Lorsque vous envoyez une demande à un collaborateur externe pour remplir un formulaire (voir les instructions dans « Envoyer une demande de formulaire »), Case IQ enregistre l'état et les détails de la demande dans un enregistrement dédié. Si vous disposez des autorisations nécessaires pour consulter les demandes , vous pouvez vérifier la date d'envoi, de renvoi, de consultation, de finalisation, d'annulation ou de refus d'une demande. Accédez à une demande depuis la page du dossier en cliquant sur l'onglet « Activité », puis sur le sous-onglet « Demandes ».

Fonctionnalités de la page de requête

Vous trouverez ci-dessous une capture d'écran annotée et des explications détaillées sur toutes les fonctionnalités de la page de requête. Cet article utilise un exemple de formulaire de « Déclaration de témoin ».

1. Numéro de dossier : le numéro du dossier associé à la demande.
2. Numéro de requête : un numéro est généré pour identifier la requête relative à ce dossier. Par exemple, si vous ajoutez une autre requête pour ce dossier, ce sera 2025-001/ 4 .
3. Indicateur d'état : l'état de la requête, par exemple envoyée, terminée, expirée, etc. Consultez la liste complète dans la section « États des requêtes » de cet article.
4. Bouton Modifier : cliquez sur le bouton Modifier pour le rappel par e-mail d'une demande. Pour plus d’informations, consultez la section « Modifier le rappel par e-mail d'une demande » de cet article.
5. Bouton Lien : cliquez sur le bouton Lien pour afficher tous les enregistrements liés à la requête. Pour en savoir plus, consultez la section « Lier une requête » de cet article.
6. Bouton Options : permet d’accéder à des actions supplémentaires sur la demande, notamment les options « Annuler », « Renvoyer » et « Supprimer » (voir les détails dans les sections Annuler une demande, Renvoyer une demande et Supprimer une demande de cet article respectivement).
7. Détails de la demande : le message, l’objet, la date d’échéance et le destinataire de la demande, qui sont saisis lors de l’envoi d’une demande (voir Envoyer une demande pour remplir un formulaire ), ainsi que les informations capturées par le système, notamment la « Date du dernier envoi », la « Date de création », le « Nombre d’envois » et la « Vérifiée ».
   1. Le champ « Vérifié » indique si le destinataire a utilisé son code de vérification pour accéder au formulaire de demande.
8. Historique : trace de toutes les actions liées à la requête. Voir les détails dans la section « Historique des requêtes » de cet article.

Lorsque le destinataire aura complété une demande, un lien vers sa réponse sera ajouté en haut de la page de la demande.

Statuts des demandes

Vous pouvez consulter l'état de la demande sur sa page. Le destinataire ne pourra pas accéder au formulaire de demande si celle-ci a expiré, a été annulée ou a été refusée.

Renvoyer une demande

Si la demande expire ou si le destinataire égare son code de vérification, vous pouvez renvoyer la demande en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez sur Options (  ) bouton sur la page d'une requête.
2. Sélectionnez l'option « Renvoyer ».
3. Vous pouvez modifier l'objet, la date d'échéance, le rappel par courriel et le message de la demande selon vos besoins. Vous pouvez ainsi prolonger la date d'échéance si le destinataire a besoin de plus de temps pour remplir le formulaire.
4. Cliquez sur le bouton Envoyer une fois la demande mise à jour. Cliquez ensuite sur Confirmer dans la fenêtre contextuelle « Renvoyer ».
5. La requête sera envoyée au destinataire, dont le suivi est indiqué dans l'historique des requêtes.

Modifier le rappel par e-mail d'une demande

Vous pouvez modifier le rappel d'une demande sur sa page sans la renvoyer au destinataire. Si vous disposez des autorisations nécessaires pour modifier les enregistrements de demandes, suivez les étapes ci-dessous pour effectuer les mises à jour :

1. Cliquez sur le bouton Modifier sur la page de la demande.
2. La page de la demande est maintenant en mode édition. Mettez à jour le champ « Envoyer un rappel par courriel » si nécessaire.
3. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur le bouton Enregistrer .

Historique des requêtes

La section Historique de la page d'une requête enregistre toutes les actions effectuées sur cette requête, telles que son envoi, sa consultation et son annulation. Si vous ne souhaitez pas afficher toutes les consultations d'une requête, vous pouvez utiliser le filtre « Action » pour exclure certaines consultations du tableau. Le tableau contient les colonnes suivantes :

• Utilisateur : identifie l’utilisateur qui a effectué l’action.
• Action : décrit le type d'action qui s'est produite.
• Détails : affiche les valeurs des champs qui ont été modifiées lors de l’action, en détaillant la valeur d’origine (« from » dans la ligne) et la valeur après modification (« to »).
• Date : la date et l'heure de l'action.

Lier une requête

Vous pouvez lier une demande à un autre enregistrement, tel qu'une partie, une note ou un fichier, pour la même affaire afin d'établir un lien. Par exemple, vous pouvez lier une demande à l'un des courriels de l'affaire pour montrer que la tâche découle de cette conversation par courriel. Vous pouvez lier une demande à un autre enregistrement depuis sa page en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le lien (  ) bouton sur la page de la demande.
2. Dans la fenêtre contextuelle « Afficher tous les enregistrements liés », cliquez sur le bouton Lier les enregistrements .
3. Sélectionnez un « Type de lien d'enregistrement » pour le lien. Le type de lien indique la nature de la relation entre les enregistrements.
   1. Les administrateurs peuvent configurer les types de liens d'enregistrement disponibles dans les Paramètres ; consultez la section Ajouter, modifier et supprimer des types de liens d'enregistrement pour plus de détails.
4. Dans le tableau, vous verrez tous les enregistrements du dossier auxquels vous avez accès. Sélectionnez un ou plusieurs enregistrements à lier à la requête. Vous pouvez lier jusqu'à 50 enregistrements simultanément.
5. Une fois que vous avez terminé de choisir le type de lien d'enregistrement et les enregistrements, cliquez sur le bouton Lier les enregistrements .
6. Le système créera les liens en arrière-plan. Une fois créés, les liens que vous avez ajoutés s'afficheront sur la page de la demande, la page de l'autre enregistrement et la page du dossier, sous l'onglet Liens.

Consultez la section « Lier les enregistrements d'une affaire » pour plus de détails sur la modification et la suppression des liens entre les enregistrements.

Annuler une demande

Si vous n'avez plus besoin que le destinataire remplisse la demande, vous pouvez l'annuler. Une fois annulée, la demande ne pourra plus être consultée ni soumise par le destinataire. Toutefois, le système conservera l'historique et le suivi de la demande annulée.

Pour annuler une requête depuis sa page, cliquez sur Options (  ) bouton, puis sélectionnez « Annuler ».

Vous pouvez également annuler des demandes depuis la grille des demandes sur la page d'un dossier.

Supprimer une demande

Pour supprimer définitivement une demande, vous pouvez la supprimer depuis la page de la demande. La suppression d'une demande l'annule immédiatement ; le destinataire ne pourra donc plus accéder au formulaire ni le soumettre.

Pour supprimer une requête de sa page, cliquez sur Options (  ) bouton, puis sélectionnez « Supprimer ».

Vous pouvez également supprimer des demandes depuis la grille des demandes sur la page d'un dossier.