Restreindre l'accès aux dossiers clôturés
Vous pouvez empêcher les utilisateurs de modifier des dossiers après leur fermeture en supprimant les autorisations de leur rôle d'utilisateur. Case IQ propose trois options d'autorisation « Modifier un dossier fermé » : (1) pour les dossiers en général, (2) lorsque le rôle d'utilisateur est le propriétaire du dossier et (3) lorsque le rôle d'utilisateur est membre de l'équipe d'enquête. Pour vous assurer que le rôle d'utilisateur ne peut modifier aucun dossier fermé, décochez les trois autorisations « Modifier un dossier fermé ». Voir Gérer un rôle d'utilisateur pour plus de détails sur l'ajout et la modification de rôles d'utilisateur.
Si vous accordez à un rôle d'utilisateur les autorisations « Modifier un dossier fermé », les utilisateurs dotés de ce rôle disposeront des mêmes autorisations pour les dossiers fermés que pour les dossiers ouverts. Par exemple, si un rôle d'utilisateur peut annuler des dossiers ouverts et que vous lui accordez les autorisations « Modifier un dossier fermé » pour les dossiers en général, il pourra également annuler les dossiers fermés.
De même, si vous accordez à un rôle d'utilisateur les autorisations « Attribuer un dossier » et « Modifier un dossier clos » pour les dossiers dans lesquels il est membre de l'équipe d'enquête, le rôle d'utilisateur pourra attribuer les dossiers clos dont il est membre de l'équipe d'enquête.
Les utilisateurs ne disposant pas des autorisations « Modifier un dossier fermé » ne peuvent en aucun dossier modifier un dossier fermé. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas :
- Modifiez les champs d'un formulaire de dossier fermé.
- Attribuez ou réaffectez le propriétaire d'un dossier fermé.
- Ajoutez ou supprimez des utilisateurs de l'équipe d'enquête d'un dossier fermé ou de la liste d'accès refusé.
- Ajoutez, modifiez ou supprimez les formulaires enfants d'un dossier fermé. Ceci comprend:
- Ajout de commentaires aux notes et aux tâches.
- Marquage des tâches comme terminées.
- Annulation et sauvegarde des brouillons de rendez-vous.
- Marquez ou décochez un dossier fermé comme confidentiel.
- Activez ou désactivez un dossier fermé sur « Ne pas purger ».
- Activer ou désactiver un indicateur pour un dossier fermé.
- Annuler un dossier clôturé.
- Associer un profil à une partie d'un dossier clôturé.
- Partagez le dossier d’un dossier clôturé.
- Sélectionnez « Refuser l'accès au personne effectuant le signalement » sur le formulaire enfant d'un dossier fermé qui est disponible pour les utilisateurs externes.
- Approuvez ou rejetez les liens de dossier suggérés sur la page d’un dossier clôturé.
Cependant, les utilisateurs ne disposant pas des autorisations « Modifier un dossier fermé » peuvent toujours effectuer les actions suivantes liées aux dossiers fermés s'ils disposent des autorisations :
- Rouvrez les workflows d'un dossier fermé.
- Ajoutez, modifiez et supprimez des liens manuels et suggérés vers un dossier fermé avec un dossier ouvert.
- Prévisualisez et téléchargez les pièces jointes d’un dossier fermé.
- Répondez à un e-mail initialement envoyé à partir d'un dossier clôturé.
- Ajoutez un lien entre un profil et un dossier fermé.
- Modifiez ou supprimez un profil lié à un dossier fermé.
- Ajoutez un dossier fermé ou supprimez un dossier fermé des signets.
- Recevez des notifications d'un dossier clôturé.
- Imprimez un dossier fermé.
- Restaurer un dossier fermé annulé.
- Purge et planification de la purge pour un dossier fermé.
FAQ
Est-il possible de mettre à jour les dossiers après leur clôture ?
Les utilisateurs internes (enquêteurs, gestionnaires de dossiers, chefs d'équipe, etc.) ne pourront modifier les dossiers clos que si leur rôle leur confère l'autorisation « Modifier un dossier clos ». Pour en savoir plus sur le fonctionnement et la configuration de cette autorisation, consultez l'article « Restreindre l'accès aux dossiers clos ».
Les utilisateurs externes (c’est-à-dire les journalistes et les parties externes ayant obtenu l’accès) ne peuvent pas modifier les détails du dossier, quel que soit son statut. Cependant, les utilisateurs externes peuvent :
- Consulter les dossiers clos.
- Ajouter des enregistrements aux dossiers clos.
- Consultez les enregistrements partagés par les utilisateurs internes concernant les dossiers clos.
Vous pouvez révoquer l'accès d'un tiers à un dossier une fois celui-ci clos (voir la section « Gérer l'accès externe à un dossier » pour plus d'informations), mais vous ne pouvez pas restreindre l'accès d'un déclarant à un dossier qu'il a soumis. En cas d'absolue nécessité, vous pouvez désactiver votre portail externe ou le passer d'un mode bidirectionnel à un mode unidirectionnel, ce qui affectera tous les déclarants externes (voir les détails relatifs aux paramètres du portail externe dans la section « Configurer le portail externe de votre application »).
Pour vérifier la date des modifications apportées à un dossier, consultez l'onglet Historique afin d'accéder au journal d'audit complet. Voir l'onglet Historique du dossier dans la section Afficher l'historique d'un dossier .
Puis-je verrouiller les dossiers après leur clôture ?
Pour préserver l'intégrité des dossiers après leur clôture, nous déconseillons d'accorder l'autorisation « Modifier un dossier clôturé » aux rôles utilisateurs. Cette autorisation leur confère les mêmes droits d'accès aux dossiers clôturés qu'aux dossiers ouverts. Par exemple, si un utilisateur peut ajouter des parties aux dossiers ouverts et que vous lui accordez l'autorisation « Modifier un dossier clôturé », il pourra également ajouter des parties aux dossiers clôturés. Pour savoir comment supprimer cette autorisation, consultez l'article « Restreindre l'accès aux dossiers clôturés ».
Les modifications apportées aux paramètres du formulaire de dossier sont-elles répercutées sur les dossiers clôturées ?
Les mises à jour de configuration du formulaire de dossier affecteront toutes les dossiers, même celles clôturées. Cela inclut l'ajout, la suppression et la modification des champs de dossiers et de leurs propriétés, telles que les noms de champs, les intitulés et les règles d'affichage, via l'éditeur de formulaires. Par exemple, si un administrateur ajoute des champs au formulaire de dossier à l'aide de l'éditeur de formulaires, ces nouveaux champs apparaîtront dans les dossiers clôturées.
Le fait de restreindre l'accès aux dossiers clos entraîne-t-il la révocation de l'accès d'un journaliste à un dossier ?
L'autorisation « Modifier un dossier clos » n'affecte pas les utilisateurs externes, y compris les utilisateurs du portail externe (déclarants) et les tiers ayant accès aux dossiers. Ainsi, le déclarant pourra accéder au dossier et y ajouter des enregistrements après sa clôture. Pour les tiers externes, vous pouvez révoquer leur accès à un dossier une fois celui-ci clos (voir la section « Gérer l'accès externe à un dossier » pour plus d'informations).