Si une boîte de réception de dossier a été configurée par votre administrateur système (voir Règles de courrier électronique), vous pouvez envoyer un e-mail directement à un dossier en utilisant une adresse spécifique. L'e-mail sera annexé au dossier dans l'onglet E-mails. Vous aurez besoin de connaître l'adresse e-mail de la boîte de réception du système avant de pouvoir envoyer un e-mail à un dossier. Contactez votre administrateur système pour obtenir l'adresse e-mail de la boîte de réception du système.

Pour vous montrer comment envoyer des e-mails à des dossiers, un exemple de règle de boîte de réception de dossier a été créé avec l'adresse e-mail caseinbox@sample.caseiq.com. Ensuite, un e-mail a été envoyé à l'adresse e-mail d'exemple en suivant les étapes suivantes :

1. Rédigez un e-mail dans votre client de messagerie (par exemple Microsoft Outlook, Gmail, etc.).
2. Saisissez l'adresse e-mail de l'adresse de réception du système fournie par votre administrateur système comme destinataire. Dans cet exemple, l'e-mail a été envoyé à caseinbox@sample.caseiq.com (étiqueté 2 dans la capture d'écran ci-dessous).
3. Entrez le numéro d'un dossier existant au début de la ligne d'objet. Le système lira tous les caractères avant un espace dans la ligne d'objet de l'e-mail comme numéro de dossier.
   1. La ligne d'objet de l'e-mail dans l'exemple est « 2023-002 Allégation de harcèlement », ce qui signifie que l'application recherchera un dossier existant avec l'ID de dossier 2023-002 (étiqueté 3 dans la capture d'écran ci-dessous).
   2. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires dans la ligne d'objet après le numéro de dossier.
4. Tapez un message dans le corps de l'e-mail. Ce contenu apparaîtra dans l’enregistrement de courrier électronique joint au dossier.
5. Envoyez l'e-mail.

Après l'envoi de l'e-mail, il sera ajouté en tant qu'enregistrement enfant du dossier (2023-002 dans cet exemple), ce qui signifie que les utilisateurs peuvent consulter l'e-mail dans l'application sous le sous-onglet E-mails de la page du dossier. Vous pouvez cliquer sur la ligne d'e-mail pour afficher une vue détaillée, dans laquelle vous pouvez répondre ou transférer l'e-mail comme n'importe quel autre enregistrement d'e-mail Case IQ.

Si le système n'est pas en mesure d'analyser le numéro de dossier d'un e-mail envoyé à l'adresse de la boîte de réception du système, l'e-mail sera affiché sur la page Courrier entrant où les administrateurs système peuvent le marquer manuellement (voir Règles de courrier électronique).