Activez et configurez une intégration SFTP (Secure File Transfer Protocol) pour votre application Case IQ sur la page Importation de données sous l'onglet Système dans Paramètres. Avec une intégration SFTP, les administrateurs peuvent importer des données à partir d'une autre application (comme le système d'information des ressources humaines de l'organisation) ou d'un système de gestion de cas hérité pour renseigner les profils, les entrées de formulaire de données, les cas, les parties et les profils utilisateur dans Case IQ .

Cet article décrit les étapes à suivre pour activer une intégration SFTP en ajoutant une importation de données pour tout type d'enregistrement, à l'exception des pièces jointes. Pour plus d'informations sur l'importation de pièces jointes dans Case IQ , consultez Importer des pièces jointes en masse . Si vous avez déjà configuré une importation de données et que vous souhaitez planifier le processus, consultez la section Planifier une importation de données de cet article.

Format du fichier de données

Les fichiers de données téléchargés sur le serveur SFTP de Case IQ doivent répondre aux exigences suivantes :

• Toutes les données d'une importation doivent être incluses dans un fichier de données. Pour une importation de données SFTP récurrente, vous pouvez télécharger un nouveau fichier de données pour chaque importation planifiée.
• Les fichiers de données doivent être au format .csv, .txt ou .xlsx.
  • Nous utilisons les normes RFC 4180 pour les fichiers .csv, que vous pouvez consulter dans le mémo Format commun et type MIME pour les fichiers à valeurs séparées par des virgules (CSV) .
  • Le système ne peut importer des données que d'une seule feuille de calcul à la fois dans un fichier .xlsx. Lors de l'exécution d'une importation, le système recherchera une feuille de calcul dont le nom inclut l'entité d'importation des données. Par exemple, si vous importez des cas, il recherchera une feuille de calcul nommée « cas ». S'il ne trouve pas une telle feuille de calcul, il importera la première feuille de calcul du fichier .xlsx.
• Vous pouvez importer un maximum de 500 000 enregistrements par importation.
• La taille maximale du fichier est de 200 Mo.
• Vous ne pouvez importer des données que dans un seul type d'enregistrement à la fois. Consultez la section Migration d'un système existant vers Case IQ de cet article pour plus de détails sur l'importation de plusieurs types d'enregistrement dans votre système.
• Les données de chaque enregistrement doivent figurer sur une ligne du fichier de données, ce qui signifie qu'il doit y avoir un cas, un profil, une entrée de formulaire de données, etc. par ligne. De même, un champ par colonne.
• Ajoutez des guillemets doubles (") autour des valeurs de texte avec des virgules (,), par exemple « John, un témoin, a parlé au sujet de l'incident ».
• Ajoutez des guillemets doubles (") autour des données du tableau. Pour séparer chaque élément, utilisez l'un des délimiteurs suivants : virgules (,), sauts de ligne (\n), tabulations (\t). Par exemple, une liste d'e-mails utilisant des sauts de ligne ressemblerait à ceci :
  "maria@email.com
  rashid@email.com
  john@email.com"
• Aucun autre caractère spécial ne nécessite de guillemets doubles, tels que les apostrophes (' et "), les esperluettes (&), les tirets (-), les signes dièse (#) et les barres obliques (/ et \).
• Lors de l'importation de cas, vous pouvez définir certains champs de flux de travail pour chaque cas importé, y compris le statut du flux de travail.
  • Chaque champ de workflow que vous souhaitez définir doit avoir une colonne distincte dans votre fichier de données. Par exemple, si vous avez trois workflows dans l'application et que vous souhaitez définir un statut pour chacun d'eux, il doit y avoir trois colonnes pour les statuts de workflow dans votre fichier de données.
  • Assurez-vous que le flux de travail est actif avant d'exécuter l'importation des données de cas. Pour plus d'informations sur l'activation des flux de travail, consultez Modifier, activer, désactiver ou supprimer un flux de travail .
• Le formatage HTML de base est pris en charge pour les e-mails migrés. Cela inclut les en-têtes, les tableaux de base, les caractères gras, les italiques et les listes à puces. Un format HTML plus complexe peut ne pas s'afficher comme prévu lors de l'affichage des e-mails migrés dans Case IQ .
• Les noms de fichiers de données doivent commencer par le « Préfixe de nom de fichier unique » défini dans l'action de règle d'importation de données SFTP (voir la section Planifier une importation de données ).

Migration d'un système existant vers Case IQ

Bienvenue dans Case IQ ! Si vous migrez votre ancien système de gestion de dossiers vers votre nouvelle application Case IQ , assurez-vous de :

1. Créez une importation de données pour chaque type d’enregistrement vers lequel vous souhaitez migrer des données (consultez la section Ajouter une importation de données pour plus de détails).
2. Exécutez les importations de données (voir la section Importer un fichier de données pour plus de détails) dans l'ordre suivant :
   1. Profils d'utilisateurs .
   2. Cas.
   3. Profils.
   4. Enregistrements enfants (e-mails, fichiers, notes, parties, tâches à faire et tout type de formulaire personnalisé dans votre application) et formulaires de données.

Par exemple, supposons que vous souhaitiez migrer des données vers des dossiers, des utilisateurs et des parties Case IQ . Vous devez créer trois importations de données, une pour chaque dossier, une pour chaque utilisateur et une pour chaque partie. Cela vous permet de configurer les paramètres de chaque importation séparément. Après avoir ajouté toutes les importations de données :

1. Tout d’abord, exécutez l’importation des données des utilisateurs.
2. Une fois que le système a importé toutes les données du profil utilisateur, exécutez l’importation des données du cas.
3. Enfin, importez les données du groupe pour terminer votre migration.

Cet ordre permet au système de créer correctement des connexions entre les enregistrements de votre application Case IQ . Par exemple, les dossiers dans Case IQ contiennent des champs utilisateur, tels que « Propriétaire du dossier » ou « Créé par », qui font référence aux utilisateurs de votre système.

Ajouter une importation de données

Cliquez sur le bouton Ajouter une importation de données sur la page Importation de données pour commencer à configurer les paramètres de votre migration de données. Le formulaire Nouvelle importation de données comprend plusieurs sections, ce qui vous permet de configurer chaque aspect de votre importation de données et de vous assurer que le système traite correctement vos données : Configurer l'importation, Identifier la relation et Mapper les champs. « Identifier la relation » s'applique uniquement lors de l'ajout d'une importation de données pour les e-mails, les notes, les fêtes, les tâches à effectuer ou tout type de formulaire personnalisé. Voir les détails sur chacun d'eux dans les sections ci-dessous.

Après avoir complété les sections Configurer l'importation et Mapper les champs, ainsi que la section Identifier la relation si nécessaire, cliquez sur le bouton Enregistrer du formulaire Nouvelle importation de données. Vous avez maintenant terminé de configurer les paramètres de votre importation de données.

Modifier une importation de données

Vous pouvez mettre à jour une importation de données à partir de la page d'importation de données :

1. Cliquez sur le bouton Modifier .
2. La page d'importation des données est désormais en mode édition. Vous pouvez désormais mettre à jour les paramètres d'importation des données et le mappage des champs.
3. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer .

Télécharger un exemple de fichier de données

Après avoir enregistré une importation de données, vous pouvez télécharger un fichier de tous les champs sources décrits dans la section de mappage de champs de l'importation de données. L'exemple de fichier d'en-tête sert de modèle pour préparer vos données. Les fichiers de données que vous téléchargerez sur le serveur SFTP de Case IQ doivent inclure les en-têtes de colonne dans l'exemple de fichier d'en-tête. Pour télécharger des exemples d'en-têtes :

1. Cliquez sur les options (  ) sur la page d'importation de données.
2. Sélectionnez l'option « Télécharger des exemples d'en-têtes ».
3. Votre navigateur téléchargera le fichier .csv des en-têtes de colonnes.

Valider un fichier de données

Après avoir ajouté une importation de données, vous pouvez tester un fichier de données pour confirmer qu'il est au bon format et que ses données peuvent être correctement importées. Tout d'abord, le système exécutera une validation de haut niveau pour confirmer que le fichier de données utilise le format de fichier et le délimiteur définis pour l' importation de données . Après avoir réussi les tests initiaux, le système exécutera une validation au niveau des lignes sur les données. Pour exécuter la validation sur un fichier de données :

1. Cliquez sur les options (  ) sur la page d'importation de données.
2. Sélectionnez l'option « Valider un fichier de données ».
3. Téléchargez votre fichier de données dans la fenêtre contextuelle « Valider un fichier de données » dans la zone « Télécharger le fichier ». Le système exécutera une validation de haut niveau pour confirmer que le fichier de données :
   1. Se trouve dans le format de fichier défini pour l'importation des données.
   2. Utilise le délimiteur défini pour l'importation des données.
   3. Contient les en-têtes de colonnes.
   4. A un nombre cohérent de délimiteurs pour chaque ligne.
4. En cas de problème avec le format du fichier de données, le système répertorie la première erreur détectée. Vous pouvez corriger l'erreur dans le fichier de données et le télécharger à nouveau dans la fenêtre contextuelle.
5. Le système confirmera lorsque le fichier de données aura passé la validation de haut niveau. Cliquez ensuite sur le bouton Valider les lignes dans la fenêtre contextuelle et le système exécutera une validation supplémentaire en arrière-plan pour vérifier que chaque ligne possède un identifiant unique et le type de données correct pour chaque colonne. Vous pouvez quitter la page d'importation de données pendant que le système exécute la validation.
6. Lorsque le système a terminé de valider les données, vous recevrez une notification pour confirmer si le fichier de données peut être utilisé pour importer des données.
   1. Si la validation a réussi, vous pouvez cliquer sur le bouton Accéder aux importations de données dans la notification « Validation du fichier de données réussie » pour commencer à importer les données que vous venez de tester.
   2. Si le système a détecté des erreurs dans le fichier de données, vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le journal d'intégration dans la notification « Échec de la validation du fichier de données » pour voir les lignes dans lesquelles les erreurs se sont produites.

Importer un fichier de données

À partir de la page d'importation de données, vous pouvez télécharger et importer un fichier de données de votre système source dans votre application Case IQ . Le système commencera immédiatement à traiter le fichier de données en utilisant les paramètres d'importation de données. Si vous souhaitez planifier une importation de données récurrente à une fréquence définie, consultez la section Planifier une importation de données de cet article.

Pour exécuter une importation unique d’un fichier de données :

1. Cliquez sur les options (  ) sur la page d'importation de données.
2. Sélectionnez l'option « Importer des données ».
3. La fenêtre contextuelle « Importer des données » s'affiche. Si vous avez déjà validé un fichier de données, cliquez sur Importer des données.
   1. Si vous n'avez pas encore validé un fichier de données, vous pouvez télécharger votre fichier de données dans la case « Télécharger le fichier » de la fenêtre contextuelle « Importer les données ». Le système exécutera une validation de haut niveau pour confirmer que le fichier de données contient des en-têtes de colonne et un nombre cohérent de délimiteurs pour chaque ligne.
   2. En cas de problème avec le format du fichier de données, le système répertorie la première erreur détectée. Vous pouvez corriger l'erreur dans le fichier de données et le télécharger à nouveau dans la fenêtre contextuelle.
   3. Lorsque le système confirme que le fichier de données est au bon format, vous pouvez cliquer sur le bouton Importer les données pour continuer.
4. Le système commencera à importer les données en arrière-plan. Vous pouvez quitter la page d'importation des données pendant que le système traite le fichier. Le système enverra une notification aux « Destinataires de la notification d'erreur » de l'importation des données une fois l'importation terminée. Dans la notification « Importation des données terminée », vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le journal d' intégration pour voir les journaux de processus et rechercher d'éventuelles erreurs.

Planifier une importation de données

Après avoir configuré votre importation de données, vous pouvez planifier le moment où le système l'exécutera en ajoutant une « règle ». Dans Case IQ , les règles sont configurées par les administrateurs système pour exécuter automatiquement les tâches. Vous pouvez ajouter une règle « Planifier le processus » pour définir le moment où le système exécutera votre importation de données. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une règle « Planifier le processus » et une action « Importation de données SFTP ». Vous pouvez voir les détails sur d'autres types de règles dans Ajouter une règle .

1. Dans Paramètres, accédez à la page Règles sous l’onglet Workflow.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter une règle .
3. Le formulaire Nouvelle règle sera chargé. Dans le champ « Nom », saisissez un nom descriptif pour votre règle.
4. Dans le champ « Type de règle », sélectionnez « Planifier le processus ».
5. Les champs « Fréquence » et « Heure de déclenchement » s'afficheront désormais pour que vous puissiez les remplir.
   1. Fréquence : choisissez la fréquence à laquelle le système doit exécuter l'importation des données. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : trimestriel calendaire, quotidien, quotidien (semaine de travail), trimestriel fiscal, hebdomadaire et mensuel.
      1. Si vous sélectionnez « Quotidiennement (semaine de travail) », le processus sera déclenché chaque lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi.
      2. Si vous choisissez « Hebdomadaire » ou « Mensuel », un champ « Jours de la semaine » ou « Jours du mois » s'affiche pour vous permettre de choisir les jours de la semaine ou du mois où exécuter le processus. Le champ « Jours du mois » comporte une option « Dernier jour calendaire du mois » à la fin de la liste. Vous pouvez sélectionner plusieurs jours.
      3. « Trimestriel calendaire » et « Trimestriel fiscal » programmeront le processus à 00:00:00:000 le premier jour du trimestre suivant. Les trimestres fiscaux sont basés sur le paramètre « fiscalYearStartMonth » sur la page Options, voir Mettre à jour les options d'application .
   2. Heure de déclenchement : définissez l'heure à laquelle le système doit exécuter le processus. Le système peut ne pas utiliser le même fuseau horaire que vous. Passez votre curseur sur l'icône en forme de point d'interrogation à côté du champ pour voir le fuseau horaire du système.
6. Cliquez sur le bouton « + » dans la section Actions et sélectionnez « Ajouter une importation de données SFTP ».
7. Les champs suivants s'afficheront dans le formulaire d'importation de nouvelles données SFTP et vous devrez les remplir :
   1. Importation de données : sélectionnez l'importation de données que vous souhaitez planifier. Vous ne pouvez sélectionner que les importations de données qui ont déjà été ajoutées à votre application.
   2. Conserver les fichiers sources : choisissez si le système doit conserver les fichiers de données que vous téléchargez sur le serveur SFTP de Case IQ . Vos fichiers de données peuvent être traités à nouveau s'ils restent.
   3. Valider uniquement : choisissez si le système doit uniquement valider le fichier de données. Si vous cochez cette option, le système exécutera la validation sur le fichier de données que vous téléchargez sur le SFTP de Case IQ lorsque la règle est déclenchée, mais il n'ajoutera ni ne mettra à jour les enregistrements dans Case IQ .
   4. Préfixe de nom de fichier unique : saisissez un ensemble unique de caractères minuscules que vous ajouterez au début des noms de fichiers de données pour cette importation. Case IQ utilise ce préfixe de nom de fichier unique pour identifier les fichiers à importer dans votre application lorsque cette règle est déclenchée.
      1. Par exemple, si vous importez des informations sur le personnel de votre organisation dans des profils Case IQ , vous pouvez utiliser « personnel », « employés » ou « sous-traitants » comme préfixe de nom de fichier unique. N'incluez pas d'espaces ni de caractères spéciaux et assurez-vous que tous les caractères sont en minuscules.
8. Lorsque vous remplissez le champ de préfixe de nom de fichier unique, Case IQ indique à quoi doivent ressembler les noms de vos fichiers de données en suivant nos conventions de dénomination de fichiers dans le champ « Aperçu du nom du fichier de données », c'est-à-dire « [préfixe de nom de fichier unique]_{arbitraryId}.csv ».
   1. Assurez-vous que les fichiers de données exportés par votre système source sont nommés selon ce format. Tous les noms de fichiers de données doivent commencer par le préfixe de nom de fichier unique pour l'importation suivi d'un trait de soulignement. Par exemple, si le préfixe de nom de fichier unique est « employés », vos noms de fichiers de données doivent commencer par « employés_ ».
   2. Tout texte suivant « [préfixe de nom de fichier unique]_ » dans un nom de fichier de données est appelé « ID arbitraire ». Case IQ n'utilisera pas l'ID arbitraire pour identifier les fichiers de données, vous pouvez donc inclure n'importe quel texte comme ID arbitraire.
   3. Chaque fichier de données pour l'importation de données peut avoir un ID arbitraire différent. Les ID arbitraires peuvent être utiles aux utilisateurs pour identifier différents fichiers de données dans une importation de données récurrente. Par exemple, l'ID arbitraire peut être un horodatage lorsque le fichier de données a été exporté par votre système source.
9. Après avoir noté l'aperçu du nom du fichier de données, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le formulaire Nouvelle importation de données SFTP.
10. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour le formulaire Nouvelle règle. Vous avez maintenant planifié votre importation de données.

Supprimer une importation de données

Si vous devez supprimer définitivement une importation de données, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le bouton Supprimer sur la page d'importation de données. Si vous avez ajouté une règle « Planifier le processus » et une action « Importation de données SFTP » pour cette importation de données, le système ne pourra pas exécuter l'importation de données lorsqu'elle est planifiée. Vous pouvez modifier la règle « Planifier le processus » pour modifier l'importation de données.

Formats de données de type de champ

Chaque type de champ d'enregistrement ne peut accepter que certains types de données. Par exemple, les zones de texte, les zones de texte et les listes de sélection peuvent contenir des chaînes de texte, telles que des noms et des descriptions. Si vous avez importé du texte dans un champ d'entier, de nombre ou de devise, le texte ne peut pas s'afficher correctement dans Case IQ . De même, si vous importez des données numériques dans une zone de texte, une zone de texte et un champ de liste de sélection, Case IQ traitera les données numériques comme du texte, de sorte que vous ne pourrez pas utiliser ces données pour exécuter des calculs dans l'application.

Nous vous recommandons de réfléchir à la manière dont votre organisation prévoit d'utiliser les données que vous souhaitez importer. Le type d'un champ indique le type de données que le champ peut accepter. Vous pouvez vérifier le type d'un champ dans le dictionnaire de données, sous l'onglet Système. Le clip vidéo ci-dessous montre comment générer un fichier de dictionnaire de données pour le formulaire de profil, et vous pouvez voir les étapes détaillées dans l'article Générer un fichier de dictionnaire de données . Nous avons également répertorié les types de champs pour les champs de profil standard dans la section suivante, Types de champs de profil statiques .

Une fois que vous avez déterminé le type de chaque champ, vous pouvez vous référer au tableau suivant pour vérifier les données que chaque type de champ peut accepter ainsi que d'autres exigences.

Types de champs de profil statique

Consultez les données contenues dans chaque champ de profil statique dans le graphique ci-dessous.