Envoyer par courriel à un ou plusieurs destinataires

Sur la page Nouvelle demande, remplissez les champs suivants pour indiquer les destinataires et le message de votre demande :

• Dossier : Si vous cliquez sur le bouton Ajouter [Type de formulaire] ou sur « + Ajouter » Si vous cliquez sur le bouton « Dossier » sur la page d'une requête, le champ « Dossier » sera automatiquement renseigné lors du chargement de la page « Nouvelle requête ». En revanche, si vous accédez à la page « Nouveau formulaire » depuis la grille des formulaires, vous devrez sélectionner manuellement le dossier correspondant à la requête dans le champ « Dossier ».
• Destinataires : saisissez les adresses électroniques des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer le formulaire. Au fur et à mesure de votre saisie, une liste déroulante des parties concernées apparaîtra. Cliquez sur une adresse électronique dans cette liste pour envoyer votre demande à la personne concernée.
  • Si vous n'adressez pas la demande à une partie, saisissez l'adresse électronique complète et appuyez sur Entrée . Toutefois, votre administrateur a peut-être configuré ce formulaire de manière à ce que vous ne puissiez envoyer des demandes qu'aux parties concernées par l'affaire.
• Objet : saisissez le texte à utiliser comme objet de l'e-mail.
• Date limite : indiquez la date à laquelle les destinataires doivent soumettre leur demande. Si un destinataire ne soumet pas sa demande avant cette date, celle-ci expirera et il ne pourra plus accéder au formulaire.
• Envoyer un rappel par courriel : vous pouvez choisir d’envoyer un rappel par courriel aux destinataires pour qu’ils finalisent leur demande. Le cas échéant, indiquez le nombre de jours avant la date d’échéance auquel Case IQ doit envoyer ce rappel.
• Réponse standard : vous pouvez sélectionner une réponse standard pour remplir le message de requête avec un modèle si votre administrateur système a configuré des réponses standard pour votre application.
  • Les administrateurs peuvent consulter la section « Ajouter, modifier ou supprimer une réponse standard » pour apprendre à configurer les réponses standard.
• Message de demande : saisissez le corps de votre courriel. Nous vous recommandons de fournir aux destinataires le contexte et les instructions relatives à votre demande. Utilisez les options de mise en forme du texte si nécessaire. Le message de demande ne peut contenir que 10 000 caractères.

Une fois les détails de la demande renseignés, cliquez sur le bouton Envoyer pour transmettre le formulaire et votre message aux destinataires. Case IQ créera un enregistrement de demande distinct pour chaque destinataire afin de suivre l'état d'une demande (envoi, renvoi, soumission, refus, finalisation ou annulation). Pour en savoir plus sur le suivi des demandes, consultez la section Modifier, renvoyer, annuler ou supprimer une demande .

Remplir au nom de quelqu'un

Après avoir chargé la page Nouveau formulaire, vous pouvez renseigner les champs obligatoires et les autres informations nécessaires provenant de la partie externe. La vidéo ci-dessous utilise un exemple de formulaire « Déclaration de témoin » pour illustrer l’ajout d’une réponse, mais les champs de votre application seront différents. Le champ « Dossier » est obligatoire pour toutes les réponses ; il sera automatiquement rempli si vous cliquez sur le bouton Ajouter [Type de formulaire] ou sur « + Ajouter ». Cliquez sur le bouton « Nouveau formulaire » sur la page d'un dossier pour charger la page correspondante. Toutefois, si vous accédez à cette page depuis la grille des formulaires, vous devrez sélectionner manuellement le dossier concerné dans le champ « Dossier ».

Une fois le formulaire rempli, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer pour créer la réponse. Vous pouvez également utiliser l'option « Enregistrer et copier » dans les options (  Utilisez le bouton ) du menu pour ajouter rapidement une autre réponse à la même demande. La réponse initiale sera enregistrée et un nouveau formulaire sera chargé. Toutes les valeurs saisies dans le formulaire précédent seront copiées dans le nouveau formulaire.

Associer une réponse à un autre enregistrement

Lorsque vous ajoutez une réponse pour le compte d'une autre personne, vous pouvez immédiatement la lier à un autre enregistrement (partie, note ou fichier) du même dossier afin d'établir un lien. Par exemple, vous pouvez lier une réponse à l'une des tâches du dossier pour indiquer qu'il s'agissait d'une enquête. Pour lier une réponse sur la page « Nouveau formulaire », suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le lien (  ) bouton sur la page Nouveau formulaire.
2. Dans la fenêtre contextuelle « Afficher tous les enregistrements liés », cliquez sur le bouton Lier les enregistrements .
3. Sélectionnez un « Type de lien d'enregistrement » pour le lien. Le type de lien indique la nature de la relation entre ces enregistrements.
   1. Les administrateurs peuvent configurer les types de liens d'enregistrement disponibles dans les Paramètres ; consultez la section Ajouter, modifier et supprimer des types de liens d'enregistrement pour plus de détails.
4. Sélectionnez un ou plusieurs enregistrements à associer à la réponse. Vous pouvez associer jusqu'à 50 enregistrements à la réponse simultanément.
5. Une fois que vous avez terminé de choisir le type de lien d'enregistrement et les enregistrements, cliquez sur le bouton Lier les enregistrements .
6. Les liens seront créés une fois la page « Nouveau formulaire » enregistrée. Dès leur disponibilité, ils s'afficheront sur la page de la réponse, la page de l'autre enregistrement et la page du dossier, sous l'onglet « Liens ». Vous pouvez maintenant fermer la fenêtre contextuelle « Afficher tous les enregistrements liés » et poursuivre la saisie du formulaire.

Vous pouvez ajouter et modifier d'autres liens après avoir créé la réponse. Consultez la section « Lier les enregistrements d'une affaire » pour plus de détails sur la modification et la suppression des liens.