Ces champs ne peuvent pas être mis à jour.
9. Lien vers le fichier : cliquez sur le lien pour prévisualiser le fichier dans votre navigateur. Consultez la section « Prévisualiser un fichier » de cet article pour plus de détails.
10. Icône de téléchargement : cliquez sur l’icône pour télécharger une copie du fichier sur votre appareil. La taille du fichier est indiquée à côté de l’icône. Consultez la section suivante de cet article, « Télécharger un fichier » , pour plus d’informations.

Télécharger un fichier

Vous pouvez enregistrer un fichier Case IQ sur votre appareil en le téléchargeant. Tous les types de fichiers peuvent être téléchargés, à l'exception des URL.

Vous pouvez télécharger un fichier via :

1. La page Fichiers dans la grille Fichiers. Survolez la cellule la plus à droite d'une ligne pour afficher le bouton « … » ( points de suspension). Cliquez sur ce bouton pour afficher l'option de téléchargement. 
2. Page du fichier. Cliquez sur l'icône de téléchargement. 

Prévisualiser un fichier

Outre le téléchargement, vous pouvez prévisualiser certains types de fichiers directement dans votre navigateur, sans les enregistrer sur votre appareil. Les formats suivants sont compatibles avec la prévisualisation : JPEG, PNG, GIF, BMP et PDF. Les autres formats, tels que .docx ou .txt, ne peuvent pas être prévisualisés ; vous devrez les télécharger pour les ouvrir.

Vous pouvez prévisualiser un fichier à partir de :

1. La page Fichiers dans la grille Fichiers. Survolez la cellule la plus à droite d'une ligne pour afficher le bouton « … » (points de suspension). Cliquez sur ce bouton pour afficher l'aperçu. 
2. Page du fichier. Cliquez sur le lien du fichier. 

Lorsque vous cliquez sur « Aperçu » sur la page Fichiers, vous pouvez prévisualiser d’autres fichiers dans la grille en cliquant sur les boutons fléchés de chaque côté de la page ou en utilisant les touches fléchées gauche et droite de votre clavier.

Si vous tentez de prévisualiser un fichier qui n'est pas un fichier jpeg, png, gif, bmp ou PDF, l'avertissement suivant s'affichera :

Modifier un fichier

Vous pouvez modifier les détails d'un fichier depuis sa page. Si vous disposez des autorisations nécessaires pour modifier les enregistrements du fichier, suivez les étapes ci-dessous pour effectuer les mises à jour :

1. Cliquez sur le bouton Modifier sur la page du fichier.
2. La page du fichier est maintenant en mode édition.
   1. Utilisez les zones de texte, les listes déroulantes, les boutons radio et les autres options de saisie de données pour mettre à jour les informations dans les champs du formulaire de fichier.
      
   2. Pour modifier le fichier joint, cliquez sur l'icône Supprimer dans la zone de téléchargement des pièces jointes, puis faites glisser et déposez un nouveau fichier depuis votre appareil.
3. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur le bouton Enregistrer .

Accès aux fichiers par l'IA de Grant Case IQ

Lier un fichier

Vous pouvez lier un fichier à un autre enregistrement, tel qu'une partie, une note ou une tâche, pour la même affaire afin d'établir un lien. Par exemple, vous pouvez lier un fichier à une partie pour indiquer que celle-ci a fourni le fichier pour l'enquête. Vous pouvez lier un fichier à un autre enregistrement depuis sa page en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le lien (  ) bouton sur la page du fichier.
2. Dans la fenêtre contextuelle « Afficher tous les enregistrements liés », cliquez sur le bouton Lier les enregistrements .
3. Sélectionnez un « Type de lien d'enregistrement » pour le lien. Le type de lien indique la nature de la relation entre les enregistrements.
   1. Les administrateurs peuvent configurer les types de liens d'enregistrement disponibles dans les Paramètres ; consultez la section Ajouter, modifier et supprimer des types de liens d'enregistrement pour plus de détails.
4. Dans le tableau, vous verrez tous les enregistrements du dossier auxquels vous avez accès. Sélectionnez un ou plusieurs enregistrements à lier au fichier. Vous pouvez lier jusqu'à 50 enregistrements simultanément.
5. Une fois que vous avez terminé de choisir le type de lien d'enregistrement et les enregistrements, cliquez sur le bouton Lier les enregistrements .
6. Le système créera les liens en arrière-plan. Une fois créés, les liens que vous avez ajoutés s'afficheront sur la page du fichier, la page de l'autre enregistrement et la page du dossier, sous l'onglet Liens.

Consultez la section « Lier les enregistrements d'une affaire » pour plus de détails sur la modification et la suppression des liens entre les enregistrements.

Supprimer un fichier

Si vous devez supprimer définitivement un fichier, vous pouvez le supprimer depuis la page du fichier. Cliquez sur Options (  ) bouton, puis sélectionnez « Supprimer ».

Autoriser un rapporteur du portail à consulter un fichier

Si le dossier est externe et que vous disposez des autorisations nécessaires, vous pouvez autoriser la personne qui l'a signalé à y accéder. Cela signifie que cette personne peut se connecter au portail de votre application et consulter le dossier relatif à l'incident qu'elle a signalé. Pour définir un fichier comme externe, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton Modifier sur la page du fichier.
2. Cochez la case « Autoriser l’accès du journaliste ».
3. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur le bouton Enregistrer .

Afficher la source de l'enregistrement

L'option « Afficher la source de l'enregistrement » permet de surveiller ou de dépanner les migrations ou intégrations de données de votre application. Elle ouvre la fenêtre contextuelle « Détails de la source de l'enregistrement  » , vous permettant de vérifier les valeurs des champs système lors de la création du fichier. Si le fichier a été créé par une intégration ou une importation de données, les champs « Tâche source » et « Données source » s'affichent également dans cette fenêtre. La section « Données source » indique la ligne du fichier d'importation utilisée par le système pour créer le fichier. En cliquant sur le lien du champ « Tâche source », vous pouvez consulter le journal d'intégration enregistré par le système lors du traitement de ce fichier d'importation.