Création d'un nouveau dossier

Une règle de courrier électronique « Création d'un nouveau dossier » permet aux utilisateurs généraux de soumettre des dossiers dans le système Case IQ par courrier électronique, plutôt que d'utiliser le formulaire de nouveau dossier intégré à l'application. Les administrateurs système peuvent être intéressés par l'établissement de règles de « création de nouveaux dossiers » si leur organisation est plus encline à enregistrer des dossiers en envoyant simplement un e-mail, au lieu de se connecter au système Case IQ et de créer un dossier.

Lors de la configuration d'une règle de « Création d'un nouveau dossier », les administrateurs système définissent (1) les personnes pouvant utiliser la règle de courrier électronique et (2) l'adresse e-mail de la boîte de réception Case IQ. Case IQ remplira les champs de dossier générés par le système, par exemple « ID de dossier » et « Date de création », lorsqu'un dossier est ajouté via une règle de « Création d'un nouveau dossier », similaire aux dossiers ajoutés dans l'application et via un portail externe. Cependant, les dossiers ajoutés par une règle « Création d'un nouveau dossier » seront saisis avec le champ « Source d'enregistrement » défini sur « E-mail » plutôt que « Web » ou « Externe », afin que vous puissiez savoir quels dossiers sont créés à l'aide de la règle de courrier électronique.

Ajouter une nouvelle règle d'e-mail de création de dossier

Pour créer une règle « Création d'un nouveau dossier », accédez au formulaire Nouvelle règle de courrier électronique en cliquant sur le bouton Ajouter une règle de courrier électronique sur la page Règles de courrier électronique dans l'onglet Système. Consultez les conseils suivants pour remplir le formulaire Nouvelle règle de courrier électronique :

1. Type de règle : défini sur « Création d'un nouveau dossier ».
2. Adresse(s) de l'expéditeur : entrez soit un domaine de messagerie, soit une adresse e-mail spécifique dans la liste verte. Les adresses que vous saisissez dans « Adresse(s) de l'expéditeur » seront les seules adresses e-mail autorisées à envoyer un e-mail au système pour créer un dossier.
   1. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail spécifiques dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur », par exemple :
   2. Vous pouvez saisir un domaine de messagerie au lieu d'une adresse e-mail spécifique. Par exemple, si vous souhaitez qu'une adresse e-mail avec le domaine « @caseiq.com » puisse créer un dossier par e-mail, vous pouvez saisir un astérisque avant le domaine de messagerie, par exemple « *@caseiq.com ». Le caractère « * » indique que l'adresse e-mail peut inclure n'importe quel texte au début mais doit se terminer par « @caseiq.com ».
3. Adresse de la boîte de réception système : saisissez une seule adresse e-mail comme boîte de réception système à laquelle les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails pour créer un dossier. Le domaine de l'adresse e-mail doit correspondre au domaine de votre application Case IQ.
   1. Vous pouvez déterminer le domaine de votre application en vérifiant l'URL dans la fenêtre de votre navigateur. Dans cet exemple, l'URL de l'application Case IQ est « https://sample.caseiq.com », l'adresse e-mail de la boîte de réception du système doit donc se terminer par « @sample.caseiq.com ».
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour implémenter votre règle de messagerie. Après avoir enregistré la règle, vous pouvez donner l'adresse de la boîte de réception du système à toutes les personnes que vous avez autorisées dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur ».

Ajouter un nouveau dossier avec une nouvelle règle de création de dossier

Pour illustrer davantage le fonctionnement des règles de « Création d'un nouveau dossier », cette section montre un exemple d'e-mail envoyé à la boîte de réception système configurée lors des étapes précédentes et le dossier résultant dans l'application.

La capture d'écran suivante compare un e-mail envoyé par une personne dans la boîte de réception du système et le formulaire de règle d'e-mail de création d'un nouveau dossier. L'adresse e-mail de l'expéditeur (afiume@caseiq.com) contient le domaine de messagerie spécifié dans la règle de messagerie (@caseiq.com), étiqueté « 1 » dans le formulaire de règle de création de courrier électronique et de nouveau dossier. L'e-mail a également été envoyé à l'adresse de la boîte de réception du système, caseiqinbox@sample.caseiq.com, étiquetée « 2 » dans les deux captures d'écran.

Un nouveau dossier a été automatiquement ajouté à Case IQ lorsque l'e-mail ci-dessus a été envoyé dans la boîte de réception du système, dossier 2023-011, illustré dans la capture d'écran ci-dessous. Vous pouvez confirmer comment un dossier a été créé en cochant le champ Source de l'enregistrement. Dans cet exemple, la « Source d'enregistrement » est « E-mail », car le dossier a été ajouté en raison de la règle de courrier électronique de création d'un nouveau dossier.

Le dossier sera vide, car les informations contenues dans l'e-mail ne seront pas renseignées dans le formulaire de dossier. Cependant, l'e-mail envoyé à l'adresse de la boîte de réception du système pour créer le dossier sera ajouté en tant qu'e-mail du dossier dans Case IQ.

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Boîte de réception des dossier

La création d'une règle « Boîte de réception du dossier » permet aux utilisateurs généraux d'envoyer des e-mails directement à un dossier, qui sont associés au dossier dans le système. Par exemple, si un dossier implique un échange d'e-mails entre deux parties, les e-mails concernés peuvent être envoyés et liés en tant qu'enregistrements enfants à un dossier Case IQ si une règle « Boîte de réception du dossier » est configurée.

Ajouter une règle de courrier électronique dans la boîte de réception des dossiers

Pour créer une boîte de réception de dossier, accédez au formulaire Nouvelle règle de courrier électronique en cliquant sur le bouton Ajouter une règle de courrier électronique sur la page Règles de courrier électronique dans l'onglet Système. Consultez les conseils suivants pour remplir le formulaire Boîte de réception des dossiers :

1. Type de règle : défini sur « Boîte de réception des dossiers ».
2. Adresse(s) de l'expéditeur : saisissez soit une adresse e-mail spécifique, soit un domaine de messagerie. Les adresses que vous saisissez dans « Adresse(s) de l'expéditeur » seront les seules adresses e-mail autorisées à envoyer un e-mail pour créer un lien vers un dossier existant.
   1. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail spécifiques dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur », par exemple :
   2. Vous pouvez saisir un domaine de messagerie au lieu d'une adresse e-mail spécifique. Par exemple, si vous souhaitez qu'une adresse e-mail avec le domaine « @caseiq.com » puisse créer un dossier par e-mail, vous pouvez saisir un astérisque avant le domaine de messagerie, par exemple « *@caseiq.com ». Le caractère « * » indique que l'adresse e-mail peut inclure n'importe quel texte au début mais doit se terminer par « caseiq.com ».
3. Adresse de la boîte de réception du système : saisissez une seule adresse e-mail comme boîte de réception du système à laquelle les utilisateurs enverront des e-mails pour créer un lien vers un dossier. Le domaine de l'adresse e-mail doit correspondre au domaine de votre application Case IQ. Dans cet exemple, l'URL de l'application Case IQ est « https://sample.caseiq.com », l'adresse e-mail de la boîte de réception du système doit donc se terminer par « @sample.caseiq.com ».
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour implémenter votre règle de messagerie. Vous pouvez désormais donner l'adresse de la boîte de réception du système aux personnes que vous avez autorisées à utiliser la boîte de réception dans le champ Adresse de l'expéditeur.

Envoi d'e-mails à des dossiers avec une règle de boîte de réception de dossier

Pour lier un e-mail à un dossier, la ligne d'objet de l'e-mail doit commencer par le numéro d'un dossier existant dans le système. La capture d'écran suivante compare un e-mail envoyé à la boîte de réception du dossier et le formulaire de règle de messagerie de la boîte de réception du dossier. L'adresse e-mail de l'expéditeur (afiume@caseiq.com) contient le domaine de messagerie spécifié dans la règle de messagerie (@caseiq.com), étiqueté « 1 » dans le formulaire de règle de courrier électronique et de boîte de réception de dossier. L'e-mail a également été envoyé à l'adresse de la boîte de réception du système, caseinbox@sample.caseiq.com, étiquetée « 2 » dans les deux captures d'écran.

Le système lira tous les caractères avant un espace dans la ligne d'objet de l'e-mail comme numéro de dossier. La ligne d'objet de l'e-mail dans l'exemple est « 2023-002 Allégation de harcèlement », ce qui signifie que l'application recherchera un dossier existant portant l'ID de dossier 2023-002. Si le système n'est pas en mesure d'analyser le numéro de dossier d'un e-mail envoyé à l'adresse de la boîte de réception du système, l'e-mail sera affiché sur la page Courrier entrant non attribué où les administrateurs système peuvent le marquer manuellement (voir l'onglet « Courrier entrant non attribué » de ce article pour plus de détails).

Après l'envoi de l'e-mail, il sera ajouté en tant que dossier enfant du dossier 2023-002, que vous pouvez voir dans l'application sous le sous-onglet E-mails de la page du dossier. Vous pouvez répondre ou transférer l'e-mail comme n'importe quel autre e-mail Case IQ.

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Filtre d'e-mails entrants

Une règle de « Filtre des e-mails entrants » limitera le nombre de personnes pouvant envoyer des e-mails à Case IQ. Seules les adresses e-mail figurant sur la liste verte dans la règle de filtrage des e-mails entrants peuvent envoyer des e-mails envoyés à l'application. Dans l'exemple de la section suivante, la seule personne pouvant envoyer des e-mails à Case IQ est le responsable des enquêtes de l'organisation, avec l'e-mail « investigationmanager@caseiq.com ». Un filtre de courrier électronique entrant remplacera toutes les autres règles de courrier électronique, ce qui signifie que les courriers électroniques envoyés à partir d'une autre adresse électronique ne seront pas reçus, même s'ils sont inclus dans les « Adresses de l'expéditeur » d'autres règles de courrier électronique.

Ajouter une règle de filtrage des e-mails entrants

Pour créer un filtre de courrier électronique entrant, accédez au formulaire Nouvelle règle de courrier électronique en cliquant sur le bouton Ajouter une règle de courrier électronique sur la page Règles de courrier électronique. Consultez les conseils suivants pour remplir le formulaire de filtrage des e-mails entrants :

1. Type de règle : défini sur « Filtre d'e-mails entrants ».
2. Adresse(s) du destinataire : saisissez soit une adresse e-mail spécifique à autoriser, soit un domaine de messagerie en tapant un astérisque avant le texte du domaine de messagerie. Les adresses que vous saisissez dans « Adresse(s) du destinataire » seront les seules adresses e-mail à partir desquelles Case IQ peut accepter des e-mails.
   1. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail spécifiques dans le champ « Adresse(s) du destinataire », par exemple :
   2. Vous pouvez saisir un domaine de messagerie au lieu d'une adresse e-mail spécifique. Par exemple, si vous souhaitez qu'une adresse e-mail avec le domaine « @caseiq.com » puisse envoyer des e-mails à Case IQ, vous pouvez saisir un astérisque avant le domaine de messagerie, par exemple « *@caseiq.com ». Le caractère « * » indique que l'adresse e-mail peut inclure n'importe quel texte au début mais doit se terminer par « @caseiq.com ».

1. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour implémenter votre règle de messagerie.

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Filtre d'e-mails sortants

Une règle de « Filtre des e-mails sortants » limitera les personnes qui recevront les e-mails de Case IQ. Seules les adresses e-mail figurant sur la liste verte dans la règle de filtrage des e-mails sortants peuvent recevoir les e-mails envoyés depuis l'application. Dans l'exemple de la section suivante, les seules personnes qui peuvent recevoir des e-mails Case IQ sont le responsable et le conseiller RH de l'organisation, dont les e-mails sont respectivement « hrmanager@caseiq.com » et « hradvisor@caseiq.com ». Un filtre d'e-mails sortants remplacera les configurations de notification du système, ce qui signifie qu'aucun autre utilisateur ne recevra d'e-mails Case IQ, y compris les e-mails de gestion de compte et les e-mails d'expiration de mot de passe pour leur profil.

Ajouter une règle de filtrage des e-mails sortants

Pour créer un filtre de courrier électronique sortant, accédez au formulaire Nouvelle règle de courrier électronique en cliquant sur le bouton Ajouter une règle de courrier électronique sur la page Règles de courrier électronique. Consultez les conseils suivants pour remplir le formulaire de filtrage des e-mails sortants :

1. Type de règle : défini sur « Filtre de courrier électronique sortant ».
2. Adresse(s) du destinataire : saisissez soit une adresse e-mail spécifique à autoriser, soit un domaine de messagerie en tapant un astérisque avant le texte du domaine de messagerie. Les adresses que vous saisissez dans « Adresse(s) du destinataire » seront les seules adresses e-mail auxquelles Case IQ pourra envoyer des e-mails.
   1. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail spécifiques dans le champ « Adresse(s) du destinataire », par exemple :
   2. Vous pouvez saisir un domaine de messagerie au lieu d'une adresse e-mail spécifique. Par exemple, si vous souhaitez qu'une adresse e-mail avec le domaine « @caseiq.com » reçoive les e-mails Case IQ, vous pouvez saisir un astérisque avant le domaine de messagerie, par exemple « *@caseiq.com ». Le caractère « * » indique que l'adresse e-mail peut inclure n'importe quel texte au début mais doit se terminer par « @caseiq.com ».
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour implémenter votre règle de messagerie.

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Courrier entrant non attribué

La page Courrier entrant non attribué affiche les e-mails pour lesquels le système Case IQ n'a pas pu trouver de dossier correspondant. En règle générale, Case IQ ne parvient pas à trouver un dossier correspondant car une personne a tenté de :

1. Envoyez l'e-mail vers une boîte de réception de dossier, mais le système n'a pas pu analyser la ligne d'objet de l'e-mail (voir la section « Envoi d'e-mails à des dossiers avec une règle de boîte de réception de dossier » dans l'onglet « Boîte de réception de dossier » pour plus de détails).
2. Répondez à un e-mail envoyé depuis Case IQ, mais modifiez légèrement l'adresse e-mail du destinataire (pour en savoir plus, consultez l'onglet "Clés d'e-mail Case IQ ").

Les administrateurs système peuvent consulter les e-mails dans la grille Courrier entrant non attribué et les lier manuellement à un dossier. Accédez à la page Courrier entrant non attribué en sélectionnant « Courrier entrant non attribué » dans l'onglet Système. Pour lier un e-mail au dossier souhaité par l'expéditeur, cliquez sur une ligne de la grille pour charger tous les détails de l'e-mail.

La page de détails de l'e-mail comprend l'objet et le corps du texte, où l'expéditeur peut avoir inclus le numéro de dossier pertinent. Vous pouvez sélectionner un numéro de dossier dans le champ « Numéro de dossier » et cliquer sur Enregistrer pour lier correctement l'e-mail au dossier.

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Clés de courrier électronique Case IQ

Lorsqu'un utilisateur envoie un e-mail depuis l'application Case IQ, le système génère une « clé e-mail » qui fait office d'adresse e-mail de l'utilisateur. La clé de courrier électronique est une chaîne aléatoire de caractères que le système utilise pour connecter le fil de discussion de courrier électronique et le dossier. Case IQ relie les e-mails aux dossiers avec des clés d'e-mail afin que les utilisateurs puissent modifier n'importe quel autre champ d'e-mail selon leurs besoins. Par exemple, les utilisateurs peuvent modifier la ligne d'objet et le fil de discussion restera associé au dossier approprié.

Les utilisateurs peuvent répondre ou copier carbone (CC) un e-mail vers ou depuis Case IQ et l'e-mail restera lié au dossier. Cependant, si l'utilisateur modifie l'adresse e-mail du destinataire lors de l'envoi d'un e-mail à Case IQ, le système ne pourra pas trouver le dossier de l'e-mail. Dans l'exemple ci-dessous, un utilisateur a incorrectement collé la clé de courrier électronique dans le champ « À : ».

L'e-mail de l'utilisateur a été envoyé à la grille Courrier entrant non attribué :

Comme indiqué dans l'onglet « Courrier entrant non attribué » de cet article, l'administrateur système peut cliquer sur la ligne de courrier électronique et sélectionner la casse correcte pour le courrier électronique dans le champ « Numéro de dossier ».

L'enregistrement de l'e-mail sera alors lié au dossier et sera accessible normalement dans le sous-onglet de l'e-mail.

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