Vous pouvez ajouter manuellement une tâche dans Case IQ en saisissant et en enregistrant les données dans un formulaire Nouvelle tâche. Les administrateurs système peuvent également programmer des règles dans l'application pour ajouter automatiquement des tâches en fonction de critères personnalisés (voir Ajouter une règle pour plus de détails).

Vous pouvez accéder au formulaire Nouvelle tâche de l'une des manières suivantes : (1) le bouton Ajouter une tâche sur la page Grille des tâches, (2) le bouton « + Ajouter  » sur la page d'un dossier, ou (3) le bouton Ajouter une tâche sur la page d'un dossier, sous l'onglet Activité et le sous-onglet Tâche.

Après avoir chargé le formulaire Nouvelle tâche, remplissez les champs suivants :

• Numéro de dossier : si vous cliquez sur le bouton Ajouter une tâche ou sur le bouton « + Ajouter  » sur la page d'un dossier, le champ « numéro de dossier » sera automatiquement renseigné lors du chargement du formulaire Nouvelle tâche. Cependant, si vous accédez au formulaire Nouvelle tâche à faire à partir de la page Tâches, le champ « numéro de dossier » devra être rempli manuellement.
• Type de tâche : définissez le type de tâche impliquée par la tâche. Votre administrateur système a configuré ces options pour votre application et votre sélection peut afficher ou masquer d'autres champs du formulaire Nouvelle tâche.
• Responsable : sélectionnez l'utilisateur qui doit effectuer la tâche. L'utilisateur que vous avez défini dans ce champ recevra une notification par e-mail après avoir soumis la nouvelle tâche. Un seul utilisateur peut être désigné comme utilisateur responsable et doit disposer d'un compte utilisateur dans Case IQ.
• Date d'échéance : définissez la date à laquelle la tâche doit être terminée. L'ajout d'une date d'échéance est facultatif si vous devez créer une tâche à durée indéterminée.
• Envoyer un rappel par e-mail : si vous choisissez de fixer une date d'échéance, le champ « Envoyer un rappel par e-mail » s'affichera. Sélectionnez une valeur numérique pour indiquer le nombre de jours avant la date d'échéance pendant lequel l'utilisateur responsable doit recevoir un rappel par e-mail de Case IQ pour terminer la tâche.
• Détails : saisissez toutes les informations pertinentes sur la tâche à effectuer pour l'utilisateur responsable, telles que des instructions, des antécédents ou des tâches spécifiques à accomplir.

Lorsque vous avez fini de remplir le formulaire, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer pour soumettre votre tâche. Vous pouvez également utiliser l'option « Enregistrer et copier » dans le menu du bouton Options () pour ajouter rapidement une autre tâche pour le même dossier. L'enregistrement de la tâche d'origine sera enregistré et un autre formulaire Nouvelle tâche sera chargé. Toutes les valeurs que vous avez saisies dans le formulaire précédent seront copiées dans le formulaire Nouvelle tâche actuel.

Après avoir soumis la tâche :

• La tâche sera affichée sur la page du dossier, sous le sous-onglet Tâche de l'onglet Activité.
• Si vous avez attribué un utilisateur dans le champ « Responsable », une notification par e-mail sera envoyée pour l'informer de la nouvelle tâche et la tâche sera ajoutée à ses « Mes tâches en attente » dans la vue Accueil, affichée dans la section Vue d'accueil.
• Si vous avez ajouté une date d'échéance, la tâche sera ajoutée au calendrier du dossier et au calendrier général (voir Page Calendrier).

Joindre un fichier

Vous pouvez ajouter tous les fichiers pertinents à la tâche sur le formulaire Nouvelle tâche ou sur la page de la tâche après avoir créé la tâche. Cliquez sur le bouton Ajouter un fichier et le formulaire Nouveau fichier sera chargé. Voir les détails sur la manière de remplir le formulaire Nouveau fichier dans Ajouter un fichier. Après avoir cliqué sur Enregistrer sur le formulaire Nouveau fichier, vous serez redirigé vers la page des tâches.

Ajouter un commentaire

Vous pouvez ajouter des commentaires à la tâche sur le formulaire Nouvelle tâche ou sur la page de la tâche après avoir créé la tâche. L'ajout de commentaires peut être particulièrement utile pour fournir des mises à jour de la tâche sans modifier les détails de la tâche d'origine. Pour ajouter un commentaire, saisissez la zone de texte en bas de la page des tâches et cliquez sur le bouton Ajouter un commentaire.