Les enquêteurs peuvent autoriser des parties externes, telles que les plaignants, les intimés, les témoins ou les avocats, à accéder à un dossier afin qu'elles puissent en suivre l'avancement et partager des informations. Depuis l'onglet Accès de la page d'un dossier, les enquêteurs peuvent gérer et surveiller l'accès externe au dossier afin de communiquer en toute sécurité avec les parties prenantes externes. La grille « Par partie » indique les parties auxquelles l'accès a été accordé et si elles peuvent actuellement accéder au dossier. La grille « Par enregistrement » permet de consulter les dossiers et les notes du dossier partagés avec les parties.

Accorder à une partie l'accès aux dossier

Vous pouvez accorder l'accès aux parties prenantes du dossier. Si vous souhaitez qu'une personne extérieure à l'enquête puisse suivre l'avancement du dossier, ajoutez-la comme partie prenante (voir la section « Ajouter une partie » pour plus d'informations).

Pour accorder à une partie l’accès à un dossier :

1. Sur la page du dossier, cliquez sur l’onglet Accès.
2. Dans la section Par partie, cliquez sur Accorder l’accès au portail .
3. Dans la fenêtre contextuelle « Accorder l'accès au portail », vous verrez une grille listant toutes les parties concernées par le dossier. Sélectionnez les parties auxquelles vous souhaitez accorder l'accès. Cliquez ensuite sur le bouton « Continuer à l'étape 2 ».
   1. Vous pouvez affiner les partis dans la grille en utilisant le champ de recherche ou les filtres de la grille.
4. À l'étape 2, choisissez la durée pendant laquelle les parties doivent avoir accès au dossier. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
   1. Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie lorsque le dossier sera clos.
   2. Jusqu'à révocation : la partie conservera l'accès au dossier jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
5. Cliquez sur le bouton « Accorder l'accès » . Case IQ enverra une notification et un mot de passe temporaire aux parties par courriel, afin qu'elles puissent se connecter et consulter le dossier.

Accorder à une partie l'accès au dossier et aux notes de dossier

Après avoir accordé l'accès à un dossier à une partie, vous pouvez partager ses fichiers et notes afin qu'elle puisse les consulter. Pour accorder l'accès aux fichiers ou aux notes :

1. Sur la page du dossier, cliquez sur l’onglet Accès.
2. Dans la section Par enregistrement, cliquez sur Partager les enregistrements .
3. Dans la fenêtre contextuelle « Partager les enregistrements via le portail », sélectionnez les parties avec lesquelles partager les fichiers ou les notes. Une fois la sélection terminée, cliquez sur le bouton « Continuer à l'étape 2 ».
   1. Vous pouvez choisir de partager des fichiers et des notes avec toute partie ayant actuellement accès au dossier.
4. À l'étape 2, vous verrez une grille listant tous les dossiers et notes du dossier. Sélectionnez les dossiers et notes à partager avec les parties. Cliquez ensuite sur le bouton « Continuer vers l'étape 3 ».
   1. Vous pouvez affiner les fichiers et les notes dans la grille en utilisant la zone de recherche ou les filtres de la grille.
5. À l'étape 3, choisissez la durée d'accès aux fichiers ou aux notes. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
   1. Nombre de jours spécifique : l'accès aux fichiers ou aux notes expirera après un nombre de jours défini. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir le nombre de jours pendant lesquels l'accès aux documents sera autorisé dans le champ « Jours ».
   2. Date de fin précise : l'accès aux fichiers ou aux notes expirera à une date définie. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de l'accès aux documents dans le champ « Date d'expiration ».
   3. Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie lorsque le dossier sera clos.
   4. Jusqu'à révocation : le groupe conservera l'accès aux fichiers ou aux notes jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
6. Si vous partagez des fichiers avec les destinataires, vous pouvez choisir de les télécharger ou non sur leur appareil. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Autoriser le téléchargement de fichiers pour le destinataire ? » pour activer cette option.
7. Cliquez sur le bouton Partager les dossiers . Case IQ enverra une notification par courriel aux parties les informant qu'elles peuvent désormais accéder aux fichiers ou aux notes du dossier.

Modifier l'accès d'une partie au dossier ou à ses fichiers et notes

Si vous avez partagé un dossier et ses dossiers avec une partie, vous pouvez modifier la date d'expiration de son accès.

Pour modifier l'accès d'une partie au dossier :

1. Sur la page du dossier, cliquez sur l’onglet Accès.
2. Dans la grille Par groupe, passez votre curseur sur la ligne du groupe et cliquez sur Options (  ) bouton dans la rangée.
3. Cliquez sur l'option « Modifier l'accès au dossier ».
4. Dans la fenêtre « Modifier l'accès au dossier », choisissez la durée d'accès au dossier. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
   1. Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie lorsque le dossier sera clos.
   2. Jusqu'à révocation : la partie conservera l'accès au dossier jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications .

Pour modifier l'accès d'un groupe aux fichiers ou aux notes :

1. Sur la page du dossier, cliquez sur l’onglet Accès.
2. Dans la section Par enregistrement, passez votre curseur sur la ligne de l'enregistrement et cliquez sur Options (  ) bouton dans la rangée.
3. Cliquez sur l’option « Gérer l’accès aux enregistrements ».
4. Dans la fenêtre contextuelle « Gérer l'accès aux enregistrements », sélectionnez les parties dont vous souhaitez modifier l'accès. Une fois la sélection terminée, cliquez sur le bouton « Continuer à l'étape 2 » .
5. À l'étape 3, choisissez la durée d'accès aux fichiers ou aux notes. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
   1. Nombre de jours spécifique : l'accès aux fichiers ou aux notes expirera après un nombre de jours défini. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir le nombre de jours pendant lesquels l'accès aux documents sera autorisé dans le champ « Jours ».
   2. Date de fin précise : l'accès aux fichiers ou aux notes expirera à une date définie. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de l'accès aux documents dans le champ « Date d'expiration ».
   3. Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie lorsque le dossier sera clos.
   4. Jusqu'à révocation : le groupe conservera l'accès aux fichiers ou aux notes jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
   5. Révoquer l'accès immédiatement : supprimez immédiatement l'accès de la partie aux fichiers ou aux notes. Cela ne révoquera pas son accès au dossier.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications .

Révoquer l'accès d'une partie

Vous pouvez supprimer manuellement l'accès d'une partie à un dossier et à ses archives à tout moment. Pour révoquer l'accès d'une partie :

1. Sur la page du dossier, cliquez sur l’onglet Accès.
2. Dans la section Par personne, passez votre curseur sur la ligne du groupe et cliquez sur Options (  ) bouton dans la rangée.
3. Cliquez sur l’option « Révoquer l’accès au dossier ».
4. Cliquez sur le bouton Révoquer l'accès dans la fenêtre contextuelle « Révoquer l'accès au dossier ».
5. L'accès au dossier et à ses archives sera supprimé. La page du dossier ne sera plus visible lorsqu'elle se connectera à Case IQ .

FAQ

Que peuvent voir les parties externes sur un dossier ?

Lorsque vous accordez l'accès à un dossier à une partie, celle-ci pourra se connecter à Case IQ pour accéder à une version limitée de la page du dossier. Elle pourra :

• Consultez les chronologies des flux de travail disponibles en externe.
  • Les administrateurs peuvent définir un flux de travail comme « Visible en externe » dans les paramètres. Consultez Afficher un flux de travail aux journalistes et aux parties externes pour plus de détails.
• Consultez les notes et les fichiers partagés par un enquêteur.
• Consultez les champs de notes et de fichiers disponibles en externe.
• Téléchargez les fichiers si cela est autorisé par un enquêteur.
• Ajoutez des fichiers et des notes au dossier.

Les utilisateurs externes ne pourront pas voir les champs de cas, les onglets, les champs de fichiers et de notes internes, les fichiers joints aux notes, les détails des parties ou les données de flux de travail sensibles, et ils ne pourront pas non plus modifier les fichiers ou les notes partagés.

Une partie pourra-t-elle accéder aux dossiers purgés ou annulés ?

Non, le système révoquera automatiquement l'accès d'une partie à un dossier lorsque :

• Un dossier est annulé ou purgé. Le système ne rétablira pas l'accès d'une personne lors de la restauration du dossier.
• L'enregistrement du parti est supprimé.
• L'adresse e-mail du dossier de la partie concernée est modifiée. Si vous souhaitez que la partie concernée ait accès au dossier, vous devez lui accorder à nouveau l'accès.

Dans quelles situations ne puis-je pas accorder l’accès à un groupe ?

Vous ne pouvez pas accorder à une partie l’accès à un dossier si :

• Le dossier ou la partie est programmée pour être purgée.
• La partie a la même adresse e-mail qu’une autre partie qui a déjà accès au dossier.
• La partie n'a pas d'adresse e-mail.

Puis-je surveiller l'activité d'un groupe dans Case IQ ?

Toutes les actions d'une partie seront enregistrées dans l'onglet Historique du dossier, sous le sous-onglet Audit. L'« Utilisateur » pour ces actions sera « Utilisateur externe ».