Les enquêteurs peuvent partager en toute sécurité les informations d'une affaire avec les parties concernées, telles que les plaignants, les défendeurs, les témoins ou leurs avocats, tout en conservant un contrôle total sur leur accès. Dans Case IQ , vous pouvez partager des informations avec une partie en lui fournissant un lien vers un fichier ou en lui accordant l'accès à l'affaire et à certains documents. Ces deux options sont disponibles dans l'onglet « Accès » de la page de la partie concernée. Consultez le tableau ci-dessous pour une description complète de chaque méthode.

Accorder à une partie l'accès à une affaire

Accorder à une partie l'accès à une affaire :

1. Sur la page du parti, cliquez sur l'onglet Accès.
2. Cliquez sur le bouton « Accorder l’accès » dans la section « Accès au dossier ».
3. Dans la fenêtre contextuelle « Accorder l’accès au portail », choisissez la durée d’accès au dossier accordée à la partie concernée. Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :
   1. Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
   2. Jusqu'à révocation : la partie conservera l'accès au dossier jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
4. Cliquez sur le bouton « Accorder l’accès » . Case IQ enverra une notification et un mot de passe temporaire à la partie concernée par courriel, afin qu’elle puisse se connecter et consulter le dossier.

Partagez des fichiers et des notes via le portail

Après avoir accordé à une partie l'accès à un dossier, vous pouvez partager ses fichiers et notes afin qu'elle puisse consulter les documents du dossier lorsqu'elle se connecte au portail de votre application. Pour accorder à une partie l'accès à des fichiers ou des notes :

1. Sur la page du parti, cliquez sur l'onglet Accès.
2. Cliquez sur le bouton « Partager via le portail » dans la section « Partagé via le portail ».
3. Dans la fenêtre contextuelle « Partager les documents via le portail », vous verrez un tableau répertoriant tous les fichiers et notes du dossier. Sélectionnez les fichiers et notes à partager avec la partie concernée. Cliquez ensuite sur le bouton « Continuer à l'étape 2 ».
   1. Vous pouvez affiner la recherche de fichiers et de notes dans la grille en utilisant le champ de recherche ou les filtres de la grille.
4. À l'étape 2, choisissez la durée d'accès aux fichiers ou aux notes. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
   1. Durée d'accès : l'accès aux fichiers ou aux notes de la partie concernée expirera après un nombre de jours déterminé. En sélectionnant cette option, vous pouvez indiquer la durée d'accès aux documents dans le champ « Jours ».
   2. Date d'expiration précise : l'accès de la partie concernée aux fichiers ou notes expirera à une date déterminée. En sélectionnant cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de cet accès dans le champ « Date d'expiration ».
   3. Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
   4. Jusqu'à révocation : la partie concernée conservera l'accès aux fichiers ou aux notes jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
5. Si vous partagez des fichiers avec un destinataire, vous pouvez choisir s'il peut les télécharger sur son appareil. Pour ce faire, activez l'option « Autoriser le téléchargement des fichiers pour le destinataire ».
6. Cliquez sur le bouton « Partager les documents » . Case IQ enverra une notification par courriel à la partie concernée pour l’informer qu’elle peut désormais accéder aux fichiers ou aux notes du dossier.

Modifier l'accès d'une partie à une affaire ou à ses fichiers et notes via le portail

Si vous avez partagé un dossier et ses informations avec une partie, vous pouvez modifier la date d'expiration de son accès.

Pour modifier l'accès d'une partie à l' affaire :

1. Sur la page du parti, cliquez sur l'onglet Accès.
2. Cliquez sur le bouton Gérer l'accès dans la section Accès au dossier.
3. Dans la fenêtre contextuelle « Gérer l’accès au dossier », choisissez la durée d’accès au dossier pour la partie concernée. Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :
   1. Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
   2. Jusqu'à révocation : la partie conservera l'accès au dossier jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications .

Pour modifier l'accès d'une partie aux fichiers ou aux notes :

1. Sur la page du parti, cliquez sur l'onglet Accès.
2. Dans la section « Partagé via le portail », placez votre curseur sur la ligne de l'enregistrement et cliquez sur Options ( Cliquez sur le bouton correspondant dans la ligne. Ensuite, cliquez sur l'option « Gérer l'accès à l'enregistrement ».
   1. Pour modifier l'accès à plusieurs enregistrements simultanément, sélectionnez chaque ligne dans la grille « Partagé via le portail », puis cliquez sur Gérer l'accès à l'enregistrement dans l'en-tête de la grille. 
3. Dans la fenêtre contextuelle « Gérer l’accès aux enregistrements », choisissez la durée d’accès aux fichiers ou aux notes. Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :
   1. Durée d'accès : l'accès aux fichiers ou aux notes de la partie concernée expirera après un nombre de jours déterminé. En sélectionnant cette option, vous pouvez indiquer la durée d'accès aux documents dans le champ « Jours ».
   2. Date d'expiration précise : l'accès de la partie concernée aux fichiers ou notes expirera à une date déterminée. En sélectionnant cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de cet accès dans le champ « Date d'expiration ».
   3. Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
   4. Jusqu'à révocation : la partie concernée conservera l'accès aux fichiers ou aux notes jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
   5. Révoquer l'accès immédiatement : supprimer l'accès de la partie concernée aux fichiers ou notes sans délai. Cela ne révoquera pas son accès au dossier.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications .

Révoquer l'accès d'une partie à l'affaire

Vous pouvez à tout moment révoquer manuellement l'accès d'une partie à un dossier et à ses enregistrements. Pour révoquer l'accès d'une partie :

1. Sur la page du parti, cliquez sur l'onglet Accès.
2. Cliquez sur le bouton Révoquer l'accès dans la section Accès au dossier.
3. Dans la fenêtre contextuelle « Révoquer l'accès au dossier », cliquez sur le bouton Révoquer l'accès .
4. L'accès de la partie concernée au dossier et à ses informations sera supprimé. Elle ne pourra plus consulter la page du dossier en se connectant à Case IQ .

Partager un fichier avec un tiers via un lien sécurisé

Vous pouvez envoyer un lien vers un fichier à une personne sans lui donner accès au dossier. Pour partager un fichier via un lien sécurisé :

1. Sur la page du parti, cliquez sur l'onglet Accès.
2. Cliquez sur le bouton « Partager via un lien sécurisé » dans la section « Partagé via un lien sécurisé ».
3. Dans la fenêtre contextuelle, recherchez et sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager avec le destinataire. Cliquez ensuite sur le bouton « Continuer à l’étape 2 » .
4. À l'étape 2, remplissez les champs suivants :
   1. Date d'expiration : indiquez la date à laquelle le lien vers le fichier partagé ne doit plus être actif. Par défaut, la date d'expiration est fixée à un an à compter de la date actuelle, ce qui représente la durée maximale.
   2. Fournir un lien de téléchargement : indiquez si le destinataire peut télécharger le fichier sur son appareil. Si vous lui interdisez le téléchargement, il pourra ouvrir les images et les PDF dans son navigateur grâce à la fonction d’aperçu. En revanche, l’aperçu d’autres types de fichiers, comme les documents Word, n’est pas possible.
   3. Objet : saisissez le texte que Case IQ doit utiliser comme objet de l'e-mail.
   4. Réponse standard : vous pouvez sélectionner une « Réponse standard » pour préremplir le contenu de l’e-mail avec un modèle.
   5. Message : saisissez le texte principal de votre courriel et utilisez les options de mise en forme du texte selon vos besoins.
5. Cliquez sur le bouton « Partager le fichier » . Case IQ enverra un courriel au destinataire, contenant votre message et les instructions pour accéder au fichier.

Désactiver un lien de partage de fichier ou modifier sa date d'expiration

Vous pouvez modifier la date d'expiration d'un lien de partage de fichier ou interrompre le partage à tout moment. Pour modifier le lien de partage :

1. Accédez au dossier du fichier.
2. Cliquez sur l'onglet Fichiers, puis sur le sous-onglet Partagé.
3. Dans la grille Partagée, cliquez sur une ligne pour afficher les détails du lien de partage du fichier.
4. La fenêtre contextuelle « État du fichier partagé » s'affichera.
   1. Pour modifier la date d'expiration du lien de partage de fichier, sélectionnez une nouvelle date dans le champ « Date d'expiration ». Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer .
   2. Pour désactiver le lien de partage de fichier, cliquez sur le bouton « Arrêter le partage » . Cliquez sur « Confirmer » dans la fenêtre contextuelle « Arrêter le partage ? ».

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