Activez et configurez une intégration SFTP (Secure File Transfer Protocol) pour votre application Case IQ sur la page Importation de données sous l'onglet Système dans Paramètres. Avec une intégration SFTP, les administrateurs peuvent importer des données à partir d'une autre application (comme le système d'information des ressources humaines de l'organisation) pour renseigner des profils ou des entrées de formulaire de données dans Case IQ . Cet article décrit les étapes à suivre pour activer une intégration SFTP en ajoutant une importation de données. Si vous avez déjà configuré une importation de données et que vous souhaitez planifier le processus, consultez la section Planifier une importation de données de cet article.

Format du fichier de données

Les fichiers de données téléchargés sur le serveur SFTP de Case IQ doivent répondre aux exigences suivantes :

• Toutes les données d'une importation doivent être incluses dans un seul fichier de données.
  • Pour une importation de données SFTP récurrente, vous pouvez télécharger un nouveau fichier de données pour chaque importation planifiée.
  • Vous pouvez importer un maximum de 25 000 enregistrements par importation.
• Les données de chaque enregistrement doivent figurer sur une ligne du fichier de données, ce qui signifie qu'il doit y avoir une entrée de profil ou de formulaire de données par ligne . De même, un champ de profil ou de formulaire de données par colonne .
• Les fichiers de données doivent être au format . csv . Nous utilisons les normes RFC 4180 pour les fichiers . csv , que vous pouvez consulter dans le mémo Format commun et type MIME pour les fichiers à valeurs séparées par des virgules ( CSV ) .
• Ajoutez des guillemets doubles (") autour des valeurs de texte avec des virgules (,), par exemple “Jean, un témoin, a parlé au sujet de l'incident”.
  • Aucun autre caractère spécial ne nécessite de guillemets doubles, comme les apostrophes (' et « ), les esperluettes (&), les tirets (-), les signes numériques (#) et les barres obliques (/ et \).
• Les noms de fichiers de données doivent commencer par le « Préfixe de nom de fichier unique » défini dans l' action de règle d'importation de données SFTP (voir la section Planifier une importation de données ).
• La taille maximale du fichier est de 15 Mo.

Ajouter une importation de données

Pour ajouter une importation de données, cliquez sur le bouton Ajouter une importation de données sur la page Importation de données. Le formulaire Nouvelle importation de données comprend plusieurs sections à remplir. Tout d'abord, remplissez les champs suivants dans la section Paramètres d'importation de données :

• Nom : saisissez un nom pour faire référence à l'importation de données.
• Importer une entité : choisissez l'entité Case IQ dans laquelle vous souhaitez importer les données. Choisissez « Profil » si vous souhaitez importer des données dans des profils Case IQ ou sélectionnez « Formulaires de données » pour importer des données dans des entrées de formulaire de données.
• Méthode de mise à jour : choisissez la manière dont le système importera les données dans votre application. Le système utilisera l'identifiant unique que vous avez défini dans la section Mappage de champs, comme un identifiant d'employé ou une adresse e-mail, pour faire correspondre les lignes du fichier de données avec les enregistrements de Case IQ . Une ligne du fichier de données et un profil ou un formulaire de données Case IQ avec la même valeur dans le champ d'identifiant unique seront considérés comme le même enregistrement . Sélectionnez l'une des options suivantes :
  • Remplacer tous les enregistrements existants : le système supprimera tous les profils ou toutes les entrées du formulaire de données actuellement dans l'application, puis ajoutera tous les enregistrements du fichier de données dans Case IQ.
  • Mettre à jour les enregistrements existants et insérer de nouveaux enregistrements : le système mettra à jour les enregistrements avec un identifiant unique correspondant dans le fichier de données. Ensuite, il ajoutera un enregistrement pour toutes les lignes du fichier de données qui n'ont pas d'identifiant unique correspondant dans Case IQ .
  • Insérer uniquement de nouveaux enregistrements : le système ajoutera un enregistrement pour toutes les lignes du fichier de données qui n'ont pas d'identifiant unique correspondant dans Case IQ . Il ne mettra à jour aucun profil ou formulaire de données existant dans Case IQ .
• Destinataires des notifications d'erreur : saisissez une adresse e-mail pour recevoir des notifications d'erreur si le système ne peut pas traiter une importation.

Ensuite, vous pouvez indiquer au système quelles données renseigner dans les champs de profil ou de formulaire de données en remplissant la section Mappage de champs.

1. Cliquez sur le bouton « + Mappage de champs ».
2. Recherchez et sélectionnez un champ de profil ou de formulaire de données dans la liste déroulante « Champ cible », en fonction de l'entité dans laquelle vous souhaitez importer des données. Vous pouvez sélectionner n'importe quel champ de profil ou de formulaire de données Case IQ dynamique ou statique comme champ cible. Vous ne pouvez mapper qu'une seule colonne de fichier de données à un champ.
3. Lorsque vous sélectionnez un champ cible, le champ « En-tête de colonne du fichier de données » est automatiquement renseigné avec la « Légende » du champ cible comme espace réservé. Vous pouvez modifier l'« En-tête de colonne du fichier de données » pour qu'il corresponde à l'en-tête de colonne de vos fichiers de données. Assurez-vous que les données importées correspondent au format et aux exigences du champ de profil ou de formulaire de données. 
   1. Pour plus de détails, consultez la section Formats de données de type de champ de cet article.
4. Sélectionnez si le champ est obligatoire pour un enregistrement . Si une ligne du fichier de données ne contient pas de valeur pour un champ que vous avez défini comme obligatoire, le système n'ajoutera pas d' enregistrement ou ne mettra pas à jour un enregistrement existant pour la ligne.
5. Cliquez sur les options () pour la ligne. Vous pouvez définir une ligne comme identifiant unique en sélectionnant l'option « Définir comme identifiant unique ».
   1. Chaque profil ou formulaire de données doit avoir une valeur différente pour son identifiant unique, comme une adresse e-mail ou un identifiant d'employé.
   2. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul identifiant unique pour une importation de données.
   3. L'identifiant unique fait office d'ID de chaque enregistrement . Il indique à Case IQ comment identifier un profil unique ou un enregistrement de formulaire de données. Lors d'une importation, le système recherchera les lignes du fichier de données et les enregistrements Case IQ avec le même identifiant unique. Les lignes et les profils ou formulaires de données avec le même identifiant unique sont considérés comme le même profil ou formulaire de données.
6. Continuez à mapper davantage de champs dans votre fichier de données en cliquant sur le bouton « + Mappage de champs ». Vous pouvez mapper jusqu'à 40 champs par importation de données.
7. Une fois les champs mappés, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer votre importation de données.

Après avoir rempli les sections Paramètres d’importation de données et Mappage de champs, cliquez sur le bouton Enregistrer .

Modifier une importation de données

Vous pouvez mettre à jour une importation de données à tout moment depuis la page d' importation de données :

1. Cliquez sur le bouton Modifier .
2. La page d'importation des données est désormais en mode édition. Vous pouvez désormais mettre à jour les paramètres d'importation des données et le mappage des champs.
3. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer .

Télécharger un exemple de fichier de données

Après avoir enregistré une importation de données, vous pouvez télécharger un fichier de tous les champs « En-tête de colonne du fichier de données » décrits dans la section de mappage des champs de l'importation de données. Les fichiers de données que vous téléchargerez sur le serveur SFTP de Case IQ doivent inclure les en-têtes de colonne dans l'exemple de fichier d'en-tête. Pour télécharger des exemples d'en-têtes :

1. Cliquez sur les options (  ) sur la page d'importation de données.
2. Sélectionnez l'option « Télécharger des exemples d'en-têtes ».
3. Votre navigateur téléchargera le fichier . csv des en-têtes de colonnes.

Valider un fichier de données

Après avoir ajouté une importation de données, vous pouvez tester un fichier de données pour confirmer qu'il est au bon format et que ses données peuvent être correctement importées. Tout d'abord, le système exécutera une validation . csv de haut niveau, conformément aux normes RFC 4180, que vous pouvez voir dans le mémo Format commun et type MIME pour les fichiers de valeurs séparées par des virgules ( CSV ) . Après avoir réussi les tests initiaux, le système exécutera une validation au niveau des lignes sur les données. Pour exécuter la validation sur un fichier de données :

1. Cliquez sur les options (  ) sur la page d'importation de données.
2. Sélectionnez l'option « Valider un fichier de données ».
3. Téléchargez votre fichier de données dans la fenêtre contextuelle « Valider un fichier de données » dans la zone « Télécharger le fichier ».
4. Le système exécutera une validation de haut niveau pour confirmer que le fichier de données contient des en-têtes de colonne et un nombre cohérent de délimiteurs pour chaque ligne.
   1. En cas de problème avec le format du fichier de données, le système répertorie la première erreur détectée. Vous pouvez corriger l'erreur et télécharger à nouveau le fichier de données dans la fenêtre contextuelle.
5. Le système confirmera lorsque le fichier de données sera au bon format. Dans la fenêtre contextuelle « Valider les lignes », vous pouvez vérifier que chaque ligne possède un identifiant unique et le type de données correct pour chaque colonne. Cliquez sur Valider les ligneset le système validera les données en arrière-plan.
   1. Vous pouvez quitter la page d’importation de données pendant que le système exécute la validation.
6. Lorsque le système a terminé de valider les données, vous recevrez une notification pour confirmer si le fichier de données peut être utilisé pour importer des données.
   1. Si la validation a réussi, vous pouvez cliquer sur le bouton Accéder aux importations de données dans la notification « Validation du fichier de données réussie » pour commencer à importer les données que vous venez de tester.
   2. Si le système a détecté des erreurs dans le fichier de données, vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le journal d'intégration dans la notification « Échec de la validation du fichier de données » pour voir les lignes dans lesquelles les erreurs se sont produites.

Importer un fichier de données

À partir de la page d'importation de données, vous pouvez télécharger et importer un fichier de données. Le système commencera immédiatement à traiter le fichier de données en utilisant les paramètres d'importation de données. Si vous souhaitez planifier une importation de données récurrente à une fréquence définie, consultez la section Planifier une importation de données de cet article. Pour importer un fichier de données :

1. Cliquez sur les options (  ) sur la page d'importation de données.
2. Sélectionnez l'option « Importer des données ».
3. La fenêtre contextuelle « Importer des données » s'affiche. Si vous avez déjà validé un fichier de données, cliquez sur Importer des données.
   1. Si vous n'avez pas encore validé un fichier de données, vous pouvez télécharger votre fichier de données dans la case « Télécharger le fichier » de la fenêtre contextuelle « Importer les données ». Le système exécutera une validation de haut niveau pour confirmer que le fichier de données contient des en-têtes de colonne et un nombre cohérent de délimiteurs pour chaque ligne.
   2. En cas de problème avec le format du fichier de données, le système répertorie la première erreur détectée. Vous pouvez corriger l'erreur et télécharger à nouveau le fichier de données dans la fenêtre contextuelle.
   3. Lorsque le système confirme que le fichier de données est au bon format, vous pouvez cliquer sur le bouton Importer les données pour continuer.
4. Le système commencera à importer les données en arrière-plan. Vous pouvez quitter la page d'importation des données pendant que le système traite le fichier. Le système enverra une notification aux « Destinataires de la notification d'erreur » de l'importation des données une fois l'importation terminée. Dans la notification « Importation des données terminée », vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le journal d'intégration pour voir les journaux de processus et rechercher d'éventuelles erreurs.

Supprimer une importation de données

Si vous devez supprimer définitivement une importation de données, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le bouton Supprimer sur la page d'importation de données. Si vous avez ajouté une règle « Planifier le processus » et une action « Importation de données SFTP » pour cette importation de données, le système ne pourra pas exécuter l'importation de données lorsqu'elle est planifiée. Vous pouvez modifier la règle « Planifier le processus » pour modifier l'importation de données.

Planifier une importation de données

Après avoir configuré votre importation de données, vous pouvez planifier le moment où le système l'exécutera en ajoutant une « règle ». Dans Case IQ , les règles sont configurées par les administrateurs système pour exécuter automatiquement les tâches. Vous pouvez ajouter une règle « Planifier le processus » pour définir le moment où le système exécutera votre importation de données. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une règle « Planifier le processus » et une action « Importation de données SFTP ». Vous pouvez voir les détails sur d'autres types de règles dans Ajouter une règle .

1. Dans Paramètres, accédez à la page Règles sous l’onglet Workflow .
2. Cliquez sur le bouton Ajouter une règle .
3. Le formulaire Nouvelle règle sera chargé. Dans le champ « Nom », saisissez un nom descriptif pour votre règle.
4. Dans le champ « Type de règle », sélectionnez « Planifier le processus ».
5. Les champs « Fréquence » et « Heure de déclenchement » s'afficheront désormais pour que vous puissiez les remplir.
   1. Fréquence : choisissez la fréquence à laquelle le système doit exécuter l'importation des données. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : trimestriel calendaire, quotidien, quotidien (semaine de travail), trimestriel fiscal, hebdomadaire et mensuel.
      1. Si vous sélectionnez « Quotidiennement (semaine de travail) », le processus sera déclenché chaque lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi.
      2. Si vous choisissez « Hebdomadaire » ou « Mensuel », un champ « Jours de la semaine » ou « Jours du mois » s'affiche pour vous permettre de choisir les jours de la semaine ou du mois où exécuter le processus. Le champ « Jours du mois » comporte une option « Dernier jour calendaire du mois » à la fin de la liste. Vous pouvez choisir plusieurs jours.
      3. « Trimestriel calendaire » et « Trimestriel fiscal » programmeront le processus à 00:00:00:000 le premier jour du trimestre suivant. Les trimestres fiscaux sont basés sur le paramètre « fiscalYearStartMonth » sur la page Options, voir Mettre à jour les options d'application .
   2. Heure de déclenchement : définissez l'heure à laquelle le système doit exécuter le processus. Le système peut ne pas utiliser le même fuseau horaire que vous. Passez votre curseur sur l'icône en forme de point d'interrogation à côté du champ pour voir le fuseau horaire du système.
6. Cliquez sur le bouton « + » dans la section Actions et sélectionnez « Ajouter une importation de données SFTP ».
7. Les champs suivants s'afficheront dans le formulaire d'importation de nouvelles données SFTP et vous devrez les remplir :
   1. Importation de données : sélectionnez l'importation de données que vous souhaitez planifier. Vous ne pouvez sélectionner que les importations de données qui ont déjà été ajoutées au système.
   2. Préfixe de nom de fichier unique : entrez un ensemble unique de caractères minuscules que vous ajouterez au début des noms de fichiers de données pour cette importation. Case IQ utilise ce préfixe de nom de fichier unique pour identifier les fichiers à importer dans votre application lorsque cette règle est déclenchée. Par exemple, si vous importez des informations sur le personnel de votre organisation dans les profils Case IQ , vous pouvez utiliser « personnel », « employés » ou « sous-traitants » comme préfixe de nom de fichier unique. N'incluez pas d'espaces ou de caractères spéciaux et veillez à ce que tous les caractères soient en minuscules. 
8. Lorsque vous remplissez le champ de préfixe de nom de fichier unique, Case IQ indique à quoi doivent ressembler les noms de vos fichiers de données en suivant nos conventions de dénomination de fichiers dans le champ « Aperçu du nom du fichier de données », c'est-à-dire « [préfixe de nom de fichier unique]_{arbitraryId}. csv».
   1. Assurez-vous que les fichiers de données exportés par votre système sont nommés selon ce format. Tous les noms de fichiers de données doivent commencer par le préfixe de nom de fichier unique pour l'importation suivi d'un trait de soulignement. Par exemple, si le préfixe de nom de fichier unique est « employés », vos noms de fichiers de données doivent commencer par « employés_ ».
   2. Tout texte suivant « [préfixe de nom de fichier unique]_ » dans un nom de fichier de données est appelé « ID arbitraire ». Case IQ n'utilisera pas l'« ID arbitraire » pour identifier les fichiers de données, vous pouvez donc inclure n'importe quel texte comme ID arbitraire.
   3. Chaque fichier de données pour l'importation de données peut avoir un ID arbitraire différent. Les ID arbitraires peuvent être utiles aux utilisateurs pour identifier différents fichiers de données dans une importation de données récurrente. Par exemple, l'ID arbitraire peut être un horodatage lorsque le fichier de données a été exporté par votre système.
9. Après avoir noté l'aperçu du nom du fichier de données, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le formulaire Nouvelle importation de données SFTP.
10. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour le formulaire Nouvelle règle.

Formats de données de type de champ

Chaque type de champ de profil et de formulaire de données ne peut accepter que certains types de données. Par exemple, les zones de texte, les zones de texte et les listes de sélection peuvent contenir des chaînes de texte, telles que des noms et des descriptions. Si vous avez importé du texte dans un champ d'entier, de nombre ou de devise, le texte ne peut pas s'afficher correctement dans Case IQ . De même, si vous importez des données numériques dans une zone de texte, une zone de texte et un champ de liste de sélection , Case IQ traitera les données numériques comme du texte, de sorte que vous ne pourrez pas utiliser ces données pour exécuter des calculs dans l'application.

Nous vous recommandons de réfléchir à la manière dont votre organisation prévoit d'utiliser les données que vous souhaitez importer. Le type d'un champ indique le type de données que le champ peut accepter. Vous pouvez vérifier le type d'un champ dans le dictionnaire de données, sous l'onglet Système. Le clip vidéo ci-dessous montre comment générer un fichier de dictionnaire de données pour le formulaire de profil , et vous pouvez voir les étapes détaillées dans Générer un fichier de dictionnaire de données . Nous avons également répertorié les types de champs pour les champs de profil standard dans la section suivante, Types de champs de profil statiques .

Une fois que vous avez déterminé le type de chaque champ, vous pouvez vous référer au tableau suivant pour vérifier les données que chaque type de champ peut accepter ainsi que d'autres exigences.

Types de champs de profil statique

Consultez les données contenues dans chaque champ de profil statique dans le graphique ci-dessous.