Gérer l'accès externe à une note
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Les enquêteurs peuvent autoriser des tiers, tels que les plaignants, les défendeurs, les témoins ou leurs avocats, à consulter les notes d'une affaire afin qu'ils puissent prendre connaissance des informations ajoutées au dossier. Vous pouvez gérer l'accès d'une partie à une note depuis la page de la note, la page du tiers et la page de l'affaire. Cet article explique comment accorder, modifier et révoquer l'accès d'une partie à une note depuis l'onglet « Accès » de cette note. Pour consulter tous les enregistrements partagés avec les parties, accédez à l'onglet « Accès » de la page de l'affaire (pour en savoir plus sur cet onglet, consultez la section « Gérer l'accès externe au dossier »).
Partager un message avec une partie
Vous pouvez partager une note avec une partie ayant accès au dossier. Pour autoriser une partie à consulter une note :
- Sur la page de la note, cliquez sur le bouton Partager .
- Dans la fenêtre contextuelle « Partager l’enregistrement via le portail », sélectionnez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager la note. Une fois votre sélection terminée, cliquez sur le bouton « Continuer à l’étape 2 ».
- Vous ne pouvez partager une note qu'avec les parties qui ont actuellement accès au dossier.
- Utilisez le champ de recherche ou les filtres de la grille pour affiner votre recherche parmi les partis affichés.
- À l'étape 2, choisissez la durée d'accès au document pour la partie concernée. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
- Durée d'accès : l'accès au document expirera après un nombre de jours déterminé. En sélectionnant cette option, vous pouvez indiquer la durée d'accès dans le champ « Jours ».
- Date d'expiration précise : l'accès du bénéficiaire au billet expirera à une date déterminée. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de l'accès du bénéficiaire dans le champ « Date d'expiration ».
- Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
- Jusqu'à révocation : la partie concernée conservera l'accès à la note jusqu'à ce que vous la révoquiez manuellement.
- Cliquez sur le bouton « Partager les enregistrements ». Case IQ enverra une notification par courriel à la partie concernée pour l'informer qu'elle peut désormais accéder à l'une des notes du dossier.
- Le destinataire ne pourra pas voir les fichiers joints à la note. Pour partager le fichier avec lui, vous pouvez lui accorder l'accès à la note séparément. Consultez la FAQ de cet article pour connaître la procédure complète.
La partie concernée doit avoir accès au dossier pour consulter les notes.
Si l'accès d'une partie au dossier est révoqué ou expire, le système révoquera automatiquement son accès aux notes. Par exemple, si vous accordez à la partie l'accès au dossier « Jusqu'à la clôture du dossier » mais l'accès aux notes « Jusqu'à révocation », le système révoquera l'accès de la partie au dossier et aux notes lorsque vous clôturerez le dossier.
Modifier l'accès d'une partie à une note
Vous pouvez modifier la date d'expiration de l'accès d'une partie à la note. Pour modifier l'accès d'une partie à une note :
- Sur la page de la note, cliquez sur l'onglet Accès.
- Dans la section « Partagé via le portail », sélectionnez la ligne de chaque partie pour modifier ses droits d'accès. Cliquez ensuite sur « Gérer l'accès à l'enregistrement » dans l'en-tête du tableau.
- Dans la fenêtre contextuelle « Gérer l’accès à l’enregistrement », choisissez la durée d’accès à la note pour la personne concernée. Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :
- Durée d'accès : l'accès au document expirera après un nombre de jours déterminé. En sélectionnant cette option, vous pouvez indiquer la durée d'accès dans le champ « Jours ».
- Date d'expiration précise : l'accès du bénéficiaire au billet expirera à une date déterminée. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de l'accès du bénéficiaire dans le champ « Date d'expiration ».
- Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
- Jusqu'à révocation : la partie concernée conservera l'accès à la note jusqu'à ce que vous la révoquiez manuellement.
- Révoquer l'accès immédiatement : supprimer l'accès de la partie concernée à la note. Cela ne révoquera pas son accès au dossier.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications .
Révoquer l'accès d'une partie à une note
Vous pouvez à tout moment retirer manuellement l'accès d'une personne à une note. Pour révoquer l'accès d'une personne :
- Sur la page de la note, cliquez sur l'onglet Accès.
- Dans la section « Partagé via le portail », placez votre curseur sur la ligne du parti et cliquez sur Options (
Cliquez sur le bouton correspondant dans la ligne. Ensuite, cliquez sur l'option « Supprimer l'accès à cet enregistrement ». - Dans la fenêtre contextuelle « Révoquer l'accès à l'enregistrement », cliquez sur le bouton Révoquer l'accès .
- L'accès de la partie concernée à la note sera supprimé. Elle ne pourra plus la consulter en se connectant à Case IQ .
FAQ
Quelles informations peuvent être consultées par les parties externes dans le cadre d'une affaire ?
Lorsque vous accordez à une partie l'accès à un dossier, elle pourra se connecter à Case IQ pour consulter une version limitée de la page du dossier. Cette partie pourra :
- Consultez les chronologies des flux de travail disponibles en externe.
- Les administrateurs peuvent définir un flux de travail comme « Visible en externe » dans les paramètres ; consultez la section Afficher un flux de travail aux déclarants et aux parties externes pour plus de détails.
- Consultez les notes et les fichiers partagés par un enquêteur.
- Consultez les champs « notes » et « fichiers » accessibles en externe.
- Télécharger les fichiers si l'autorisation est accordée par un enquêteur.
- Ajouter des fichiers et des notes au dossier.
Les utilisateurs externes ne pourront pas voir les champs de dossier, les onglets, les champs de fichier et de note internes, les fichiers joints aux notes, les détails des parties ou les données sensibles du flux de travail, et ils ne pourront pas non plus modifier les fichiers ou notes partagés.
Une partie pourra-t-elle accéder aux dossiers purgés ou annulés ?
Non, le système révoquera automatiquement l'accès d'une partie à une affaire lorsque :
- Un dossier est annulé ou supprimé. Le système ne rétablira pas l'accès d'une partie lorsqu'un dossier est restauré.
- L'enregistrement du parti est supprimé.
- L'adresse électronique de la partie concernée a été modifiée. Si vous souhaitez que cette partie ait accès au dossier, vous devez lui accorder à nouveau cet accès.
Dans quelles situations ne puis-je pas accorder l'accès à une partie ?
Vous ne pouvez pas accorder à une partie l'accès à une affaire si :
- Le dossier ou la partie concernée est programmé(e) pour purge.
- Cette partie possède la même adresse électronique qu'une autre partie qui a déjà accès au dossier.
- Le parti n'a pas d'adresse électronique.
Puis-je surveiller l'activité d'une partie dans Case IQ ?
Toute action effectuée par une partie sera enregistrée dans l'onglet Historique du dossier, sous le sous-onglet Audit. Si la partie n'a ni nom ni prénom dans le système, l'« Utilisateur » pour ces actions sera « Utilisateur inconnu ».
Comment partager un fichier joint à une note ?
Si vous partagez une note avec un destinataire, celui-ci ne pourra pas voir les fichiers joints. Vous pouvez toutefois lui partager le fichier séparément. Pour partager un fichier joint à une note :
- Ouvrez la page du fichier. Vous pouvez le trouver en faisant défiler la page de la note jusqu'à la grille des fichiers, puis en cliquant sur le fichier que vous souhaitez partager.
- Sur la page du fichier, cliquez sur le bouton Partager . Ensuite, sélectionnez l'option « Partager via le portail ».
- Vous pouvez suivre les étapes habituelles dans la fenêtre contextuelle « Partager l’enregistrement via le portail ». Sélectionnez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Une fois votre sélection terminée, cliquez sur le bouton « Continuer à l’étape 2 ».
- Vous ne pouvez partager un fichier qu'avec les parties qui ont actuellement accès au dossier.
- Utilisez le champ de recherche ou les filtres de la grille pour affiner votre recherche parmi les partis affichés.
- À l'étape 2, choisissez la durée d'accès au fichier pour la partie concernée. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
- Durée d'accès : l'accès au fichier de la partie concernée expirera après un nombre de jours déterminé. En sélectionnant cette option, vous pouvez indiquer la durée d'accès dans le champ « Jours ».
- Date d'expiration précise : l'accès au fichier de la partie concernée expirera à une date déterminée. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de cet accès dans le champ « Date d'expiration ».
- Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
- Jusqu'à révocation : la partie concernée conservera l'accès au fichier jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
- Vous pouvez autoriser le destinataire à télécharger le fichier sur son appareil en activant l'option « Autoriser le téléchargement du fichier pour le destinataire ? ».
- Cliquez sur le bouton « Partager les dossiers » . Case IQ enverra une notification par courriel à la partie concernée pour l’informer qu’elle peut désormais accéder à l’un des fichiers du dossier.