Vous pouvez envoyer des e-mails à l'aide du formulaire Nouvel e-mail dans Case IQ et le système stockera l'e-mail et toutes les réponses ultérieures dans le dossier. Vous pouvez accéder au formulaire Nouvel e-mail de l'une des manières suivantes : (1) le bouton Ajouter un e-mail sur la page Grille des e-mails, (2) le bouton « + Ajouter  » sur la page d'un dossier ou (3) le bouton Ajouter un e-mail sur un la page du dossier, sous l'onglet Activité et le sous-onglet E-mails.

Après avoir chargé le formulaire Nouvel e-mail, vous pouvez remplir les champs concernés. Voir une description de chaque champ Nouvel e-mail ci-dessous :

• Numéro de dossier : si vous cliquez sur le bouton Ajouter un e-mail ou le bouton « + Ajouter  » sur une page de dossier, le champ « numéro de dossier » sera automatiquement renseigné lorsque le formulaire Nouvel e-mail est chargé. Cependant, si vous accédez au formulaire Nouvel e-mail à partir de la page Grille des e-mails, le champ « numéro de dossier » devra être rempli manuellement.
• Envoyer à: indiquer le destinataire de l'e-mail. Vous pouvez entrer un utilisateur Case IQ e-mail ou toute autre adresse e-mail en tant que destinataire. Au fur et à mesure que vous tapez, Case IQ génère une liste déroulante de suggestions d'utilisateurs. Vous pouvez cliquer sur l’une de ces suggestions pour la saisir dans le champ « Envoyer à ». Si vous n'envoyez pas à un utilisateur Case IQ, saisissez l'adresse e-mail manuellement et appuyez sur Entrée ou Retour sur votre clavier.
  • Pour afficher les champs de courrier électronique « CC » et « BCC », cliquez sur le bouton Ajouter un lien Cc Bcc sous le champ « Envoyer à ».
• Ligne d'objet : saisissez le texte que le système doit utiliser pour l'objet de l'e-mail.
• Haute priorité : cochez la case et Case IQ enverra l'e-mail avec une priorité élevée en fonction du client de messagerie du destinataire.
• Réponse standard : vous pouvez sélectionner une option déroulante « Réponse standard » pour remplir le corps du texte du formulaire Nouvel e-mail avec un modèle.
• Corps : saisissez le texte principal de votre e-mail et utilisez les options de formatage du texte si nécessaire.
• Bouton Ajouter une signature : si vous avez configuré une signature électronique dans Case IQ, cliquez sur le bouton Ajouter une signature pour ajouter le texte de votre signature électronique à la fin du « Corps » (voir Modifier les paramètres du compte sur la page de profil : Signature).

Au bas de la page, vous aurez la possibilité d'ajouter tous les fichiers pertinents, qui seront joints à l'e-mail lors de son envoi (lire Ajouter un fichier pour plus de détails).

Lorsque vous avez terminé de rédiger votre e-mail, cliquez sur le bouton Envoyer en haut de la page et Case IQ enverra l'e-mail à tous les destinataires répertoriés dans le champ « Envoyer à ». Cliquez sur Annuler pour supprimer votre brouillon d'e-mail.

Si le destinataire est un utilisateur Case IQ, il peut recevoir une notification en fonction de ses paramètres de notification. Voir un exemple de notification dans l'application ci-dessous. Si le destinataire répond, vous pouvez lire sa réponse sur la page Email Thread.