Gérer l'accès externe à un fichier
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Communication sécurisée et partage de fichiers dans le cadre d'un dossier Contactez votre responsable de la réussite client ou votre chargé de compte pour activer cette fonctionnalité pour votre application. |
Les enquêteurs peuvent partager les documents d'une affaire avec des parties prenantes externes, comme les plaignants, les défendeurs, les témoins ou leurs avocats, même s'ils ne possèdent pas de compte Case IQ . Dans Case IQ , vous pouvez partager un fichier via le portail de votre application ou un lien sécurisé vers leur adresse courriel depuis l'onglet « Accès » de la page du fichier. Consultez le tableau ci-dessous pour une description complète de chaque méthode.
| Méthode | Comment ça marche | Idéal lorsque... |
|---|---|---|
| Partager via le portail |
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| Partager via un lien sécurisé |
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Partager un fichier avec un tiers via le portail
Vous pouvez partager un fichier avec une partie ayant accès au dossier. Pour accorder à une partie l'accès à un fichier :
- Sur la page du fichier, cliquez sur le bouton Partager . Ensuite, sélectionnez l'option « Partager via le portail ».
- Dans la fenêtre contextuelle « Partager l’enregistrement via le portail », sélectionnez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Une fois votre sélection terminée, cliquez sur le bouton « Continuer à l’étape 2 ».
- Vous ne pouvez partager un fichier qu'avec les parties qui ont actuellement accès au dossier.
- Utilisez le champ de recherche ou les filtres de la grille pour affiner votre recherche parmi les partis affichés.
- À l'étape 2, choisissez la durée d'accès au fichier pour la partie concernée. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
- Durée d'accès : l'accès au fichier de la partie concernée expirera après un nombre de jours déterminé. En sélectionnant cette option, vous pouvez indiquer la durée d'accès dans le champ « Jours ».
- Date d'expiration précise : l'accès au fichier de la partie concernée expirera à une date déterminée. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de cet accès dans le champ « Date d'expiration ».
- Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
- Jusqu'à révocation : la partie concernée conservera l'accès au fichier jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
- Vous pouvez autoriser le destinataire à télécharger le fichier sur son appareil en activant l'option « Autoriser le téléchargement du fichier pour le destinataire ? ».
- Cliquez sur le bouton « Partager les dossiers » . Case IQ enverra une notification par courriel à la partie concernée pour l’informer qu’elle peut désormais accéder à l’un des fichiers du dossier.
La partie concernée doit avoir accès au dossier pour consulter les fichiers.
Si l'accès d'une partie au dossier est révoqué ou expire, le système révoquera automatiquement son accès aux fichiers. Par exemple, si vous accordez à la partie l'accès au dossier « Jusqu'à la clôture du dossier » mais l'accès aux fichiers « Jusqu'à révocation », le système révoquera l'accès de la partie au dossier et aux fichiers lors de la clôture du dossier.
Modifier l'accès d'une partie à un fichier
Vous pouvez modifier la date d'expiration de l'accès d'une partie au fichier et définir si elle est autorisée à le télécharger. Pour modifier l'accès d'une partie à un fichier :
- Sur la page du fichier, cliquez sur l'onglet Accès.
- Dans la section « Partagé via le portail », sélectionnez la ligne de chaque partie pour modifier ses droits d'accès. Cliquez ensuite sur « Gérer l'accès à l'enregistrement » dans l'en-tête du tableau.
- Dans la fenêtre contextuelle « Gérer l’accès à l’enregistrement », choisissez la durée d’accès au fichier pour la partie concernée. Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :
- Durée d'accès : l'accès au fichier de la partie concernée expirera après un nombre de jours déterminé. En sélectionnant cette option, vous pouvez indiquer la durée d'accès dans le champ « Jours ».
- Date d'expiration précise : l'accès au fichier de la partie concernée expirera à une date déterminée. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de cet accès dans le champ « Date d'expiration ».
- Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
- Jusqu'à révocation : la partie concernée conservera l'accès au fichier jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
- Révoquer l'accès immédiatement : supprimer l'accès de la partie concernée au dossier. Cela ne révoquera pas son accès à l'affaire.
- Pour modifier la possibilité pour le destinataire de télécharger le fichier sur son appareil, cliquez sur le bouton « Autoriser le téléchargement du fichier pour le destinataire ? » pour l’activer ou le désactiver.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications .
Révoquer l'accès d'une partie à un fichier
Vous pouvez à tout moment révoquer manuellement l'accès d'une personne à un fichier. Pour révoquer l'accès d'une personne :
- Sur la page du fichier, cliquez sur l'onglet Accès.
- Dans la section « Partagé via le portail », placez votre curseur sur la ligne du parti et cliquez sur Options (
Cliquez sur le bouton correspondant dans la ligne. Ensuite, cliquez sur l'option « Supprimer l'accès à cet enregistrement ». - Dans la fenêtre contextuelle « Révoquer l'accès à l'enregistrement », cliquez sur le bouton Révoquer l'accès .
- L'accès de cette partie au fichier sera supprimé. Elle ne pourra plus consulter le fichier en se connectant à Case IQ .
Partager un fichier via un lien sécurisé
Vous pouvez envoyer un lien vers un fichier à n'importe quelle adresse électronique, sans donner accès au dossier. Pour partager un fichier avec un lien sécurisé :
- Sur la page du fichier, cliquez sur le bouton Partager . Ensuite, sélectionnez l'option « Partager via un lien sécurisé ».
- Remplissez les champs suivants dans la fenêtre contextuelle « Partager via un lien sécurisé » :
- Date d'expiration : indiquez la date à laquelle le lien vers le fichier partagé ne doit plus être actif. Par défaut, la date d'expiration est fixée à un an à compter de la date actuelle, ce qui représente la durée maximale.
- Lien de téléchargement : indiquez si les destinataires peuvent télécharger le fichier sur leur appareil. Si vous leur interdisez le téléchargement, ils pourront ouvrir les images et les PDF dans leur navigateur grâce à la fonction d’aperçu. En revanche, l’aperçu des autres types de fichiers, comme les documents Word, n’est pas possible.
- Partager avec : saisissez les adresses électroniques des destinataires.
- Objet : saisissez le texte que Case IQ doit utiliser comme objet de l'e-mail.
- Réponse standard : vous pouvez sélectionner une « Réponse standard » pour remplir automatiquement le contenu de l’e-mail à l’aide d’un modèle.
- Message : saisissez le texte principal de votre courriel et utilisez les options de mise en forme du texte selon vos besoins.
- Cliquez sur le bouton Envoyer . Case IQ enverra un courriel au destinataire, contenant votre message et les instructions pour accéder au fichier.
Désactiver un lien de partage de fichier ou modifier sa date d'expiration
Vous pouvez modifier la date d'expiration d'un lien de partage de fichier ou interrompre le partage à tout moment. Pour modifier le lien de partage :
- Accédez au dossier du fichier.
- Cliquez sur l'onglet Fichiers, puis sur le sous-onglet Partagé.
- Dans la grille Partagée, cliquez sur une ligne pour afficher les détails du lien de partage du fichier.
- La fenêtre contextuelle « État du fichier partagé » s'affichera.
- Pour modifier la date d'expiration du lien de partage de fichier, sélectionnez une nouvelle date dans le champ « Date d'expiration ». Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer .
- Pour désactiver le lien de partage de fichier, cliquez sur le bouton « Arrêter le partage » . Cliquez sur « Confirmer » dans la fenêtre contextuelle « Arrêter le partage ? ».
FAQ
Quelles informations peuvent être consultées par les parties externes dans le cadre d'une affaire ?
Lorsque vous accordez à une partie l'accès à un dossier, elle pourra se connecter à Case IQ pour consulter une version limitée de la page du dossier. Cette partie pourra :
- Consultez les chronologies des flux de travail disponibles en externe.
- Les administrateurs peuvent définir un flux de travail comme « Visible en externe » dans les paramètres ; consultez la section Afficher un flux de travail aux déclarants et aux parties externes pour plus de détails.
- Consultez les notes et les fichiers partagés par un enquêteur.
- Consultez les champs « notes » et « fichiers » accessibles en externe.
- Télécharger les fichiers si l'autorisation est accordée par un enquêteur.
- Ajouter des fichiers et des notes au dossier.
Les utilisateurs externes ne pourront pas voir les champs de dossier, les onglets, les champs de fichier et de note internes, les fichiers joints aux notes, les détails des parties ou les données sensibles du flux de travail, et ils ne pourront pas non plus modifier les fichiers ou notes partagés.
Une partie pourra-t-elle accéder aux dossiers purgés ou annulés ?
Non, le système révoquera automatiquement l'accès d'une partie à une affaire lorsque :
- Un dossier est annulé ou supprimé. Le système ne rétablira pas l'accès d'une partie lorsqu'un dossier est restauré.
- L'enregistrement du parti est supprimé.
- L'adresse électronique de la partie concernée a été modifiée. Si vous souhaitez que cette partie ait accès au dossier, vous devez lui accorder à nouveau cet accès.
Dans quelles situations ne puis-je pas accorder l'accès à une partie ?
Vous ne pouvez pas accorder à une partie l'accès à une affaire si :
- Le dossier ou la partie concernée est programmé(e) pour purge.
- Cette partie possède la même adresse électronique qu'une autre partie qui a déjà accès au dossier.
- Le parti n'a pas d'adresse électronique.
Puis-je surveiller l'activité d'une partie dans Case IQ ?
Toute action effectuée par une partie sera enregistrée dans l'onglet Historique du dossier, sous le sous-onglet Audit. Si la partie n'a ni nom ni prénom dans le système, l'« Utilisateur » pour ces actions sera « Utilisateur inconnu ».
Comment partager un fichier joint à une note ?
Si vous partagez une note avec un destinataire, celui-ci ne pourra pas voir les fichiers joints. Vous pouvez toutefois lui partager le fichier séparément. Pour partager un fichier joint à une note :
- Ouvrez la page du fichier. Vous pouvez le trouver en faisant défiler la page de la note jusqu'à la grille des fichiers, puis en cliquant sur le fichier que vous souhaitez partager.
- Sur la page du fichier, cliquez sur le bouton Partager . Ensuite, sélectionnez l'option « Partager via le portail ».
- Vous pouvez suivre les étapes habituelles dans la fenêtre contextuelle « Partager l’enregistrement via le portail ». Sélectionnez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Une fois votre sélection terminée, cliquez sur le bouton « Continuer à l’étape 2 ».
- Vous ne pouvez partager un fichier qu'avec les parties qui ont actuellement accès au dossier.
- Utilisez le champ de recherche ou les filtres de la grille pour affiner votre recherche parmi les partis affichés.
- À l'étape 2, choisissez la durée d'accès au fichier pour la partie concernée. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
- Durée d'accès : l'accès au fichier de la partie concernée expirera après un nombre de jours déterminé. En sélectionnant cette option, vous pouvez indiquer la durée d'accès dans le champ « Jours ».
- Date d'expiration précise : l'accès au fichier de la partie concernée expirera à une date déterminée. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de cet accès dans le champ « Date d'expiration ».
- Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
- Jusqu'à révocation : la partie concernée conservera l'accès au fichier jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
- Vous pouvez autoriser le destinataire à télécharger le fichier sur son appareil en activant l'option « Autoriser le téléchargement du fichier pour le destinataire ? ».
- Cliquez sur le bouton « Partager les dossiers » . Case IQ enverra une notification par courriel à la partie concernée pour l’informer qu’elle peut désormais accéder à l’un des fichiers du dossier.
Comment un destinataire peut-il accéder au fichier ?
Après avoir partagé le fichier, les destinataires recevront deux courriels :
- Le courriel que vous avez rédigé dans le corps de la fenêtre contextuelle « Partager le fichier », contenant le lien vers le fichier.
- L’e-mail contenant le « code de vérification » et les identifiants de connexion uniques du destinataire.
Le destinataire peut accéder au fichier en suivant les étapes suivantes :
- Cliquez sur le lien figurant dans le premier courriel pour charger la page de partage de fichiers dans votre navigateur Web.
- Un avertissement s'affichera, vous informant que la consultation de ce document générera un accusé de réception. Vous devez accepter cet avertissement avant de pouvoir cliquer sur le bouton Suivant .
- Copiez le code de vérification envoyé à votre adresse e-mail et collez-le dans le champ « Saisir le code de vérification… ». Cliquez sur « Se connecter » pour accéder à la page du fichier partagé.
- Après vous être connecté, vous pouvez cliquer sur l'icône de téléchargement sur la page du fichier partagé pour enregistrer le fichier en toute sécurité sur votre appareil ou cliquer sur le lien du fichier pour prévisualiser les types de fichiers pris en charge.
Est-ce que Case IQ permet de suivre les accès au fichier par le destinataire ?
Oui, le responsable du dossier et l'équipe d'enquête seront avertis lorsqu'un destinataire téléchargera ou prévisualisera le fichier.
Vous pouvez également consulter l'accusé de réception sur la page du fichier. Accédez à l'onglet Accès et faites défiler jusqu'à la section « Partagé via un lien sécurisé ». Cliquez sur une ligne de ce tableau pour afficher l'accusé de réception, qui indique la date et l'heure de lecture du fichier par le destinataire. 