Ajouter, modifier ou supprimer une balise de fichier
Vous pouvez créer et gérer des étiquettes de fichiers dans votre application, sur la page Étiquettes des Paramètres. Les enquêteurs peuvent étiqueter les fichiers afin de catégoriser les différents types de preuves, documents et rapports téléchargés dans leurs dossiers, ce qui facilite leur recherche et leur tri. Ils peuvent également créer des étiquettes pour l'application lors de l'ajout et de la modification de fichiers, s'ils en ont l'autorisation.
Exemples de balises de fichier
Vous pouvez créer n'importe quelles étiquettes pour les aligner sur le processus de gestion des cas de votre organisation, mais voici quelques étiquettes courantes que nous avons vues utilisées dans les applications.
- Preuves d'admission
- Preuves issues des entretiens
- Informations personnelles incluses
- Harcèlement
- Résumé de l'enquêteur
- Notes d'entretien
- Recettes
- Documentation relative à la fraude
Vous pouvez consulter toutes les balises de votre application sur la page Balises, sous l'onglet Données dans les Paramètres.
Ajouter une étiquette
Pour ajouter des balises à votre application :
1. Sur la page Étiquettes, cliquez sur le bouton Créer des étiquettes .
2. Dans la fenêtre contextuelle « Créer des étiquettes », vous verrez un champ de texte « Ajouter ». Saisissez le nom que vous souhaitez donner à votre nouvelle étiquette dans ce champ, puis appuyez sur Entrée . Vous pouvez saisir plusieurs noms d'étiquettes pour en créer plusieurs simultanément.
3. Une fois les noms des balises saisis, cliquez sur le bouton « Créer des balises » . Vos nouvelles balises seront alors disponibles dans votre application.
Modifier le nom d'une étiquette
Vous pouvez modifier le nom d'une étiquette depuis la page Étiquettes :
1. Sur la page Étiquettes, cliquez sur le bouton « … » (points de suspension) correspondant à l’étiquette que vous souhaitez modifier. Ensuite, cliquez sur l’option « Modifier le nom ».
2. Saisissez un nouveau nom pour l'étiquette dans la fenêtre contextuelle « Modifier le nom de l'étiquette ». Cliquez sur « Mettre à jour le nom de l'étiquette » pour enregistrer vos modifications. Les enquêteurs verront alors le nouveau nom de l'étiquette dans l'application.
Supprimer une étiquette
Vous pouvez supprimer définitivement les balises de votre application. Si une balise a été utilisée pour un fichier, vous pouvez sélectionner une balise existante pour la remplacer.
Pour supprimer une seule étiquette :
1. Sur la page Étiquettes, cliquez sur le bouton « … » (points de suspension) correspondant à l’étiquette à supprimer. Cliquez ensuite sur l’option « Supprimer et remplacer ».
2. La fenêtre contextuelle « Supprimer les étiquettes » indique si l'étiquette est utilisée pour des fichiers. Si c'est le cas, vous pouvez en choisir une autre pour la remplacer.
- Pour remplacer l'étiquette, recherchez et sélectionnez l'une des étiquettes de votre application dans la colonne « Remplacer par ». Cliquez ensuite sur le bouton « Supprimer et remplacer les étiquettes » .
- Pour supprimer l'étiquette sans la remplacer, cliquez sur le bouton Supprimer et remplacer les étiquettes .
Le système supprimera l'étiquette de votre application et ajoutera la nouvelle étiquette si vous avez choisi de la remplacer.
Pour supprimer plusieurs balises :
1. Sur la page Étiquettes, cochez la case en regard de chaque étiquette que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur le bouton Supprimer et remplacer dans l'en-tête de la grille.
3. La fenêtre contextuelle « Supprimer les étiquettes » indique si l’étiquette est utilisée pour des fichiers. Si c’est le cas, vous pouvez en choisir une autre pour la remplacer.
- Pour remplacer l'étiquette, recherchez et sélectionnez l'une des étiquettes de votre application dans la colonne « Remplacer par ». Cliquez ensuite sur le bouton « Supprimer et remplacer les étiquettes » .
- Pour supprimer l'étiquette sans la remplacer, cliquez sur le bouton Supprimer et remplacer les étiquettes .
Le système supprimera les balises de votre application et ajoutera les nouvelles balises si vous avez choisi de les remplacer.
Fusionner les balises
Vous pouvez fusionner plusieurs balises pour regrouper celles de votre application. Cela s'avère particulièrement utile si votre application comporte plusieurs balises similaires ou si le nom d'une balise est mal orthographié. Dans cette section, nous montrons comment fusionner des balises dans notre application d'exemple en regroupant les balises « Transcription » et « Appel téléphonique » en une seule balise « Entretien ».
Pour fusionner les balises :
1. Sur la page Étiquettes, cochez la case correspondant aux noms d'étiquettes que vous souhaitez remplacer. Ne cochez pas encore le nom d'étiquette que l'étiquette fusionnée finale devra avoir. Dans notre exemple, nous voulons utiliser l'étiquette « Entretien » au lieu de « Transcription » et « Appel téléphonique », nous avons donc uniquement sélectionné « Transcription » et « Appel téléphonique » à cette étape. 
2. Cliquez sur Bouton Fusionner dans l'en-tête de la grille.
3. Dans la fenêtre contextuelle « Fusionner les balises », recherchez et sélectionnez la balise qui remplacera les balises précédentes. Dans notre exemple, nous avons sélectionné « Entretien » à cette étape, afin que les utilisateurs voient la balise « Entretien » au lieu de « Transcription » ou « Appel téléphonique ».
4. Cliquez sur Fusionner et remplacer . Le système recherchera tous les fichiers comportant les étiquettes que vous avez sélectionnées et les remplacera par le nom de l'étiquette fusionnée.
