Création d'un nouveau dossier

Une nouvelle règle de création de dossier par e-mail permet aux utilisateurs de soumettre des dossiers dans votre application Case IQ par e-mail, plutôt que d'utiliser le formulaire Nouveau dossier intégré à l'application. Les nouvelles règles de création de dossier peuvent être utiles aux utilisateurs qui sont plus enclins à ouvrir des dossiers en envoyant simplement un e-mail, au lieu de se connecter à votre application Case IQ et de créer un dossier.

Lors de la configuration d'une nouvelle règle de création de dossier, vous pouvez définir (1) les personnes qui peuvent utiliser la règle de courrier électronique et (2) l'adresse électronique de la boîte de réception Case IQ . Les dossiers ajoutés par courrier électronique seront vides, à l'exception de leurs champs système, tels que les champs « Numéro de dossier » et « Date de création ». Vous pouvez confirmer la manière dont un dossier a été ajouté en vérifiant son champ « Source de l'enregistrement », qui sera « E-mail » lorsqu'il a été ajouté via une nouvelle règle de création de dossier, plutôt que « Web » ou « Externe ».

Ajouter une nouvelle règle de courrier électronique de création de dossier

Suivez les étapes suivantes pour ajouter une règle de courrier électronique « Création d'un nouveau dossier » :

1. Dans le formulaire Nouvelle règle de courrier électronique, sélectionnez « Création d'un nouveau dossier » comme « Type de règle ».
2. Dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur », saisissez un domaine de messagerie ou une adresse électronique spécifique à ajouter à la liste d'autorisation. Seules les adresses électroniques que vous saisissez dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur » pourront envoyer un courrier électronique à votre demande pour créer un dossier.
   1. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail individuelles dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur », par exemple « personne@email.com ». 
   2. Vous pouvez également saisir un domaine de messagerie au lieu d'une adresse électronique spécifique. Par exemple, si vous souhaitez que n'importe quelle adresse électronique avec le domaine « @caseiq.com » puisse créer un dossier par courrier électronique, vous pouvez saisir un astérisque (« * ») avant le domaine de messagerie, par exemple « *@caseiq.com ». L'astérisque indique que l'adresse électronique peut inclure n'importe quel texte au début, mais doit se terminer par « @caseiq.com ». 
3. Dans le champ « Adresse de la boîte de réception système », créez une adresse e-mail à utiliser comme boîte de réception de votre application. L'adresse de la boîte de réception système sera l'adresse e-mail à laquelle les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails pour créer un dossier. Le domaine de l'adresse de votre boîte de réception système doit correspondre au domaine de votre application Case IQ .
   1. Vous pouvez déterminer le domaine de votre application en vérifiant l'URL dans la fenêtre de votre navigateur. Dans cet exemple, l'URL de l'application Case IQ est « https://sample.caseiq.app », l'adresse e-mail de la boîte de réception du système doit donc se terminer par « @sample.caseiq.app ». 
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer du formulaire Nouvelle règle de courrier électronique pour créer votre règle de courrier électronique. Vous pouvez désormais attribuer l'adresse de la boîte de réception du système aux personnes que vous avez autorisées dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur ».

Ajouter un nouveau dossier avec une nouvelle règle de création de dossier

Pour illustrer plus en détail le fonctionnement des règles de « Création d'un nouveau dossier », cette section montre un exemple d'e-mail envoyé à la boîte de réception du système configurée dans les étapes précédentes et le dossier résultant dans un exemple d'application.

Les captures d'écran suivantes comparent un e-mail envoyé par une personne à la boîte de réception du système et la nouvelle règle d'e-mail de création de dossier. L'adresse e-mail de l'expéditeur (afiume@caseiq.com) contient le domaine de messagerie spécifié dans la règle d'e-mail (@caseiq.com), étiqueté « 1 » dans l'e-mail et la nouvelle règle d'e-mail de création de dossier. L'e-mail a également été envoyé à l'adresse de la boîte de réception du système, caseiqinbox@sample.caseiq.app, étiquetée « 2 » dans les deux captures d'écran.

L'exemple d'application Case IQ a ajouté un dossier, le dossier 2024-006, lorsque l'e-mail ci-dessus a été envoyé à la boîte de réception du système. Vous pouvez confirmer la manière dont un dossier a été créé en vérifiant le champ « Source de l'enregistrement ». Dans cet exemple, la « Source de l'enregistrement » est « E-mail » pour le dossier 2024-006, car le dossier a été ajouté à l'aide d'une nouvelle règle d'e-mail de création de dossier.

Les détails du dossier seront vides, mais l'e-mail envoyé à la boîte de réception du système pour créer le dossier sera ajouté à la page du dossier.

Boîte de réception des dossiers

La création d'une règle de boîte de réception de dossier permet aux utilisateurs d'envoyer des e-mails directement à un dossier, qui seront ajoutés au dossier dans votre application. Par exemple, si un dossier implique un échange d'e-mails entre deux parties, vous pouvez envoyer les e-mails pertinents à la boîte de réception du dossier, ce qui les ajoutera en tant qu'enregistrements au dossier.

Ajouter une règle de courrier électronique pour la boîte de réception des dossiers

Suivez les étapes suivantes pour ajouter une règle de courrier électronique « Boîte de réception des dossiers » :

1. Dans le formulaire Nouvelle règle de courrier électronique, sélectionnez « Boîte de réception de dossier » comme « Type de règle ».
2. Dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur », saisissez un domaine de messagerie ou une adresse électronique spécifique à ajouter à la liste d'autorisation. Seules les adresses électroniques que vous saisissez dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur » pourront envoyer un e-mail à ajouter à un dossier existant.
   1. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail individuelles dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur », par exemple « personne@email.com ». 
   2. Vous pouvez également saisir un domaine de messagerie au lieu d'une adresse électronique spécifique. Par exemple, si vous souhaitez que n'importe quelle adresse électronique avec le domaine « @caseiq.com » puisse envoyer des e-mails aux dossiers, vous pouvez saisir un astérisque (« * ») avant le domaine de messagerie, par exemple « *@caseiq.com ». L'astérisque indique que l'adresse électronique peut inclure n'importe quel texte au début mais doit se terminer par « caseiq.com ». 
3. Dans le champ « Adresse de la boîte de réception système », créez une adresse e-mail à utiliser comme boîte de réception de votre application. L'adresse de la boîte de réception système sera l'adresse e-mail à laquelle les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails à ajouter à un dossier. Le domaine de l'adresse de votre boîte de réception système doit correspondre au domaine de votre application Case IQ .
   1. Vous pouvez déterminer le domaine de votre application en vérifiant l'URL dans la fenêtre de votre navigateur. Dans cet exemple, l'URL de l'application Case IQ est « https://sample.caseiq.app », l'adresse e-mail de la boîte de réception du système doit donc se terminer par « @sample.caseiq.app ».
      
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer du formulaire Nouvelle règle de courrier électronique pour créer votre règle de courrier électronique. Vous pouvez désormais attribuer l'adresse de la boîte de réception du système aux personnes que vous avez autorisées dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur ».

Envoi d'e-mails aux dossiers avec une règle de boîte de réception de dossier

Pour illustrer plus en détail le fonctionnement des règles de la « Boîte de réception des dossiers », cette section montre un exemple d’e-mail envoyé à la boîte de réception système configurée dans les étapes précédentes et le dossier résultant dans un exemple d’application.

Pour lier un e-mail à un dossier, la ligne d'objet de l'e-mail doit commencer par le numéro d'un dossier existant dans le système. Les captures d'écran suivantes comparent un e-mail envoyé à la boîte de réception du dossier et à la règle de courrier électronique de la boîte de réception du dossier. L'adresse e-mail de l'expéditeur (afiume@caseiq.com) contient le domaine de messagerie spécifié dans la règle de courrier électronique (@caseiq.com), étiqueté « 1 » dans la règle de courrier électronique de la boîte de réception du dossier et du dossier. L'e-mail a également été envoyé à l'adresse de la boîte de réception du système, caseinbox@sample.caseiq.com, étiquetée « 2 » dans les deux captures d'écran.

Le système lit tous les caractères avant un espace dans la ligne d'objet du courrier électronique comme étant le numéro de dossier. La ligne d'objet du courrier électronique dans l'exemple est « 2024-003 Allégation de harcèlement », ce qui signifie que l'application recherchera un dossier existant portant le numéro de dossier 2024-003. Si le système n'est pas en mesure d'analyser le numéro de dossier d'un courrier électronique envoyé à la boîte de réception du système, le courrier électronique s'affichera sur la page Courrier entrant non attribué, où vous pourrez l'étiqueter manuellement (consultez l'onglet « Courrier entrant non attribué » de cet article pour plus de détails).

Une fois le courriel envoyé, il a été ajouté comme dossier du dossier 2024-003, que vous pouvez voir dans l'application sous le sous-onglet Courriels sur la page du dossier. Vous pouvez répondre ou transférer le courriel comme n'importe quel autre courriel Case IQ .

Filtre de courrier entrant

Une règle de filtrage des e-mails entrants limite les personnes autorisées à envoyer des e-mails à votre application Case IQ . Seules les adresses e-mail figurant sur la liste d'autorisation de la règle de filtrage des e-mails entrants peuvent envoyer des e-mails à l'exemple d'application. Dans l'exemple de la section suivante, seule l'adresse « investigationmanager@caseiq.com » peut envoyer des e-mails à Case IQ . Un filtre d'e-mails entrants remplacera toutes les autres règles d'e-mails, ce qui signifie que les e-mails envoyés à partir de toute autre adresse e-mail ne seront pas reçus, même s'ils sont inclus dans les « Adresses d'expéditeur » d'autres règles d'e-mails.

Ajouter une règle de filtrage des e-mails entrants

Suivez les étapes suivantes pour ajouter une règle de courrier électronique « Filtre de courrier électronique entrant » :

1. Dans le formulaire Nouvelle règle de courrier électronique, sélectionnez « Filtre de courrier électronique entrant » comme « Type de règle ».
2. Dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur », saisissez un domaine de messagerie ou une adresse électronique spécifique à ajouter à la liste d'autorisation. Seules les adresses électroniques que vous saisissez dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur » pourront envoyer des e-mails à votre application.
   1. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail individuelles dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur », par exemple « investigationmanager@caseiq.com ». 
   2. Vous pouvez également saisir un domaine de messagerie au lieu d'une adresse électronique spécifique. Par exemple, si vous souhaitez que n'importe quelle adresse électronique avec le domaine « @caseiq.com » puisse envoyer des e-mails à Case IQ , vous pouvez saisir un astérisque (« * ») avant le domaine de messagerie, par exemple « *@caseiq.com ». L'astérisque indique que l'adresse électronique peut inclure n'importe quel texte au début mais doit se terminer par « @caseiq.com ».

      

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le formulaire Nouvelle règle de messagerie pour créer votre règle de messagerie.

Filtre de courrier électronique sortant

Une règle de filtrage des e-mails sortants limitera les personnes qui recevront des e-mails de Case IQ . Seules les adresses e-mail figurant sur la liste d'autorisation dans la règle de filtrage des e-mails sortants peuvent recevoir des e-mails de l'application. Dans l'exemple de la section suivante, seules les adresses « hrmanager@caseiq.com » et « hradvisor@caseiq.com » peuvent recevoir des e-mails de l'exemple d'application. Un filtre de courrier électronique sortant remplacera les configurations de notification du système, ce qui signifie qu'aucun autre utilisateur ne recevra d'e-mails de votre application, y compris les e-mails de gestion de compte et les e-mails d'expiration de mot de passe pour son profil .

Ajouter une règle de filtrage des e-mails sortants

Suivez les étapes suivantes pour ajouter une règle de courrier électronique « Filtre de courrier électronique sortant » :

1. Dans le formulaire Nouvelle règle de courrier électronique, sélectionnez « Filtre de courrier électronique sortant » comme « Type de règle ».
2. Dans le champ « Adresse(s) du destinataire », saisissez un domaine de messagerie ou une adresse électronique spécifique à ajouter à la liste d'autorisation. Seules les adresses électroniques que vous saisissez dans le champ « Adresse(s) du destinataire » recevront des e-mails de votre application.
   1. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail individuelles dans le champ « Adresse(s) de l'expéditeur », par exemple « hrmanager@caseiq.com » ou « hradvisor@caseiq.com ». 
   2. Vous pouvez également saisir un domaine de messagerie au lieu d'une adresse électronique spécifique. Par exemple, si vous souhaitez que n'importe quelle adresse électronique avec le domaine « @caseiq.com » reçoive les e-mails Case IQ , vous pouvez saisir un astérisque (« * ») avant le domaine de messagerie, par exemple « *@caseiq.com ». L'astérisque indique que l'adresse électronique peut inclure n'importe quel texte au début mais doit se terminer par « @caseiq.com ». 
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le formulaire Nouvelle règle de messagerie pour créer votre règle de messagerie.

Courrier entrant non attribué

La page Courrier entrant non attribué contient les e-mails pour lesquels le système Case IQ n'a pas pu trouver de dossier correspondant. En général, Case IQ ne peut pas trouver de dossier correspondant car une personne a tenté de :

1. Envoyez l'e-mail à une boîte de réception de dossier, mais le système n'a pas pu analyser la ligne d'objet de l'e-mail (consultez la section « Envoi d'e-mails à des dossiers avec une règle de boîte de réception de dossier » dans l'onglet « Boîte de réception de dossier » pour plus de détails).
2. Répondre à un e-mail envoyé depuis Case IQ , mais modifier légèrement l'adresse e-mail du destinataire (voir plus dans l'onglet « Clés e-mail Case IQ »).

Vous pouvez trouver la page Courrier entrant non attribué sous l’onglet Système dans Paramètres.

Pour ajouter un e-mail au dossier que l'expéditeur souhaitait, cliquez sur l'e-mail dans la grille Courrier entrant non attribué. La page de l'e-mail comprend l'objet et le corps du texte, où l'expéditeur peut avoir inclus le numéro de dossier pertinent. Vous pouvez sélectionner un numéro de dossier dans le champ « Dossier » et cliquer sur Enregistrer pour lier correctement l'e-mail au dossier.

L'e-mail sera alors lié au dossier et sera accessible dans le sous-onglet E-mail.

Clés de messagerie Case IQ

Lorsqu'un utilisateur envoie un e-mail depuis votre application Case IQ , le système génère une « clé e-mail » qui fait office d'adresse e-mail de l'utilisateur. La clé e-mail est une chaîne aléatoire de caractères que le système utilise pour connecter le fil de discussion et le dossier. Case IQ relie les e-mails aux dossiers avec des clés e-mail afin que les utilisateurs puissent modifier tout autre champ e-mail selon leurs besoins. Par exemple, les utilisateurs peuvent modifier la ligne d'objet et le fil de discussion restera associé au dossier d'origine.

Les utilisateurs peuvent répondre ou mettre en copie carbone (CC) un e-mail vers ou depuis Case IQ et l'e-mail restera lié au dossier. Cependant, si l'utilisateur modifie l'adresse e-mail du destinataire lors de l'envoi d'un e-mail à Case IQ , le système ne pourra pas trouver le dossier de l'e-mail. Dans l'exemple ci-dessous, un utilisateur a collé par erreur la clé de l'e-mail dans le champ « À : ».

L'e-mail de l'utilisateur a été envoyé vers la grille Courrier entrant non attribué. Pour associer cet e-mail à un dossier, cliquez sur l'e-mail dans la grille Courrier entrant non attribué et sélectionnez le dossier approprié pour l'e-mail dans le champ « Dossier ».

L'e-mail sera alors lié au dossier et sera accessible dans le sous-onglet E-mail.